Intranet-Software:
Mehr Kollaboration, Wissensmanagement, Kommunikation, Prozessoptimierung und Mitarbeiterengagement im Unternehmen.
Kein Intranet gleicht dem anderen – sie sind so individuell wie jedes Unternehmen. Eine moderne Intranet Software erlaubt dabei nicht nur präzises Wissens- und Dokumentenmanagement, sondern ermöglicht eine effiziente Teamarbeit und bringt diverse Schnittstellen für unternehmensinterne Systeme mit.
Was muss eine Intranet Software können?
Klassischer Kern eines Intranets ist die Push-Kommunikation. Eine von der Geschäftsleitung bestimmter Kreis an Redakteuren informiert Mitarbeiter automatisch über Neuigkeiten, die individuell zugeschnitten sind auf die Rolle, den Standort oder die Abteilung. Wichtige Mitteilungen können von klassischen Neuigkeiten losgelöst kommuniziert werden. So kann jeder Mitarbeiter up to date bleiben, fühlt sich informiert und Teams können gemeinsam etwas bewegen.
In Teamräumen können sich Teams organisieren, z. B. für die standortübergreifende Zusammenarbeit in Projekten. Der Zutritt zu Teamräumen sollte direkt oder nur via Einladung möglich sein. Innerhalb dieser Räume greifen Mitarbeiter auf die Tools zurück, die sie für ihre Zusammenarbeit benötigen: z. B.
- Microblogging
- Wiki
- Gemeinsame Terminkoordination
- Gemeinsame Ressourcenplanung
- Gemeinsame Dokumente in einem zentralen Arbeitsbereich
Darüber hinaus muss eine gute Intranet Software den klassischen Kern eines Intranets abdecken. Das Organisieren und Finden von Wissen ist relevanter Bestandteil – egal ob in Form von Wissensartikeln oder Dokumenten.
Ein gutes Intranet Portal verfügt über ein eigenes Content Management System (CMS), das es Redakteuren ermöglicht, verschiedene Bereiche für Teams, Abteilungen und Themen anzulegen. Eine intuitive Navigation unterstützt dabei eine strukturierte Ablage von Inhalten.
Neben vielen Tools für produktiven Einsatz können Intranet-Lösungen auch tiefer im Alltag verankert werden. Stellen Sie beispielsweise einen Marktplatz für Kleinanzeigen bereit, informieren Sie über den Speiseplan der Kantine oder Veranstaltungen.
Die besten Funktionen der open source Intranet Software Liferay.
Entdecken Sie nachfolgend die vielen Features, die Liferay zu einer ausgereiften Portal-Software machen – ideal für Ihr Intranet. Anhand der Features lässt sich vielleicht schon ein erster Anforderungskatalog erstellen, eine Art Wunschliste für Ihr Intranet.
Interaktion & Kommunikation
Befähigen Sie Ihre Belegschaft zur aktiven Kommunikation und lebendigen Dialogen. Die interne Kommunikation hat sich in Richtung Interaktion verändert. Likes, Kommentare und Hashtags sorgen für ein aktives Miteinander. Sie können damit nicht nur eine ausgeprägte Feedback-Kultur schaffen, sondern auch soziale Bedürfnisse nach Nähe, Austausch, Akzeptanz bedienen und einen wichtigen Beitrag zur Zufriedenheit der Mitarbeiter leisten. Kommentare und anderer ‚User generated Content‘ (von Nutzern erstellte Inhalte) ist mittlerweile weit verbreitet und wertvoll, weil er als authentisch gilt und Dialoge entfacht.
Intranet Software Lösungen sollten folgende Funktionen beinhalten:
- Kommentare, Likes, Tagging (Hashtag)
- Feedback Funktion
- Push Notifications
- Foren
- Umfragen und Bewertungen
Wissensmanagement
Bieten Sie Mitarbeitern mit einem FAQ Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen. Integrieren Sie ein Wiki, in dem zu jeder Zeit Informationen nachgeschlagen werden können. Das Intranet sollte darüber hinaus die Möglichkeit bieten, einen Expertenpool aufzubauen. Darin verwalten Sie das Fachwissen, Profile und besondere Projekterfahrungen ihrer Mitarbeiter. Wissen und Dokumente sollten Rollen- und Rechte basierte bereitgestellt werden können. Dadurch sind gezielte Information nur für die Mitarbeiter verfügbar, die sie auch erhalten sollen.
Prozesse digitalisieren
Durch eine maßgeschneiderte Intranet Software können interne Prozesse digital abgebildet werden. Dadurch reduziert sich der E-Mail-Verkehr deutlich und Meetings werden kürzer. Diese Prozesse müssen identifiziert, evaluiert und eingerichtet werden. Eine Intranet Software sollte daher im Idealfall bereits eine Workflow Engine mitbringen oder z. B. via Schnittstelle anbinden können. Dadurch werden Prozesse vom einfachen Urlaubsantrag bis zu komplizierten Mitarbeitergesprächs-Planungen digitalisiert.
DMS
(Dokumentenmanagementsystem)
Mit integriertem Versionsmanagement können Sie im Dokumentenmanagement auch die Entwicklung von Dokumenten verfolgen. Besonders bei großen Dateien macht der Austausch über ein Intranet mehr Sinn als über E-Mail. So bleiben Informationen auch dann im Unternehmen, wenn Mitarbeiter ausscheiden. Ein nicht zu unterschätzender Vorteil gegenüber der dezentralen Speicherung von Daten.
Expertensuche & Expertenprofile
Persönlich gepflegte Expertenprofile und die digitale Verwaltung von Mitarbeiterprofilen ermöglichen es, Projektteams mit entsprechender Qualifikation zusammenzustellen und passende Ansprechpartner schnell zu finden. Nutzen Sie die Chance eines internen Recruitings über eine Expertensuche. Dabei kann der Grunddatenstamm über LDAP / Active Directory problemlos dynamisch eingelesen werden und Rollen- bzw. Rechte automatisch entsprechend der Gruppenrechte gemappt werden.
Enterprise Search
Wissen muss nicht nur vorhanden sein, sondern auch gefunden werden. Eine Enterprise Search Engine ist nur dann effizient, wenn sie eine genaue Trefferquote bietet und schnell reagiert. Eine Enterprise Search, welche die Erwartungen der Mitarbeiter nicht erfüllt, erfährt keine Akzeptanz. Legen Sie deshalb immer besonderes Augenmerk auf die Suche und die Qualität der Suchergebnisse.
Es gibt viele verschiedene Suchengines – wem die Möglichkeiten einer Suche nicht ausreichen, kann auch Suchsysteme von Drittanbietern wie z. B. den iFinder andocken – mit KI-Unterstützung und intelligenter Semantik. Sie kann Rollen- und Rechte basiert über die Systemgrenzen hinaus Drittsysteme durchsuchen. Dazu gehören zum Beispiel ERPs, PLM- oder CRM-Systeme, Fileshares oder Dokumenten Management Systeme (DMS). So können Dokumentationen von einem System und Informationen vom anderen System zentral im Intranet angezeigt werden. Dadurch werden Informationen über alle angebundenen Systeme hinweg in einer zentralen Plattform zur Verfügung gestellt. Die Suche kann dabei feingranular auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden. Es kann kontextbezogen gesucht, oder mit Linguistik Unterstützung Wörter in Wortgruppen zerlegt werden. Damit wird bei der Suche nach „Nuss“ auch „Nüsse“ oder „Walnüsse“ angezeigt.
Corporate Identity
Eine gute Intranet Software ermöglicht eine engere Bindung von Mitarbeitern durch Zusammenarbeit, Information und Mitwirkung.
Lösungen sollten dabei keineswegs rudimentär gestaltet werden, sondern im einheitlichen CI (Corporate Identity) der Marke oder des Unternehmens auftreten. Das schafft Vertrauen und stärkt ebenfalls die Bindung zwischen Mitarbeiter und Unternehmen. Selbstverständlich sollten alle Designanpassungen responsiv sein, damit Ihr Intranet auch vom Mobilgerät aus optimal genutzt werden kann.
Richtig integriert stärkt ein Intranet so das Gemeinschaftsgefühl und hat positiven Einfluss auf Motivation und Eigeninitiative der Mitarbeiter.
Nutzungsanalyse
In Ihrem Intranet beobachten Sie mit Tracking Tools wie z. B. Google Analytics oder etracker die Besucherzahlen und Seitenaufrufe. Sie erfahren dadurch mehr über Nutzung, Verhalten und Interessen Ihrer Mitarbeiter. Wenn Sie die Akzeptanz Ihres Intranets kennen, können Sie auch kontinuierlich die Inhalte verbessern. Als zertifizierter etracker Partner bieten wir Ihnen DSGVO-konformes Tracking bei 100 % Nutzungsdaten.
Responsives Design
Eine gute Intranet Software ist responsiv und ermöglicht den Aufruf von jedem Mobilgerät. Dies ermöglicht reibungsloses Arbeiten in Ihrem Vertrieb, in Ihren Filialen oder für die Mitarbeiter im Home-Office. Das Design sollte immer responsive angepasst sein, um eine gute Customer Experience auf mobilen Endgeräten sicherzustellen. Falls es in Ihre Mobile-Strategie passt, können Sie Ihren Mitarbeitern auch eine Intranet-App bereitstellen.
Datenschutz
Beziehen Sie vom Konzeptions- bis zum Einführungsprozess den Betriebsrat und gegebenenfalls den Datenschutzbeauftragten mit ein, um Komplikationen zu vermeiden. Grundsätzlich ist es ihren Mitarbeitern selbst überlassen, welche personenbezogenen Informationen sie mit anderen teilen möchten. Für Fotos, persönliche Daten, Arbeitszeiten oder Lebenslauf brauchen Sie allerdings die Einwilligung des Mitarbeiters. Auch ein Intranet muss Datenschutzkonform umgesetzt sein, das bedeutet auch den Einsatz einer Cookie-Lösung wo nötig.
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