GenAI Dokumentenassistent • regisafe GmbH

Die KI für die alltägliche Dokumentenarbeit

Der regisafe GenAI Dokumentenassistent bündelt KI-Funktionen rund um Dokumente und Akten unter einem Dach. Eingehende Dokumente werden automatisch klassifiziert und relevante Informationen direkt aus dem Inhalt extrahiert. Wer tiefer in Vorgänge einsteigen möchte, kann Akten und Schriftstücke auf Knopfdruck zusammenfassen lassen oder gezielt Fragen an einzelne Dokumente und ganze Akten stellen – und erhält Antworten direkt aus dem Inhalt.

regisafe GenAI: eine speziell für Verwaltungen entwickelte KI-Lösung, die sich nahtlos in regisafe integriert.
GenAI Dokumentenassistent ist eine Funktion des Moduls regisafe GenAI, der zentralen KI-Plattform von regisafe für die öffentliche Verwaltung. Das Modul bündelt alle KI-gestützten Funktionen unter einem Dach und wird kontinuierlich erweitert.

Die Funktionen

Die KI-Funktionen von regisafe basieren auf einer modernen, sicheren Technologieplattform, die künstliche Intelligenz direkt mit Ihren Dokumenten und Akten verbindet. So liefert die KI keine allgemeinen Antworten, sondern präzise Informationen — auf Basis Ihrer konkreten Inhalte in regisafe.

Dokumenteneingang

Eingehende Dokumente werden automatisch erkannt, Metadaten extrahiert und gespeichert.

Chat

Gezielte Fragen an einzelne oder mehrere Schriftstücke – oder auch ganze Akten. Die Antworten kommen direkt aus dem Inhalt.

Zusammenfassung

Dokumente und Akten werden auf Knopfdruck zusammengefasst – in gewünschter Länge und passendem Sprachstil.

Die Vorteile

Dokumenteneingang

Automatische Erkennung von Dokumenten
KI-gestützte Erfassung von Daten im Dokument
Strukturierte Speicherung als Metadaten
Konfidenzwert sichert die Datenqualität
Volle Workflow-Integration
Anbindung an den digitalen Posteingang
DSGVO-konforme Datenverarbeitung

Chat

Gezielte Fragen an einzelne Dokumente, mehrere Schriftstücke oder ganze Akten
Antworten ausschließlich auf Basis des tatsächlichen Inhalts
Berücksichtigung vorheriger Fragen im selben Chat
Weitere Dokumente können während eines laufenden Chats hinzugefügt werden

Zusammenfassung

Zusammenfassung einzelner Dokumente oder ganzer Akten
Flexible Anpassung von Länge und Sprachstil
Erhebliche Zeitersparnis bei umfangreichen Vorgängen
Unterstützt bestehende Benutzerberechtigungen

Einsatzbeispiele

Rechnungseingang:
Beträge, IBAN und Zahlungsfristen werden automatisch extrahiert und als Metadaten gespeichert. Anschließend lassen sich gezielt Fragen an die Rechnung stellen, z. B. zur Fälligkeit oder zum Auftraggeber.
Vertragsverwaltung:
Vertragsbeginn, Laufzeit und Kündigungsfristen werden automatisch erkannt. Umfangreiche Vertragswerke lassen sich auf Knopfdruck zusammenfassen.
Eingehende Bürgeranliegen:
Automatische Klassifikation nach Thema (z. B. Müll, Straßenverkehr, Soziales) und direkte Zuweisung an die zuständige Fachabteilung

Vorgangsrecherche:
Mitarbeitende stellen gezielte Fragen an einen laufenden Vorgang und erhalten Antworten direkt aus dem Akteninhalt, ohne Dokument für Dokument zu öffnen.
Umfangreiche Akten:
Komplexe Vorgänge mit vielen Schriftstücken werden automatisch zusammengefasst — für einen schnellen Überblick beim Einstieg in einen neuen Fall.
Schriftverkehr mit externen Dienstleistern:
Automatische Erkennung des Fachbezugs und Weiterleitung an die zuständige Organisationseinheit. Relevante Informationen werden dabei direkt extrahiert und strukturiert abgelegt.