Digitale Prozesse für mehr Effizienz
Der Workflow von regisafe bewältigt die zunehmende Komplexität und das steigende Arbeitsvolumen in kommunalen Verwaltungen. Als serverbasierte Anwendung löst er Probleme wie umständliche manuelle Prozesse, unübersichtliche Vorgangsbearbeitungen und zeitraubende Abstimmungsprozesse zwischen Abteilungen. Durch die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben ermöglicht der Workflow den Mitarbeitenden, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren, was zu einer gesteigerten Effizienz und verbesserten Bürgerservicequalität führt.
Intelligente Steuerung von der Aufgabe bis zum Prozess
Intelligente Prozesssteuerung
- Definieren Sie individuelle Arbeitsabläufe für verschiedene Verwaltungsvorgänge
- Automatische Weiterleitung von Dokumenten und Aufgaben an zuständige Mitarbeiter
- Echtzeit-Überwachung des Bearbeitungsstatus aller laufenden Prozesse
Aufgabenmanagement
- Zentrale Verwaltung und Zuweisung von Aufgaben
- Priorisierung und Fristensetzung für zeitkritische Vorgänge
- Automatische Benachrichtigungen bei anstehenden oder überfälligen Aufgaben
Flexibles Regelwerk
- Konfigurierbare Entscheidungspunkte und Bedingungen für komplexe Abläufe
- Einfache Anpassung von Workflows an sich ändernde Verwaltungsvorschriften
Intuitive Workflow-Gestaltung
- Neuer, grafischer Workflow-Editor für einfache und komplexe Workflowregeln
- Vorkonfiguration einzelner Arbeitsschritte und Fristenfestlegung
Erstellung von Workflow-Diagrammen mithilfe eines grafischen Workflow-Editors
Der Workflow leitet Aufgaben automatisch an die richtigen Stellen und Zuständigkeiten weiter und überwacht Fristen.
So werden Prozesse schneller, fehlerfreier und für alle Beteiligten übersichtlicher.
Die Workflow-Oberfläche optimiert die Vorgangsbearbeitung durch eine intelligente Dreiteilung:
Die Aufgabenverwaltung links ermöglicht schnellen Überblick und Priorisierung, während das zentrale Dokumentenfenster die Ansicht zur aktiven Aufgabe erlaubt. Der Aufgabenbereich rechts steuert den Prozessablauf und erfasst Metadaten. So wird komplexes Aufgabenmanagement intuitiv und effizient.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Erhöhte Effizienz durch Standardisierung und Automatisierung von Routineaufgaben
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Verwaltungsvorgänge
- Reduzierung von Durchlaufzeiten und Verbesserung der Bürgerservicequalität
- Funktions- und Ablauftests von erstellen Workflows in abgeschirmter Testumgebung
- Minimierung von Fehlerquoten durch strukturierte Prozessabläufe
- Erleichterte Einhaltung gesetzlicher Fristen und Compliance-Anforderungen
- Flexible Anpassung an individuelle Verwaltungsstrukturen und -prozesse
Workflows erfolgreich starten
Um für die Implementierung von Workflows mit dem neuen Modul bestens gerüstet zu sein, empfehlen wir eine Kombination aus Fachvortrag und Beauftragung der technischen Beratung. Im Fachvortrag werden interessierte Verwaltungen umfassend über den Funktionsumfang des Workflow-Moduls informiert und die Anwendung wird demonstriert. Unsere technische Beratung übernimmt anschließend gerne die Einrichtung von Workflows in Ihrem System. Hierfür fordern Sie gerne ein Angebot bei Ihrem Kundenberater an.
Fachvortrag
Der Workflow – Arbeitsprozesse im Fluss
In unserem Fachvortrag veranschaulichen wir Ihnen die Möglichkeiten des regisafe-Workflows durch praxisnahe Beispiele und hilfreiche Tipps für die Umsetzung.
Informationen für Anwender des Moduls Bearbeitungsweg
Mit dem regisafe-Update 4.16 im Oktober 2024 wurde ein neues Workflow-Modul veröffentlicht. Dieses unterscheidet sich technologisch und funktional von der zuvor bestehenden Workflow-Lösung. Die bisherige Version (Lizenzerwerb vor Oktober 2024) steht unter dem Namen „Bearbeitungsweg“ weiterhin zur Verfügung. Bestehende Bearbeitungsweg-Anwender können das Modul weiterhin verwenden oder haben die Möglichkeit, Workflow zu einem Sonderpreis zu erwerben.
Was passiert zukünftig mit dem Bearbeitungsweg?
Bewährtes bleibt, Neues entsteht: Unser bisheriger Workflow wird zu „Bearbeitungsweg“ umbenannt und bleibt auch in Zukunft vollständig nutzbar. Die neue, erweiterte Lösung führt den Namen „Workflow“ fort.
Wird das Modul "Bearbeitungsweg" noch weiter entwickelt?
Das Modul Bearbeitungsweg wird auf absehbare Zeit noch von regisafe unterstützt, aber zukünftig nicht weiter ausgebaut
Ist die Übernahme bestehender Prozesse möglich?
Workflows, die mit dem Modul Bearbeitungsweg erstellt wurden, können nicht automatisch in das neue Workflow-Modul übertragen werden, sondern sind neu zu erstellen
Bietet regisafe Seminare zum Workflow an?
Es gibt keine Seminare für das Modul Workflow. Aufgrund des großen Funktionsumfangs und der spezifischen Anforderungen, die jede Verwaltung an eigene Prozessabläufe hat, unterstützt Sie unsere technische Beratung gerne im 1:1 Kontakt bei der Implementierung.
Jetzt testen mit E-Learning!
Ohne Anmeldung einfach und schnell ausprobieren
In diesem interaktiven Modul erfahren Sie Schritt für Schritt in wenigen Minuten, wie Sie mit Workflow blitzschnell Prozesse erstellen. Probieren Sie es gleich aus!