10 Gute Gründe
Warum die elektronische Akte (E-Akte) einführen?
Der beste Grund für die E-Akte von regisafe: es müssen keine Akten mehr zwischen den Büros hin und her getragen, in großen Aktenschränken gesucht und verstaut werden. Alle Mitarbeiter haben die richtigen Akten immer und überall an einem Ort entsprechend ihrer Zugriffsrechte und Zuständigkeiten zur Verfügung. Das und vieles mehr sind die Vorteile der E-Akte. Wir zeigen Ihnen zehn weitere Gründe, warum Sie die Einführung der regisafe E-Akte nicht mehr aufschieben sollten. Kontaktieren Sie uns – wir begleiten Sie gerne ins digitale Zeitalter.
Jetzt mit der E-Akte starten!
Es steht außer Frage, dass die traditionelle Papierakte vor dem Aussterben steht. Papierbasierte Akten nehmen viel Platz in Anspruch und Mitarbeiter verlieren oft viel Zeit damit, die benötigten Schriftstücke in Aktenschränken zu suchen. Und wenn es dann um die Ablage und Archivierung erstellter Schriftstücke geht, stoßen Aktenordner endgültig an ihre Kapazitäts-, Zeit- und Kostengrenzen. Die Lösung: die elektronische Akte – auch E-Akte genannt. Starten Sie jetzt!
10 gute Gründe für die Einführung der E-Akte
1. Grund: Beschleunigte und automatisierte Verwaltungsprozesse – Workflows
Mit der E-Akte von regisafe ist die Ablage kein zusätzlicher Arbeitsaufwand mehr. Im Gegenteil – Sie sparen Zeit. Alle Dokumente werden schnell und einfach abgelegt und sind jederzeit wieder abrufbar. Wiederkehrende Prozesse, wie z.B. die Verteilung von Eingangspost laufen wesentlich schneller ab. Die Mitarbeiter haben mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben, statt Papier hin- und herzureichen, nach Informationen zu suchen oder Dokumente zu erfassen.
2. Grund: Effizientere und transparentere Zusammenarbeit
Eine papierbasierte Akte kann immer nur an einem Platz sein. Auf die E-Akte können jedoch beliebig viele Mitarbeiter gleichzeitig zugreifen – und das von überall. Das bedeutet, dass jeder in der Verwaltung immer mit den aktuellsten Daten arbeiten kann und somit auch eine höhere Produktivität der Mitarbeiter durch ortsunabhängigen Zugriff und digitale Archivierung gegeben ist.
3. Grund: Alles an einem Ort – in regisafe
Die Zeit, die Mitarbeiter mit der Suche nach Dokumenten verschwenden, ist enorm. In der E-Akte von regisafe werden alle Informationen, wie gescannte oder elektronische Dokumente aller Art, aber auch Fotos, E-Mails, Adressdaten und vieles mehr gebündelt abgelegt. Das schafft mehr Übersichtlichkeit und weniger Zeitaufwand für ewiges Suchen.
4. Grund: Kostengünstiger und Umweltfreundlicher
Die E-Akte ist umweltschonender als die traditionelle, papierbasierte Dokumentenarchivierung.
5. Grund: Rechts- und OZG-konforme Speicherung und Archivierung
Für digitale Dokumente gelten dieselben gesetzlichen Anforderungen, Sicherheitsauflagen und Aufbewahrungsfristen wie für Papierdokumente. Sie müssen unveränderbar und im elektronischen Originalformat aufbewahrt werden. Ein Vorteil der E-Akte von regisafe ist daher nicht nur ein zentrales DMS für Ihre Dokumente, sondern auch die Rechtskonformität. Dokumente werden im Original in der E-Akte abgelegt und jede Änderung ist vollständig und nachvollziehbar als neue Version in der Versionskontrolle nachvollziehbar.
6. Grund: Unkomplizierte Ablage
Dokumente können einfach und sekundenschnell per Drag & Drop im DMS abgelegt und der entsprechenden E-Akte zugeordnet werden.
7. Grund: Sicherheit und Datenschutz mit der E-Akte
Ein weiterer wichtiger Vorteil: Die E-Akte ermöglicht die sichere Archivierung von vertraulichen Geschäfts- und personenbezogenen Daten.
Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist der Schutz von sensiblen Daten noch wichtiger geworden. Mit der elektronischen Akte können Daten besser und einfacher geschützt werden – der Zugriff von Unbefugten wird durch eine differenzierte Rollen- und Rechtefunktion verhindert. Das bedeutet, dass Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen oder bearbeitet werden können, wenn dies erforderlich ist.
8. Grund: Einfache Suche
Schnelles Suchen und Finden über die Phonetik, Synonyme und indizierte Volltextsuche. Vorteilhaft ist zudem das Erkennen von Rechtschreibfehlern bei der Eingabe. Jede Suche bietet so die besten Treffer.
9. Grund: Keine Medienbrüche mehr
Mit einem DMS wird die Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von vorgangsbezogenen Dokumenten von papierbasiert auf vollständig elektronisch umgestellt. Damit gibt es keine Medienbrüche mehr und eine kontinuierliche Vorgangsbearbeitung ist möglich. Ausdrucken, Bearbeiten und erneutes Einscannen von Formularen und Dokumenten gehört endlich der Vergangenheit an.
10. Grund: Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Löschfristen
Ein enormer Vorteil: Die E-Akte erleichtert die Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen, da diese zentralseitig gepflegt werden können.
Kontaktieren Sie uns. Wir beraten Sie gerne!
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