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Adressmanagement
mit regisafe

Adressmanagement

Adressen managen leicht gemacht

Adressdaten sind für die öffentliche Verwaltung die Grundlage für die Erledigung alltäglicher Aufgaben und die Bearbeitung von Verwaltungsprozessen. Durch die fortschreitende Digitalisierung fallen große Datenmengen an, die viel Potenzial für schnelleres und effizienteres Arbeiten in den Verwaltungen bieten, aber gleichzeitig schwer zu erfassen und zu strukturieren sind.

Ein gut gepflegter und fehlerfreier Adressbestand ist daher das A und O für eine Vielzahl von Verwaltungsvorgängen. Mit einem topaktuellen Adressmanagement sparen Verwaltungen Zeit und Geld. Oft sind jedoch Adressen mehrfach in der Verwaltung vorhanden. Dies führt zu einem hohen Bearbeitungsaufwand und zu Fehlerpotenzial. Deswegen haben wir für Sie das Adressmanagement von regisafe entwickelt.

Zentrales Adressmanagement in regisafe

Das Adressmanagement von regisafe bietet einen zentralen Adressdatenbestand innerhalb von regisafe. Jede Adresse wird genau einmal erfasst und steht anschließend sofort zur vielfältigen Nutzung bei der Arbeit im Dokumentenmanagementsystem zur Verfügung. Ob es um die Zuordnung von Adressen zu Dokumenten oder Akten, die Integration der Adressen in Serienbriefe oder auch die Kommunikation mit der Adresse per Telefon oder Mail geht: die Bereitstellung der Adressdaten in regisafe vereinfacht zahlreiche Arbeitsabläufe. Und wenn eine Adresse aktualisiert wird, dann ist selbstverständlich gewährleistet, dass dies auf alle zugeordneten Schriftstücke, Vorgänge und Akten übertragen wird.

Die Vorteile des Adressmanagements in regisafe

  • Übersichtliches Adressmanagement: zentrale Erfassung von Adressdaten
  • Adressen sind nur einmal vorhanden – Dubletten sind Vergangenheit
  • DSGVO-konformes Adressmanagement
  • Adressen stehen allen MitarbeiterInnen zur Verfügung
  • Mit regisafe-Adressmanagement, können Adressen im DMS in vielfältige Vorgänge und Arbeitsschritte eingebunden werden
  • Unkomplizierte Erstellung beliebiger Adressverteiler
  • Adressen sind mit wenigen Klicks in Serienbriefe integrierbar
  • Adressaktualisierungen werden in sämtlichen verknüpften Schriftstücken, Vorgängen und Akten automatisch berücksichtigt

Adressdaten-Chaos adé. 
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Adressmanagement: keine Dubletten mehr

Wird das Adressmanagement nicht korrekt betrieben, kann das einige Nachteile mit sich bringen. Eines der größten Probleme einer schlecht organisierten Datenerfassung sind doppelte Datensätze, sogenannte Dubletten. Diese führen zu doppeltem Pflegeaufwand.

Mit regisafe-Adressmanagement passiert das nicht! Die Dublettenprüfung von regisafe dient dem Zweck, versehentlich mehrfach erfasste Adressen gezielt zu finden und ggf. zusammenzuführen – inkl. der inzwischen zugeordneten Schriftstücke.

Adressmanagement: zentrale Erfassung von Adressen

Ob bei der Erfassung von Einzelpersonen, Familien oder Unternehmen – in der Regel gibt es eine allgemeine Adresse und untergeordnete Ansprechpartner. Darüber hinaus bietet das regisafe-Adressmanagement die Möglichkeit, Personen Funktionen und Rollen zuzuweisen.

Sie können Personen, die die Verwaltung verlassen haben, in der Einstellung auf inaktiv setzen, dadurch werden sie im Status als „ausgeschieden“ angezeigt und können nicht mehr bearbeitet oder verwendet werden. Auf diese Weise bleiben wichtige Informationen, wie z. B. die Kontakthistorie, erhalten. Erfolgt eine Adressaktualisierung, wird diese automatisch in allen verknüpften Schriftstücken, Vorgängen und Akten automatisch berücksichtigt.

Adressmanagement: personalisierte Serienbriefe

Einzel- und Serienbriefe sind eine große Hilfe für die tägliche Büroarbeit. Das Adressmanagement von regisafe übernimmt dabei die automatische Adress- und Absenderinformationen auf Ihre Vorlage.

Adressmanagement: telefonieren per Mausklick

Mit regisafe-Adressmanagement können Sie direkt aus regisafe heraus telefonieren, ohne wählen zu müssen – einfach per Mausklick. Das spart Zeit und reduziert die lästigen Tippfehler.

Bei eingehenden Anrufen erkennt das System nicht nur direkt wer anruft, sondern zeigt auch sofort die zugeordneten Akten und Schriftstücke an, noch bevor Sie den Hörer abnehmen.

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