Aufgabe

In Ostercappeln begann das „regisafe-Zeitalter“ vor mehr als zwei Jahrzehnten. In seiner damaligen Position als IT-Beauftragter hatte der heutige Bürgermeister Rainer Ellermann schon 1994 die Vision der digitalen Verwaltung vor Augen. Die wesentlichen Aufgaben zu Beginn waren die Einführung eines einheitlichen Aktensystems und die damit einhergehende Komplettumstellung der Verwaltungsabläufe.

Lösung mit regisafe

Nach der Einführung von regisafe begann die konsequente Umsetzung des einheitlichen Aktensystems und seit nunmehr 25 Jahren werden Schriftstücke nur noch mit regisafe erstellt. Kontinuierliche Informationen und Seminare nahmen alle MitarbeiterInnen mit auf den Weg zur Digitalisierung und im Zeitablauf wurde regisafe schrittweise um weitere Module ergänzt. Hierzu zählen beispielsweise: Scanmodul, Schnittstellenlösungen, KommunalPLUS Sitzung und Genehmigung, Ratsinformation.

Ergebnis

„regisafe ist für uns nicht nur ein Dokumentenmanagementsystem, sondern die Lösung um Verwaltungsprozesse rundum digital abzubilden.“ Rainer Ellermann, Bürgermeister der Gemeinde Ostercappeln

Aufgabe:

Bereits im Jahr 2000 stellten sich die Verantwortlichen in der Gemeinde Ottendorf-Okrilla die Frage wie die Verwaltung zeitgemäßer und effizienter agieren kann. Schnell setzte sich die Erkenntnis durch, dass ein Dokumentenmanagement mit regisafe die Basis für die zukunftsgerichtete Verwaltungs- und Bürgerarbeit ist.

Lösung mit regisafe:

• Ab dem Jahr 2000 wurde die elektronische Dokumentenverwaltung flächendeckend eingeführt. regisafe ist seither das führende System für den allgemeinen Schriftverkehr und sämtliche Verwaltungsvorgänge im Rathaus.
• 2017 wurde das Bürger- und Ratsinformationssystem eingeführt. Damit wurden eine effektivere Arbeit an der Schnittstelle zwischen Verwaltung und Gemeinderat, eine Beschleunigung der Abläufe und mehr Transparenz für die Bürgerschaft erreicht.
• 2018 wurden auch die ersten nachgeordneten Einrichtungen wie kommunale Kindertagesstätten oder der Bauhof in das System eingebunden. Eine Erweiterung ist geplant.

Ergebnis:

Mit dem derzeitigen Stand hat die Gemeinde Ottendorf-Okrilla eine hervorragende Ausgangsposition für die digitale Zukunft der Verwaltung geschaffen.

Aufgabe:

Maßgeblich vom Leitenden Verwaltungsbeamten Herrn Schoßnick durch den Fokus auf Digitalisierung und Prozessoptimierung initiiert und verantwortet, sollte zügig die Einführung eines DMS erfolgen, um die Effektivität der täglichen Verwaltungsarbeiten spürbar zu erhöhen.

Lösung mit regisafe:

• Sept. 2017: Überarbeitung und Anpassung des vorliegenden Aktenplans
• Dez. 2017: Ausbildung und Coaching der Power User
• Jan. 2018: Schulung Gesamtverwaltung, Einführung von regisafe als flächendeckendes DMS, zeitgleich zentrale Adressverwaltung in regisafe
• Mitte 2018: Verzicht auf Netzlaufwerke
• Ende 2018: Analyse und Entscheidung des weiteren Ausbaus der digitalen Prozesse. Entscheidung zur Einführung von mobiler Arbeit, der regisafe-App und des digitalen Posteingangs

Ergebnisse:

• Zielgerichtet zur elektronischen Akte
• Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit durch Einbindung in den Umstellungsprozess
• Professionelles Coaching
• Effektiveres Arbeiten

Aufgabe:

Vor dem Einsatz von regisafe gab es in Breitnau kein digitales Ablagesystem. Der Einführung lagen daher drei Wünsche zugrunde: Den Papieraufwand reduzieren, eine gut strukturierte Registratur und „Finden statt Suchen“.

Lösung mit regisafe:

Seit der Einführung im Jahr 2004 nutzt die Gemeinde Breitnau regisafe als zentrales Ablagesystem. „Das hat sich bewährt und spart effektiv Zeit und Papier“, so Bürgermeister Josef Haberstroh. Seit 2011 wird regisafe zusätzlich in der Kämmerei zur Belegablage eingesetzt. Besonders schätzt man in Breitnau den modularen Aufbau von regisafe. So startete die digitale Verwaltung ganz unkompliziert in einem Bereich und wird seither je nach Bedarf erweitert.

Ergebnisse:

„Toll ist das leichte und schnelle Auffinden der Dokumente, die in regisafe abgelegt sind. Insbesondere in der Kämmerei bedeutet die digitale Belegablage eine enorme Arbeitserleichterung“, Josef Haberstroh, Bürgermeister der Gemeinde Breitnau.

Aufgabe:

Der Anspruch, eine moderne Dienstleistungsverwaltung zu sein, sei ohne ein elektronisches Dokumentenmanagement nicht darstellbar, so Georg Schnüttgen, Leiter Hauptamt Olpe. Dieser Devise entsprechend beschloss die Stadt Olpe bereits im Jahr 2004 die digitale Transformation der Verwaltung.

Lösung mit regisafe:

• Ab 2005 wurde die E-Akte von regisafe flächendeckend eingeführt.
• Die einheitliche Benutzeroberfläche des DMS von regisafe schuf dabei die Basis zur Realisierung medienbruchfreier Geschäftsprozesse wie Sitzungsdienst, Rechnungsworkflow und digitaler Postversand.
• Dokumente aus Fachverfahren werden ebenfalls komplett automatisch in den digitalen Sachakten abgelegt.
• Auch bei Projekten der Online-Vorgangsbearbeitung ist regisafe als Herzstück der Verwaltung ein integraler Bestandteil.
• Das regisafe-Modul KommunalPLUS Stellenbesetzung Online befindet sich bereits im Einsatz, weitere Vorgänge wie Online-Bauanträge und Online-Gewerbeanträge sind in Planung.

Ergebnisse:

In Olpe hat die Zukunft schon begonnen: Das digitale Rathaus ist bereits im Echtbetrieb.

Aufgabe:

Der Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz ist der mitgliederstärkste kommunale Spitzenverband in Rheinland-Pfalz, dem die kreisangehörigen Städte und Gemeinden sowie die Verbandsgemeinden angehören. Er vertritt die kreisangehörigen Gemeinden und Städte sowie Verbandsgemeinden gegenüber Landtag, Landesregierung und anderen Behörden und Institutionen. Die Zusammenarbeit mit regisafe startete vor mehr als 20 Jahren, als eine Lösung zum Management der elektronischen Mitgliedsakte gesucht wurde.

Lösung mit regisafe:

Zusammenführung von DMS, Adress- und Mitgliederverwaltung durch

• Anpassung der Adressverwaltung sowie Teilakten/Vorgänge und Auswahlfeldlisten
• Import der Einwohnerzahlen in die Mitgliedsakten und Berechnung der Stimmenanzahl je Mitglied (u.a. zur Durchführung der jährlichen Mitgliederversammlung)
• Einführung des Moduls Spooldatenimport mit integriertem IQ-Drucker, durch das relevante Daten aus importierten Dokumenten ausgelesen und automatisch den entsprechenden Mitgliedsakten zugeordnet werden.

Ergebnisse:

Vom Einsatz der regisafe-Sicherheitsmodule für eine rechtskonforme Archivierung bis hin zur Führung von Mitgliedsakten, Personalakten, Fahrzeugakten, Vertragsmanagementakten, Bildarchiv oder der Anbindung der Telefonie – beim Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz wird verwaltungsübergreifendes Arbeiten groß geschrieben. Auch die Kommunal-Akademie Rheinland-Pfalz e.V. sowie die Kommunalberatung Rheinland-Pfalz GmbH setzen seit mehr als zwei Jahrzenten auf regisafe als Dokumentenmanagementsystem.

Aufgabe:

Einführung eines Dokumentenmanagements und schrittweise Digitalisierung der gesamten Verwaltung. Einhaltung des Grundsatzes der Aktenvollständigkeit.

Lösung mit regisafe:

• Verwaltungsweite Einführung von regisafe
• Kontinuierlicher Ausbau um Module für Fachverfahren
• Belegarchivierung mit Finanz+ als einer der ersten Anwender in Baden-Württemberg
• Organisation Sitzungsmanagement und Ratsinformation
• Einführung Belegungsplan
• Einführung E-Steuerakte mit Finanz+

Ergebnisse:

regisafe ist das führende System und Herzstück der Verwaltung. Obersulm gehört zu den fortschrittlichsten Gemeinden im Landkreis Heilbronn.