Ein Großraumbüro in dem mehrere Personen an verschiedenen Coputern und Monitoren arbeiten

regisafe-Workflow

Workflow

Digitale Prozesse für mehr Effizienz

Der Workflow von regisafe bewältigt die zunehmende Komplexität und das steigende Arbeitsvolumen in kommunalen Verwaltungen. Als serverbasierte Anwendung löst er Probleme wie umständliche manuelle Prozesse, unübersichtliche Vorgangsbearbeitungen und zeitraubende Abstimmungsprozesse zwischen Abteilungen. Durch die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben ermöglicht der Workflow den Mitarbeitenden, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren, was zu einer gesteigerten Effizienz und verbesserten Bürgerservicequalität führt.

Intelligente Steuerung von der Aufgabe bis zum Prozess

Intelligente Prozesssteuerung

  • Definieren Sie individuelle Arbeitsabläufe für verschiedene Verwaltungsvorgänge
  • Automatische Weiterleitung von Dokumenten und Aufgaben an zuständige Mitarbeiter
  • Echtzeit-Überwachung des Bearbeitungsstatus aller laufenden Prozesse

Intuitive Workflow-Gestaltung

  • Neuer, grafischer Workflow-Editor für einfache und komplexe Workflowregeln
  • Vorkonfiguration einzelner Arbeitsschritte und Fristenfestlegung
  • Dialogfenster zum Workflow-Start und Eingabe workflow-relevanter Daten

Automatisierter Schriftverkehr

  • Automatisierte Erstellung und Versand von Schriftstücken (u. a. über E-Post und epostbox)

Aufgabenmanagement

  • Zentrale Verwaltung und Zuweisung von Aufgaben
  • Priorisierung und Fristensetzung für zeitkritische Vorgänge
  • Automatische Benachrichtigungen bei anstehenden oder überfälligen Aufgaben
  • Löschen von Objekten, Anbringen von Stempeln
  • Workflow-Verwaltung für Anwender
  • Gleichzeitiges Bearbeiten mehrerer Aufgaben eines Durchlaufs

Flexibles Regelwerk

  • Konfigurierbare Entscheidungspunkte und Bedingungen für komplexe Abläufe
  • Einfache Anpassung von Workflows an sich ändernde Verwaltungsvorschriften

Erstellung von Workflow-Diagrammen mithilfe eines grafischen Workflow-Editors
Der Workflow leitet Aufgaben automatisch an die richtigen Stellen und Zuständigkeiten weiter und überwacht Fristen.
So werden Prozesse schneller, fehlerfreier und für alle Beteiligten übersichtlicher.

Die Workflow-Oberfläche optimiert die Vorgangsbearbeitung durch eine intelligente Dreiteilung:
Die Aufgabenverwaltung links ermöglicht schnellen Überblick und Priorisierung, während das zentrale Dokumentenfenster die Ansicht zur aktiven Aufgabe erlaubt. Der Aufgabenbereich rechts steuert den Prozessablauf und erfasst Metadaten. So wird komplexes Aufgabenmanagement intuitiv und effizient.

Die Vorteile auf einen Blick

  • Erhöhte Effizienz durch Standardisierung und Automatisierung von Routineaufgaben
  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Verwaltungsvorgänge
  • Reduzierung von Durchlaufzeiten und Verbesserung der Bürgerservicequalität
  • Funktions- und Ablauftests von erstellen Workflows in abgeschirmter Testumgebung
  • Minimierung von Fehlerquoten durch strukturierte Prozessabläufe
  • Erleichterte Einhaltung gesetzlicher Fristen und Compliance-Anforderungen
  • Flexible Anpassung an individuelle Verwaltungsstrukturen und -prozesse

Der Workflow im Video

Workflows erfolgreich starten

Um für die Implementierung von Workflows mit dem neuen Modul bestens gerüstet zu sein, empfehlen wir eine Kombination aus Fachvortrag und Beauftragung der technischen Beratung. Im Fachvortrag werden interessierte Verwaltungen umfassend über den Funktionsumfang des Workflow-Moduls informiert und die Anwendung wird demonstriert. Unsere technische Beratung übernimmt anschließend gerne die Einrichtung von Workflows in Ihrem System. Hierfür fordern Sie gerne ein Angebot bei Ihrem Kundenberater an.

Fachvortrag

Der Workflow – Arbeitsprozesse im Fluss

In unserem Fachvortrag veranschaulichen wir Ihnen die Möglichkeiten des regisafe-Workflows durch praxisnahe Beispiele und hilfreiche Tipps für die Umsetzung.

Jetzt Fachvortrag buchen

Workflows erfolgreich starten

Um für die Implementierung von Workflows mit dem neuen Modul bestens gerüstet zu sein, empfehlen wir eine Kombination aus Fachvortrag und Beauftragung der technischen Beratung. Im Fachvortrag werden interessierte Verwaltungen umfassend über den Funktionsumfang des Workflow-Moduls informiert und die Anwendung wird demonstriert. Unsere technische Beratung übernimmt anschließend gerne die Einrichtung von Workflows in Ihrem System. Hierfür fordern Sie gerne ein Angebot bei Ihrem Kundenberater an.

Webinar

Basiswissen: den Workflow kostenlos live erleben.

Startschuss in die Prozessautomation: Erfahren Sie alles Wichtige und erste Details zum regisafe-Workflow. Kostenloses Webinar mit Live-Demo. Das Webinar zeigt, wie sich wiederkehrende Abläufe in der Verwaltung strukturieren, steuern und Schritt für Schritt automatisieren lassen.

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Seminar

Deep Dive für Workflow-Admins

Für Verwaltungs-Admins mit aktiver Workflow-Nutzung: Im virtuellen Seminar erlernen Sie die vielfältigen Möglichkeiten zur Einrichtung und Administration digitaler Arbeitsschritte. Inklusive Nutzung des Moduls „Workflow I“ im E-Learning-Portal.

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