Effiziente Sitzungsdokumentation – KI unterstützt, Sie sparen Zeit.

Die Herausforderung für Schriftführer: Mehr Aufgaben als Zeit. Während einer Gremiensitzung sind zahlreiche Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen: Notizen machen, technische Unterstützung leisten, das Teilnehmermanagement koordinieren und Abstimmungen im Blick behalten. Die Protokollerstellung gerät dabei oft unter Zeitdruck, und wichtige Details können verloren gehen. Der regisafe-Sitzungsassistent (KI) bietet eine intelligente Lösung, um diese Herausforderung zu meistern.

KI-gestützte Protokollierung – weniger Aufwand, mehr Präzision

Der regisafe-Sitzungsassistent (KI) optimiert die Protokollführung kommunaler Gremiensitzungen durch den Einsatz künstlicher Intelligenz. Basierend auf Audioaufnahmen erstellt das System eine präzise Transkription und generiert automatisch eine strukturierte Zusammenfassung der einzelnen Tagesordnungspunkte. Der manuelle Aufwand für die Protokollerstellung reduziert sich so erheblich und stellt eine vollständige, nachvollziehbare Dokumentation sicher.

Vollintegrierte KI-Lösung

Die nahtlose Integration in regisafe und das Ratsinformationssystem ermöglicht eine durchgängige Verarbeitung: Von der Audioaufnahme, die in regisafe hochgeladen wird, über die KI-gestützte Analyse bis zur Bereitstellung der Zusammenfassung für die finale Niederschrift. Der Protokollführer kann die erstellten Texte prüfen, anpassen und direkt in die Sitzungsergebnisse übernehmen.

KI-unterstützte Zusammenfassung von Gremienprotokollen - visual selection

Funktionen des regisafe-Sitzungsassistenten (KI)

Automatische Transkription der Sitzung
Umwandlung von Audioaufnahmen in schriftlichen Text
KI-gestützte Zusammenfassung der TOPs
Erzeugung prägnanter Zusammenfassungen pro Tagesordnungspunkt
Nahtlose Integration in regisafe und RIS
Direktes Hochladen und Verknüpfung mit den Sitzungsvorgängen
Einfache Prüfung und Nachbearbeitung
Protokollführer kann Zusammenfassungen vor der finalen Übernahme anpassen
Strukturierte Ablage
Automatische Zuordnung der Zusammenfassungen zu den jeweiligen Sitzungen

Vorteile des regisafe-Sitzungsassistenten (KI)

Zeitersparnis
Wegfall der manuellen Transkription und Protokollierung
Höhere Dokumentationsqualität
Standardisierte und gut strukturierte Sitzungsprotokolle
Einfache Nutzung
Drag & Drop-Upload der Audioaufnahmen, automatische Verarbeitung
Flexibilität und Kontrolle
Möglichkeit zur Bearbeitung und Anpassung durch den Protokollführer
DSGVO-konform
Sicherstellung eines datenschutzkonformen Umgangs mit Sitzungsinhalten.

Den regisafe-Sitzungsassistenten (KI) im Webinar kennenlernen.
Sie wollen mehr erfahren? Dann informieren Sie sich gerne in einem unserer kostenfreien Info-Webinare. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!

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Der regisafe-Sitzungsassistent (KI) – alles auf einen Blick
Das Wichtigste zusammengefasst: Der Flyer zum regisafe-Sitzungsassistent (KI) bietet einen Überblick und steht hier zum Download bereit.

Flyer anschauen

Sicherheit und Datenschutz

Der regisafe-Sitzungsassistent (KI) wird auf einer DSGVO-konformen Serverumgebung bei der Firma Hetzner in Deutschland betrieben. Dies gewährleistet höchste Sicherheitsstandards und den Schutz sensibler Sitzungsdaten.

Hosting in Deutschland
Speicherung und Verarbeitung auf sicheren Hetzner-Servern mit höchsten Datenschutzstandards.
DSGVO-Konformität
Vollständige Einhaltung der europäischen Datenschutzvorgaben für öffentliche Verwaltungen.

Durch diese Maßnahmen können Kommunen und Verwaltungen sicherstellen, dass ihre Sitzungsdokumentation unter höchsten Sicherheits- und Datenschutzstandards verarbeitet wird.

FAQ zu Sicherheit und Datenschutz

Wo werden die Audioaufnahmen und die generierten Texte gespeichert und verarbeitet?

Die Daten werden in einer in Deutschland befindlichen und gesicherten Cloud gespeichert

Wie lange werden die Aufnahmen und Transkripte gespeichert?

Audio, Transkript, Zusammenfassung werden für eine Woche in der Cloud gespeichert und anschließend automatisch gelöscht. Nicht gelöscht werden Transaktionsdaten wie Datum oder Datengröße. Diese sind aus Gründen der Abrechnung und Dokumentation erforderlich.

Können die Aufnahmen nach der Verarbeitung manuell gelöscht werden?

Die Daten können in regisafe gelöscht werden. In der Cloud sind die Daten eine Woche verfügbar bis zur automischen Löschung. Eine manuelle Löschung der Daten in der Cloud ist durch regisafe-Benutzer nicht möglich.

Wer hat Zugriff auf die Audioaufnahmen und die erstellten Transkripte?

Die Zugriffsmöglichkeiten ergeben sich aus der Rechte- und Rollenverwaltung in regisafe und können durch den Admin individuell festgelegt werden.

Entspricht die Verarbeitung der Daten den Anforderungen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)?

Die Verarbeitung der Daten erfolgt DSGVO-konform und unter Einhaltung von höchsten Sicherheitsstandards in einer Cloud in Deutschland.

Wie geht das System mit personenbezogenen Daten um, die in den Sitzungen besprochen werden?

Personenbezogene Daten werden unverändert in den Audiodaten und nachfolgend in den Texten gespeichert. Der Upload der Daten darf nur mit Einverständniserklärung aller an der Sitzung beteiligten Personen erfolgen.

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regisafe- Sitzungsassistent (KI)