Die Digitalisierung hält weiter Einzug in der Kommunalverwaltung. regisafe stellt eine Lösung für das Personalmanagement zur Verfügung, die die Personalarbeit spürbar vereinfacht und deutlich erleichtert. Der Schlüssel: das digitale Personalbüro von regisafe. Damit optimieren Verwaltungen viele Geschäftsprozesse im Bereich Personal – medienbruchfrei und vollständig in regisafe integriert.
Der Personalbereich spielt in der Verwaltung eine zentrale Rolle. Mitarbeitende in den Personalabteilungen der öffentlichen Verwaltung haben mit unterschiedlichsten Prozessen zu tun: Stellen ausschreiben, Bewerbungen sichten und dokumentieren, Personalakten anlegen und kontinuierlich führen… Und die Komplexität nimmt zu. Neue Arbeitsmodelle, die zunehmende Fluktuation von Fachkräften und der Wettbewerb um die besten Talente erhöhen die administrativen Aufgaben zusätzlich.
Wird immer noch auf Papier gearbeitet, sind die Vorgänge aufwändig und die Aktenordner füllen sich schnell. Als typische „Zeitfresser“ erweisen sich das Fehlen einer durchgehenden Unterstützung bei den Personalprozessen und Medienbrüche zwischen Papierakten und Fachverfahren. Ohne digitale Unterstützung müssen Dokumente mit hohem Aufwand erstellt und Informationen mühsam in der Papierakte und im Personalverfahren zusammengesucht werden. Im Zeichen von Home-Office und verstärktem mobilen Arbeiten ist auch der mangelnde Zugriff auf die vollständigen Unterlagen eine Herausforderung.
Um das Personalmanagement effizient und zeitgemäß zu organisieren, sind digitale Lösungen unumgänglich. Das Ziel ist dabei klar: Weniger Aufwand in der Verwaltung und stattdessen mehr Freiraum für die Gestaltung im Bereich Personal. Das digitale Personalbüro von regisafe ist die Lösung, mit der öffentliche Verwaltungen Personalakten und -daten sowie Bewerbungsprozesse einfach, effizient und rechtskonform organisieren.
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Das digitale Personalbüro besteht aus drei Bausteinen. Die digitale Personalverwaltung gewährleistet eine zentrale, zugriffsgesteuerte Ablage und Bearbeitung aller Personaldokumente und deren rechtskonforme Aufbewahrung. Clevere Funktionen zum Termin- und Fristenmanagement sowie auf den Personalbereich zugeschnittene Workflows erleichtern die Administration und Datenpflege zu jeder Zeit.
Wird die digitale Personalverwaltung um die Funktionen des regisafe-Fachverfahrens zur Stellenbesetzung ergänzt, entstehen vollständig digitale Personalprozesse bereits beginnend ab dem Bewerbermanagement – in Kombination mit dem Bewerbungsportal Stellenbesetzung Online sogar schon ab der Stellenausschreibung.
So bildet das digitale Personalbüro den gesamten Werdegang der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ab, der mit der Bewerbung um eine offene Stelle beginnt. Dabei lässt sich das digitale Personalbüro von regisafe natürlich an gängige Personalsysteme anbinden.
Mit dem digitalen Personalbüro wird effizientes, medienbruchfreies Personalmanagement endgültig zur Realität. Der gesamtheitliche Lösungsansatz ermöglicht eine erhebliche Optimierung der Geschäftsprozesse im Personalbüro. Basis hierfür ist – in chronologischer Reihenfolge – zum einen das Stellenbesetzungsportal für eine zeitgemäße, moderne Platzierung der Stellenausschreibungen mit der Möglichkeit für den Bewerber, Bewerbungen online zu übermitteln. Das regisafe-Fachverfahren für die Stellenbesetzung legt für eingehende Online-Bewerbungen automatisch eine Bewerberakte an und übernimmt die abgefragten Bewerberdaten in die automatisiert erstellte Bewerberübersicht. Gleichzeitig unterstützt das Verfahren durch Vorgabe von Selektionskriterien bei der Bewerberauswahl. Für das Auswahlverfahren stehen außerdem Workflows und automatisierte Korrespondenzfunktionen zur Verfügung. Dass die Bewerberakte des Einstellungskandidaten automatisch in eine Personalakte überführt wird, rundet den digitalen Einstellungsprozess in regisafe ab und macht deutlich, welch enorme wirtschaftliche Vorteile eine vollintegrative Verfahrenslösung für die Arbeit im Personalbüro hat.
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