Das regisafe-Projektportal

regisafe-Projektportal

Inhalt

Teamwork bei kommunalen Projekten – das regisafe-Projektportal

Kommunale Projekte erfolgreich managen und verwaltungsübergreifend zielführend gestalten – diese Aufgabe kann schnell ein schwieriges Unterfangen werden. Ist es schon intern aufwendig, alle Projektbeteiligten zu koordinieren, so wird es spätestens dann kompliziert, wenn externe Stellen integriert werden sollen. Oftmals gibt es Hürden bei der Kommunikation, dem Zugang zu Dokumenten und der Abstimmungsmöglichkeit im Team. Das muss nicht sein: Das regisafe-Projektportal macht Teamwork so einfach wie nie zuvor.

Neu!

regisafe-Update 4.17  |  Die neue Version bringt neue Funktionen und Optimierungen in der Anwenderoberfläche

  • Externe Nutzer können bestätigen, dass sie ein Dokument gelesen haben.
  • Die Bestätigung ist für alle Projektbeteiligten im Portal sichtbar.
  • Protokollierung mit Zeitstempel für nachvollziehbare Kommunikation.
  • PDF-Dateien lassen sich direkt im Portal kommentieren.
  • Nutzer können Notizen, Zeichnungen und Anmerkungen hinzufügen.
  • Die Funktion ist analog zur bekannten Bearbeitung im Ratsinformationssystem.
  • Anmerkungen sind personenbezogen und für andere Nutzer nicht sichtbar.
  • Optisch und funktional überarbeitetes Design
  • Verbesserte, intuitive Navigation zwischen Dokumenten, Notizen und Mitgliedern.
  • Projektakten können im Portal in Untergliederungen organisiert werden.
  • Schneller Zugriff auf einzelne Bereiche durch Navigationselemente.
  • Projektakten, die in regisafe erstellt und veröffentlicht werden, erscheinen innerhalb von Sekunden im Portal.
  • Adressverknüpfung und Zugriffsrechte für externe Beteiligte sind direkt aus regisafe steuerbar.

Vorteile und Einsatzbereiche des Projektportals

Vorteile

  • Zeit- und ressourcensparende Zusammenarbeit mit externen Projektbeteiligten
  • Medienbruchfreies Teilen gemeinsamer Unterlagen / Daten verbleiben im DMS
  • Verbesserte Projektkommunikation und Kollaboration bei datenintensiven Projekten
  • Steigende Transparenz im Projekt für alle Beteiligten durch permanente Datenaktualität
  • Verringerte Ausgaben für Projektorganisation und Reisekosten
  • Zeit- und ortsunabhängige Zugriffsmöglichkeit auf Projektunterlagen
  • Qualitätsverbesserung in der Projektabwicklung durch zentrale Dokumentation aller Schriftstücke
  • Datensicherheit: DSGVO-konformes Hosting auf Servern mit Standort in Deutschland
  • Datenkontrolle: Rechte- und Rollenkonzept sichert individuelle Zugriffs- und Bearbeitungsmöglichkeiten

Beispielhafte Einsatzbereiche

  • Kommunale Projekte mit externen Beteiligten, z.B. Neubau- und Straßenbauprojekte
  • Austausch mit Außenstellen, bspw. Kindergarten, Schule o. Bauhof, die nicht an regisafe angeschlossen sind
  • Kommunale Arbeitskreise mit Bürgerbeteiligung
  • Kommunalverwaltungen, die Daten/große Dateien mit Externen austauschen

Das regisafe-Projektportal im Video

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Teamwork leicht gemacht

Bei vielen kommunalen Projekten ist eine verwaltungsübergreifende Zusammenarbeit erforderlich. Sei es der Bau einer Umgehungsstraße, die Einführung einer Software oder der Austausch mit ehrenamtlich Tätigen: Hier ist kommunales Teamwork mit internen und externen Ansprechpartnern gefragt. Der Koordinationsaufwand ist dabei beträchtlich. Die kommunale Wirklichkeit bei Projekten mit externen Beteiligten erfordert oftmals zeitintensive Terminvereinbarungen, aufwendige Vor- und Nachbereitungen von Meetings, einen postalischen Dokumentenversand an alle Beteiligten, … So kann ein Projekt rasch zur Monster-Aufgabe werden.

Sie träumen von einer digitalen Lösung, die das verwaltungsübergreifende Teamwork vereinfacht, effiziente Abläufe ermöglicht und sich unkompliziert nutzen lässt? Dann hat regisafe eine gute Nachricht, denn diese Lösung gibt es jetzt! Das regisafe-Projektportal unterstützt die kommunale Zusammenarbeit zwischen internen und externen Stellen vollständig digital und mit direkter Anbindung ans Dokumentenmanagementsystem – ein Quantensprung für das erfolgreiche Projektmanagement.

Das Projektportal im Einsatz bei der Stadt Obertshausen

Anwenderbericht lesen

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Kommunale Projekte erfolgreich digital managen

Dokumente mit großem Datenvolumen, die nicht per E-Mail verschickt werden können? Architekten, die mit Planrollen beim Bauamt vorstellig werden? Das war einmal. Das regisafe-Projektportal macht Schluss mit umständlichen Kommunikationswegen und führt die beteiligten Stellen auf geradem Wege zusammen. „Zeitfresser“ wie komplizierte Abstimmungsrunden, Mehrfach-Versand von Projektunterlagen oder E-Mail-Fluten gehören der Vergangenheit an. Das regisafe-Projektportal wird zur Drehscheibe für alles, was für eine effiziente Projektbearbeitung benötigt wird. Bis das Portal als Türöffner für effizientes Teamwork genutzt werden kann, sind nur wenige Schritte erforderlich, da dieses direkt ins Dokumentenmanagementsystem integriert ist. Es genügt, in regisafe eine passende Projektstruktur anzulegen, die dazugehörige Aktenstruktur zu hinterlegen und die projektrelevanten Dokumente zu integrieren. Schon kann der verwaltungsübergreifende Austausch beginnen, denn über das regisafe-Projektportal greifen alle Beteiligten darauf zu – ohne dass die Unterlagen die Verwaltung verlassen.

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Teamwork leicht gemacht: Das regisafe-Projektportal

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Unkompliziert zusammenarbeiten

Die konkrete Zusammenarbeit verläuft unkompliziert. Für jedes Projekt steht den Beteiligten ein eigener Projektraum im Portal zur Verfügung, der die zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit ermöglicht. Per Einladungs-Link treten Projektverantwortliche, interne Ansprechpartner und externe Partner den gemeinsamen Projekträumen im regisafe-Projektportal bei. Alles, was für einen effizienten Projektverlauf erforderlich ist, kann dann online im Portal erledigt werden: Informationsaustausch, Ablage von Schriftstücken, Dokumentationen … Die Vorteile dieser webbasierten Zusammenarbeit liegen auf der Hand.

Das regisafe-Projektportal garantiert eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis, der Austausch im Projektteam gelingt spürbar schneller und einfacher. Der tagesaktuelle Zugriff auf Projektunterlagen ist ebenso gewährleistet wie die zentrale Dokumentation aller Schriftstücke. Ein großer Vorteil für externe Beteiligte ist die digitale Bereitstellung ihrer Projektunterlagen. Beim regisafe-Projektportal genügt ein Upload der jeweiligen Schriftstücke in gängigen Dateiformaten. So steigen die Transparenz wie auch die Qualität der Projektabwicklung. Und selbst über den Datentransfer muss sich niemand mehr Gedanken machen: Die Übertragung zu regisafe wie auch die Ablage in der richtigen Projektakte erfolgen automatisch. Dass die Verbindung sicher und durch ein intelligentes Rechte- und Rollenkonzept vor unberechtigtem Zugriff geschützt ist, versteht sich von selbst. Das regisafe-Projektportal: Ihr Zugang zur Teamarbeit der Zukunft.

Kommunale Projekte mit internen und externen Beteiligten umsetzen – mit dem regisafe-Projektportal gelingt das Teamwork vollständig digital und mit direkter Anbindung an regisafe. Erfahren Sie mehr darüber in unserem kostenlosen Webinar.

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