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Effiziente Sitzungsdokumentation – KI übernimmt, Sie sparen Zeit.
Die Herausforderung für Schriftführer: Mehr Aufgaben als Zeit. Während einer Gremiensitzung sind zahlreiche Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen: Notizen machen, technische Unterstützung leisten, das Teilnehmermanagement koordinieren und Abstimmungen im Blick behalten. Die Protokollerstellung gerät dabei oft unter Zeitdruck, und wichtige Details können verloren gehen. Der regisafe-Sitzungsassistent (KI) bietet eine intelligente Lösung, um diese Herausforderung zu meistern.
KI-gestützte Protokollierung – weniger Aufwand, mehr Präzision
Der regisafe-Sitzungsassistent (KI) optimiert die Protokollführung kommunaler Gremiensitzungen durch den Einsatz künstlicher Intelligenz. Basierend auf Audioaufnahmen erstellt das System eine präzise Transkription und generiert automatisch eine strukturierte Zusammenfassung der einzelnen Tagesordnungspunkte. Der manuelle Aufwand für die Protokollerstellung reduziert sich so erheblich und stellt eine vollständige, nachvollziehbare Dokumentation sicher.
Vollintegrierte KI-Lösung
Die nahtlose Integration in regisafe und das Ratsinformationssystem ermöglicht eine durchgängige Verarbeitung: Von der Audioaufnahme, die in regisafe hochgeladen wird, über die KI-gestützte Analyse bis zur Bereitstellung der Zusammenfassung für die finale Niederschrift. Der Protokollführer kann die erstellten Texte prüfen, anpassen und direkt in die Sitzungsergebnisse übernehmen.
Funktionen des regisafe-Sitzungsassistenten (KI)
- Automatische Transkription der Sitzung
Umwandlung von Audioaufnahmen in schriftlichen Text - KI-gestützte Zusammenfassung der TOPs
Erzeugung prägnanter Zusammenfassungen pro Tagesordnungspunkt - Nahtlose Integration in regisafe und RIS
Direktes Hochladen und Verknüpfung mit den Sitzungsvorgängen - Einfache Prüfung und Nachbearbeitung
Protokollführer kann Zusammenfassungen vor der finalen Übernahme anpassen - Strukturierte Ablage
Automatische Zuordnung der Zusammenfassungen zu den jeweiligen Sitzungen
Vorteile des regisafe-Sitzungsassistenten (KI)
- Zeitersparnis
Wegfall der manuellen Transkription und Protokollierung - Höhere Dokumentationsqualität
Standardisierte und gut strukturierte Sitzungsprotokolle - Einfache Nutzung
Drag & Drop-Upload der Audioaufnahmen, automatische Verarbeitung - Flexibilität und Kontrolle
Möglichkeit zur Bearbeitung und Anpassung durch den Protokollführer - DSGVO-konform
Sicherstellung eines datenschutzkonformen Umgangs mit Sitzungsinhalten.
Sicherheit und Datenschutz
Der regisafe-Sitzungsassistent (KI) wird auf einer DSGVO-konformen Serverumgebung bei der Firma Hetzner in Deutschland betrieben. Dies gewährleistet höchste Sicherheitsstandards und den Schutz sensibler Sitzungsdaten.
- Hosting in Deutschland
Speicherung und Verarbeitung auf sicheren Hetzner-Servern mit höchsten Datenschutzstandards. - DSGVO-Konformität
Vollständige Einhaltung der europäischen Datenschutzvorgaben für öffentliche Verwaltungen.
Durch diese Maßnahmen können Kommunen und Verwaltungen sicherstellen, dass ihre Sitzungsdokumentation unter höchsten Sicherheits- und Datenschutzstandards verarbeitet wird.