GenAI Dokumentenassistent
Künstliche Intelligenz

GenAI Dokumentenassistent

Die KI für die alltägliche Dokumentenarbeit

Der regisafe GenAI Dokumentenassistent bündelt KI-Funktionen rund um Dokumente und Akten unter einem Dach. Eingehende Dokumente werden automatisch klassifiziert und relevante Informationen direkt aus dem Inhalt extrahiert. Wer tiefer in Vorgänge einsteigen möchte, kann Akten und Schriftstücke auf Knopfdruck zusammenfassen lassen oder gezielt Fragen an einzelne Dokumente und ganze Akten stellen – und erhält Antworten direkt aus dem Inhalt.

regisafe GenAI: eine speziell für Verwaltungen entwickelte KI-Lösung, die sich nahtlos in regisafe integriert.
GenAI Dokumentenassistent ist eine Funktion des Moduls regisafe GenAI, der zentralen KI-Plattform von regisafe für die öffentliche Verwaltung. Das Modul bündelt alle KI-gestützten Funktionen unter einem Dach und wird kontinuierlich erweitert.

Die Funktionen

Die KI-Funktionen von regisafe basieren auf einer modernen, sicheren Technologieplattform, die künstliche Intelligenz direkt mit Ihren Dokumenten und Akten verbindet. So liefert die KI keine allgemeinen Antworten, sondern präzise Informationen — auf Basis Ihrer konkreten Inhalte in regisafe.

Dokumenteneingang

Eingehende Dokumente werden automatisch erkannt, Metadaten extrahiert und gespeichert.

Chat

Gezielte Fragen an einzelne oder mehrere Schriftstücke – oder auch ganze Akten. Die Antworten kommen direkt aus dem Inhalt.

Zusammenfassung

Dokumente und Akten werden auf Knopfdruck zusammengefasst – in gewünschter Länge und passendem Sprachstil.

Die Funktionen und Vorteile

Dokumenteneingang

  • Automatische Erkennung von Dokumenten
  • KI-gestützte Erfassung von Daten im Dokument
  • Strukturierte Speicherung als Metadaten
  • Konfidenzwert sichert die Datenqualität
  • Volle Workflow-Integration
  • Anbindung an den digitalen Posteingang
  • DSGVO-konforme Datenverarbeitung

Chat

  • Gezielte Fragen an einzelne Dokumente, mehrere Schriftstücke oder ganze Akten
  • Antworten ausschließlich auf Basis des tatsächlichen Inhalts
  • Berücksichtigung vorheriger Fragen im selben Chat
  • Weitere Dokumente können während eines laufenden Chats hinzugefügt werden

Zusammenfassung

  • Zusammenfassung einzelner Dokumente oder ganzer Akten
  • Flexible Anpassung von Länge und Sprachstil
  • Erhebliche Zeitersparnis bei umfangreichen Vorgängen
  • Unterstützt bestehende Benutzerberechtigungen

Einsatzbeispiele

  • Rechnungseingang:
    Beträge, IBAN und Zahlungsfristen werden automatisch extrahiert und als Metadaten gespeichert. Anschließend lassen sich gezielt Fragen an die Rechnung stellen, z. B. zur Fälligkeit oder zum Auftraggeber.
  • Vertragsverwaltung:
    Vertragsbeginn, Laufzeit und Kündigungsfristen werden automatisch erkannt. Umfangreiche Vertragswerke lassen sich auf Knopfdruck zusammenfassen.
  • Eingehende Bürgeranliegen:
    Automatische Klassifikation nach Thema (z. B. Müll, Straßenverkehr, Soziales) und direkte Zuweisung an die zuständige Fachabteilung
  • Vorgangsrecherche:
    Mitarbeitende stellen gezielte Fragen an einen laufenden Vorgang und erhalten Antworten direkt aus dem Akteninhalt, ohne Dokument für Dokument zu öffnen.
  • Umfangreiche Akten:
    Komplexe Vorgänge mit vielen Schriftstücken werden automatisch zusammengefasst — für einen schnellen Überblick beim Einstieg in einen neuen Fall.
  • Schriftverkehr mit externen Dienstleistern:
    Automatische Erkennung des Fachbezugs und Weiterleitung an die zuständige Organisationseinheit. Relevante Informationen werden dabei direkt extrahiert und strukturiert abgelegt.

Medien, Informationen und Webinare

AUDIO

Der Praxis-Check – kurz auf der Tonspur erklärt

VIDEO

Wie der regisafe Posteingangsassistent (KI) Ihren Posteingang in einen strukturierten Prozessstart verwandelt.

PRODUKTUNTERLAGEN

Alle Informationen im PDF als Download

Produktunterlagen

Webinare

Kostenlose Vorstellung des GenAI Dokumentenassistenten

Webinar: Gen AI Dokumentenassistent mit Chat & Zusammenfassung
Webinar: Gen AI Dokumentenassistent im Posteingang

Video

Kurzer Einblick in die Funktionen des GenAI Dokumentenassistenten

Die Vorteile des GenAI Dokumentenassistenten

  • Erhöhte Effizienz durch Standardisierung und Automatisierung von Routineaufgaben
  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Verwaltungsvorgänge
  • Reduzierung von Durchlaufzeiten und Verbesserung der Bürgerservicequalität
  • Funktions- und Ablauftests von erstellen Workflows in abgeschirmter Testumgebung
  • Minimierung von Fehlerquoten durch strukturierte Prozessabläufe
  • Erleichterte Einhaltung gesetzlicher Fristen und Compliance-Anforderungen
  • Flexible Anpassung an individuelle Verwaltungsstrukturen und -prozesse

Datenschutz & Sicherheit

  • Keine Speicherung von Daten außerhalb von regisafe
  • Unterstützung DSGVO-konformer KI-Anbieter
  • KI-Verarbeitung über STACKIT AI Modell Serving
  • Individuell konfigurierbare Steuerung, welche Daten verarbeitet werden
  • KI liefert Vorschläge, keine Entscheidungen

Technische Voraussetzung

  • Internetzugang
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