Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement
mit regisafe

Dokumentenmanagement

Das DMS für die kommunale Verwaltung

Unzählige Möglichkeiten. Vollständig digital. Bereits die regisafe-Basisversion nach integriertem Aktenplan bietet ein intelligentes Dokumentenmanagement für die öffentliche Verwaltung. Alle Funktionen sind bedarfsgerecht wählbar und ermöglichen eine einfache, effiziente Umsetzung. Der nahtlose Ausbau zu einem gesamtheitlichen Managementsystem ist dabei einfach und jederzeit gewährleistet. regisafe ist Ihre zentrale Plattform für digitales Dokumentenmanagement.

Adressmanagement

Digitaler Postausgang

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Qualifizierte elektronische Signatur

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Schnittstellen

Schriftgutverwaltung nach Aktenplan

Sicherheitsmodule

Vertragsmanagement

Vorlagenmanagement

Workflow

Was ist ein DMS?

Verwaltungsweite elektronische Schriftstückorganisation

Die zentrale Aufgabe eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist die digitale und zentrale Archivierung aller elektronischen Dokumente, die innerhalb einer Verwaltung oder eines Unternehmens anfallen. Neben der Verwaltung der Dokumente ermöglicht ein DMS die rechtskonforme Archivierung von Dokumenten. Dank individueller Workflows und einer Rechteverwaltung ermöglicht das DMS, Prozesse schnell und zuverlässig zu gestalten. Das Dokumentenmanagement deckt dabei den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments ab – von der Erstellung und Erfassung über die Verteilung und Bearbeitung bis hin zur Archivierung oder Löschung.

Dokumentenmanagement
regisafe-Projektportal

Warum ein DMS?

Umfassende und zeitlose Verfügbarkeit aller Dokumente

Dokumente umgeben uns tagtäglich. Neben Originaldokumenten liegen Dokumente oft als Abschriften oder Kopien vor. Ob handschriftlich oder mit Maschinenschrift erstellt, ob auf Papier oder digital erzeugt bzw. abgelegt, ob Protokoll, E-Mail, Urkunde oder Scan, …: Alles das sind Dokumente. Auch visuelle Medien wie Fotos, Grafiken, Diagramme, Tabellen sowie Video- und Tonaufnahmen gelten heute als Dokument.

Unter Dokumentenmanagement wird meist die geordnete Ablage von Dokumenten verstanden. Damit ist zwar die Grundlage für eine Dokumentenverwaltung geschaffen, doch das Dokumentenmanagement deckt weit mehr Funktionen ab. Beim Dokumentenmanagement werden Dokumente zur aktiven Überwachung und Beeinflussung der Geschäftsprozesse nutzbar gemacht. Informationen werden somit für alle zuständigen Mitarbeiter aktuell gehalten und sind schnell verfügbar.

Vorteile eines DMS

Das Dokumentenmanagementsystem ist der Papierablage weit überlegen

Vorteil 1: Die elektronische Akte

Das Herzstück eines Dokumentenmanagementsystems ist die E-Akte, die zu jedem Vorgang geführt wird und alle Dokumente, Informationen und sonstige Unterlagen enthält.

Vorteil 2: Schnelle Suche

Bei rein papierbasierten Verträgen ist die Recherche meist zeitintensiv – vor allem dann, wenn Dokumente über mehrere Standorte verteilt sind und zunächst angefordert werden müssen. Aber auch die Suche nach digital abgelegten Dokumenten kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Durch praxisnah gestaltete Suchfunktionen ermöglicht das Dokumentenmanagement die schnelle Wiederauffindbarkeit der abgelegten Dokumente. Dazu werden die Dokumente bei Import oder Erstellung automatisiert und vollständig indiziert – unabhängig von der Art des Dokuments.

Vorteil 3: Management von Aufgaben, Terminen und Ablagefristen

Zu den Kernfunktionen des Dokumentenmanagements zählt die automatische Termin- und Fristenüberwachung. Aufwändige Prozessabläufe wie z. B. der personenintensive Freigabeprozess, lassen sich durch maschinell gestützte, integrierte Workflows leicht bewältigen. Auch Aufgaben und Termine sind für ein leistungsfähiges DMS kein Problem. Ist die Vorlauffrist eines Termins erreicht, werden Folgeaktionen wie z. B. E-Mail-Versand oder Darstellung von To-do-Listen automatisch ausgeführt.

Vorteil 4: Definierte Zugriffsrechte, Sicherstellen des Datenschutzes

Bei manchen Dokumenten spielt der Datenschutz eine wichtige Rolle. Entsprechende Anforderungen löst das DMS z. B. durch die Festlegung von Rollen und Zugriffsrechten ein. Zudem ist die rechtskonforme Archivierung, die Berücksichtigung von Mindest- oder Maximalaufbewahrungsfristen sowie die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gewährleistet. Das DMS kann beispielsweise Reports für Anfragen zur Löschung oder Berichtigung von Daten liefern, eine Historie zu einer Betroffenen-Anfrage anlegen oder Einwilligungen dokumentieren.

Vorteil 5: Dokumentenmanagement Archivierung

Die E-Akte sichert elektronische Dokumente bis zu deren endgültiger Vernichtung nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist. Sämtliche während der „Lebenszeit“ eines Dokuments vorgenommene Änderungen werden dokumentiert, sodass alle Vorgänge noch nach vielen Jahren nachvollziehbar sind. Jede Bearbeitung wird revisionssicher protokolliert und ist jederzeit einsehbar. Unrechtmäßige Änderungen sind damit ausgeschlossen.

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