Der digitale Workflow
Digitale Workflows machen Geschäftsprozesse so einfach wie nie
So wird Dokumentenmanagement richtig clever. Vereinfachte, automatisierte Prozesse und spürbare Arbeitserleichterung: Das sind typische Vorzüge von regisafe. Dabei bietet regisafe vielfältige Möglichkeiten zur individuellen Definition von Bearbeitungswegen. Mit digitalen Workflows gestalten Sie Ihre Prozesse und wiederkehrende Aufgabenabläufe zeit- und prozessoptimiert. So macht die Arbeit im Dokumentenmanagement richtig Spaß.
Gute Gründe für Workflows mit regisafe
Ob Routineaufgaben wie die Abwicklung von Urlaubsanträgen oder ganze Geschäftsprozesse wie bspw. das Bewerbermanagement oder der digitale Posteingang: Mit dem digitalen Workflow von regisafe erledigen Sie Aufgaben so einfach wie nie zuvor. Automatisierte Arbeitsabläufe, die Steuerung von Dokumenten oder Termingeschäften erleichtern jeden Job. Hierfür stellt regisafe eine Vielzahl an Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung.
Sie haben die Wahl: Neben vorkonfigurierten Workflows können auch inviduelle Workflows absgestimmt auf die Prozesse Ihrer Verwaltung definiert werden. Bei der Konzeption und Implementierung stehen unsere Teams der Beratung und des Professional Service mit Rat und Tat zur Seite.
Workflows in regisafe unterstützen bei:
- Verteilung von Schriftstücken
- Automatische Generierung von Akten/Vorgänge im Aktenplan zur Ablage eingegangener Schriftstücke
- Aufgaben und Bearbeitungsvorgängen
- Terminen, Fristen und Wiedervorlagen
- Prüfungs- und Freigabe-Prozessen
Vorteile Workflow
- Zeitersparnis – Prozesse laufen einfach, schnell und präzise
- Verbesserte Transparenz: der Stand eines workflowgesteuerten Vorgangs ist jederzeit einsehbar
- Geringerer Administrationsaufwand mit Workflows und somit mehr Zeit für die operative Bearbeitung
- Planungssicherheit: Projekte laufen auch im Falle von Abwesenheiten wie bspw. Krankheit oder Urlaub weiter. Nichts bleibt dank des Workflows liegen
Der Workflow von regisafe – Arbeitsprozesse im Fluss.
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Digitale Workflows mit regisafe in der Praxis
Workflows sind u. a. ein integraler Bestandteil des digitalen Posteingangs mit regisafe. Individuell vordefinierte Workflows ermöglichen die Zuordnung und Weiterleitung der eingehenden Post mit wenigen Klicks. Die korrekte Verteilung und umgehende Information der beteiligen Personen ist sichergestellt. Vertretungsregelungen sichern die Bearbeitung auch im Falle plötzlicher Abwesenheiten.
Eine deutliche Arbeitserleichterung ist die Nutzung von Workflows auch bei der Schriftgutverwaltung im Aktenplan. Ein vollintegriertes Praxisbeispiel ist das Bewerbermanagement mit regisafe. Im Portal Stellenbesetzung Online eingehende Bewerbungen werden direkt ins Fachverfahren KommunalPLUS Stellenbesetzung überführt. Eine Bewerberakte wird automatisch erstellt und alle Bewerbungsdokumente stehen direkt zur Bearbeitung zur Verfügung. Betreffende Mitarbeiter werden dank des regisafe-Workflows vollautomatisch informiert.
Mit Workflows lässt sich auch das Termin- und Fristenmanagement optimal gestalten. Vorgänge und Schriftstücke können mit Fristen und Fälligkeiten versehen werden. Verstreicht eine Bearbeitungsfrist, erhält der zuständige Mitarbeiter automatisch eine Erinnerung. Bei zeitkritischen, mehrstufigen Vorgängen ist für alle beteiligten Mitarbeiter transparent, an welcher Stelle der Vorgang stockt und ob ggfs. ein To-do überfällig ist.
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