Ebenso wie die papierne Version erledigt die elektronische Akte von regisafe typische Verwaltungsvorgänge wie Ordnen, Registrieren, Bereitstellen, Aufbewahren und Aussondern. Informationen eines Vorgangs, die per E-Mail, als Datei oder in Papierform vorliegen, werden direkt oder nach dem Scannen zentral und rechtskonform archiviert, für die Berechtigten sichtbar gemacht und personenunabhängig bereitgestellt. Alle relevanten Daten sind sofort einsehbar. Dank der regisafe-Expertise beim Dokumentenmanagement ist die problemlose Handhabung von Akten, Schriftstücken, Adressdaten, Wiedervorlagen usw. garantiert. Alle Aufgaben werden zuverlässig erfüllt – nur deutlich effizienter als bisher.
Die Lösung umfasst den gesamten Lebenszyklus einer E-Akte von der Akten-, Vorgangs- und Schriftgutverwaltung über Registratur und Altregistratur bis hin zur Archivverwaltung.
Die E-Akte hält sich dabei an die verwaltungsübliche Aktenstruktur und gliedert sich analog der Papierversion in eine dreistufige Hierarchie mit den Schriftgutobjekten „Aktenplan“, „Akte/Vorgang“ und „Schriftstück“. Die Einordnung der im Fachverfahren erstellten Schriftstücke erfolgt via Schnittstelle automatisch bzw. manuell und personenunabhängig. Wenige Klicks genügen, um alles sinnvoll zu ordnen. Vorgänge lassen sich rascher bearbeiten, das Teamwork wird vereinfacht und alles findet sich an der richtigen Stelle wieder. Die elektronische Akte deckt dabei über 200 Dateiformate und sämtliche Tätigkeiten ab.
