Digitaler Posteingang
von regisafe

Digitaler Posteingang

Die Umsetzung des digitalen Posteingangs ist ein Meilenstein auf dem Weg zur E-Akte und zum medienbruchfreien Arbeiten. Warum? Täglich gehen zahlreiche Dokumente im Posteingang der Verwaltung ein. Briefe, Rechnungen, Fachzeitschriften und vieles mehr: So entstehen Berge an Papier – plus E-Mails – die bislang von Hand aufwändig gesichtet, bearbeitet und abgelegt werden müssen.

regisafe bietet eine vollintegrierte digitale Lösung für den Posteingang. Die Bearbeitung erfolgt dabei KI-gestützt über einen flexibel konfigurierbaren Workflow, der eine strukturierte und sichere Verteilung aller Eingangsdokumente innerhalb der Verwaltung ermöglicht – direkt aus dem Scanprozess oder per E-Mail-Anbindung.

Digital starten, automatisiert arbeiten, intelligent entscheiden.

Der Digitale Posteingang bildet die Basis für den Einstieg in die digitale Verwaltung. Mit dem Workflow wird daraus mehr als nur ein digitaler Eingang: Prozesse laufen automatisch, Zuständigkeiten sind klar, Abläufe transparent. Wird das System zusätzlich um KI erweitert, entsteht eine neue Qualität der Arbeit: Entscheidungen werden vorbereitet, Routineaufgaben reduziert und Informationen gezielt genutzt. So wächst aus einzelnen Modulen eine intelligente Gesamtlösung, die Verwaltung einfacher, schneller und effizienter macht.

Der Digitale Posteingang erfasst den Eingang von Nachrichten, Dokumenten und Vorgängen.
Bildet den Startpunkt der elektronischen Bearbeitung und schafft die Grundlage für medienbruchfreie Abläufe.

Der regisafe-Workflow automatisiert den Ablauf. Der Workflow steuert Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen, sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit. So wird aus einem digitalen Eingang ein medienbruchfreier / digitaler und automatisierter Verwaltungsprozess.

Der GenAI Dokumentenassistent erweitert den Digitalen Posteingang um künstliche Intelligenz. Die Funktion Dokumenteneingang erkennt Inhalte, klassifiziert Dokumente, schlägt passende Vorgänge oder Aktionen vor und entlastet damit die Mitarbeitenden. Sie unterstützt den gesamten Prozess, indem sie Routineentscheidungen vorbereitet.

Digitaler Posteingang

Automatisierte Posteingangsverarbeitung – direkt in regisafe

Digitalisierung der Eingangspost
Eingehende Post wird gescannt und damit in ein digitales Format überführt. Bereits ein einfacher Tischscanner genügt – zusätzliche Software ist nicht erforderlich.

Texterkennung & Aufbereitung
Die regisafe-eigene OCR-Technologie erkennt Inhalte automatisch und überführt sie in durchsuchbare Texte. Die übersichtliche Posteingangsmaske ermöglicht eine strukturierte Weiterbearbeitung.

KI-gestützte Weiterverarbeitung
Mithilfe eines konfigurierbaren Workflows werden die Dokumente KI-gestützt klassifiziert, relevante Daten extrahiert und die weiteren Bearbeitungsschritte automatisiert angestoßen.

Automatische Verteilung & Aufgabensteuerung
Zuständige Sachbearbeitende werden informiert, Aufgaben verteilt und Fristen definiert – vollständig automatisiert innerhalb von regisafe.

Revisionssichere Ablage & Nachvollziehbarkeit
Jedes Dokument wird sicher archiviert. Das Aktivitätenprotokoll dokumentiert alle Bearbeitungsschritte nachvollziehbar. Bei Bedarf sorgen elektronische Signatur und Hashwert-Prüfung für Authentizität und Integrität.

Erweiterte Funktionen für individuelle Abläufe:

  • Dokumente lassen sich auch stapelweise scannen und automatisch trennen
  • Manuelle Annotationen können ergänzend eingebracht werden
  • Klassifikation und Datenextraktion durch KI beschleunigen die interne Zuweisung an Fachabteilungen
regisafe-Workflow

Mehr Effizienz durch moderne Workflows

Mit der Integration in den zentralen Workflow wird der digitale Posteingang in regisafe noch leistungsfähiger: Eingehende Dokumente werden automatisch über einen individuell konfigurierbaren Workflow weiterverarbeitet – von der Verteilung bis zur Ablage.

Auch E-Mails aus zentralen und persönlichen Outlook-Postfächern lassen sich direkt integrieren. Aufgaben im Rahmen der Posteingangsverarbeitung können komfortabel über die regisafe App bearbeitet werden.
So wird die Bearbeitung schneller, transparenter und vollständig nachvollziehbar.

Zusätzliche Informationen zum regisafe-Workflow
GenAI Dokumentenassistent

Intelligent Klassifizieren und Extrahieren im Posteingang

Die Funktion des Dokumenteneingangs im GenAI Dokumentenassistent analysiert eingehende Dokumente automatisch und erkennt, worum es geht – zum Beispiel Rechnungen, Anträge oder Verträge. Er liest Absender, Betreff und Inhalte aus, ordnet das Dokument dem richtigen Vorgang oder Fachbereich zu und kann den passenden Workflow starten.

Damit übernimmt er die manuelle Vorsortierung und Zuordnung, die sonst Zeit kostet und fehleranfällig ist.
Im Zusammenspiel mit dem Workflow sorgt er dafür, dass eingehende Poststücke nicht nur digital erfasst, sondern auch direkt richtig verarbeitet werden – schnell, einheitlich und nachvollziehbar.

Zusätzliche Informationen zum GenAI Dokumentenassistenten
Digitaler Posteingang

Vorteile des digitalen Posteingangs 

  • Schnelle Bearbeitung der täglich eingehenden Post
  • Klassifizierung und Extraktion von Metadaten durch KI-Unterstützung
  • Deutlich beschleunigte Verteilung durch automatisierte Workflows
  • Zustellung und Bearbeitungswege sind durch Workflows sichergestellt, auch im Fall von Urlaub oder Krankheit
  • Medienbruchfreie Ablage in der elektronischen Akte
  • Zugriff auf eingegangene Schriftstücke ist direkt für alle berechtigten Mitarbeiter möglich
  • Aufgaben im Rahmen der Posteingangsverarbeitung lassen sich auch mobil über die regisafe App bearbeiten
  • Bearbeitung ist zu jeder Zeit vollständig nachvollziehbar durch Aktivitätenprotokoll
  • Flexible Integration von E-Mails über Outlook-Anbindung

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Digitaler Posteingang

Einführung – Postbearbeitung mit System

Im Kern ist die Einführung des digitalen Posteingangs kein kompliziertes IT-, sondern vielmehr ein an Prozessen orientiertes Organisationsprojekt. Und genau so ist der Planungsprozess aufgebaut. Gemeinsam mit den Verwaltungen finden unsere Digitalisierungsexperten Antworten auf folgende Fragen:

  • Wann und wo wird gescannt? (Frühes oder spätes Scannen)
  • Welche Module und welche Workflows sind erforderlich?
  • Welcher fachliche Schutzbedarf liegt vor?
  • Welche weiteren individuellen Aspekte sind zu berücksichtigen?

Um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen, empfehlen wir eine von unseren Experten begleitete Einführung. Diese soll alle Anwender “mitnehmen” und sie Schritt für Schritt an den digitalen Posteingang heranführen.

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