Der Dokumenten-
Die Durchlaufstationen eines Dokuments
Das „Leben“ eines Dokuments (Schriftstücks) wird als Dokumenten-Lebenszyklus bezeichnet und meint damit die Phasen von der Erstellung und Bearbeitung bis zur Archivierung und Löschung des Dokuments (Schriftstücks). Dazwischen liegen weitere Phasen, die je nach individueller Situation und den Prozessen in öffentlichen Verwaltungen variieren können. Wie sich die Anforderungen an das Dokumentenmanagement mit jeder Phase ändern und was dies für Ihr Dokumentenmanagement-System bedeutet, wird hier kurz beleuchtet.
Der Dokumenten-Lebenszyklus
Teilbereiche des Dokumentenmanagements wie die Erfassung, Erstellung, Verarbeitung, Bearbeitung, Archivierung, und Löschung stellen die einzelnen Phasen im Dokumentenlebenszyklus dar. In jeder Phase des Dokuments (Schriftstücks) ändern sich die organisatorischen und zeitlichen Notwendigkeiten für eine effektive Datenverwaltung. Die E-Akte bildet dabei den gesamten Lebenszyklus ab.
Die vier Phasen des Dokumenten-Lebenszyklus
1. Erstellung via Post oder E-Mail, Bearbeitung und Ablage
Dokumente werden auf zwei Arten erstellt, entweder es wird selbst erstellt oder auch per Post oder via E-Mail erhalten. Für beide Dokument-Arten besteht die Aufgabe in dieser Phase darin, das Dokument zu bearbeiten und sinnvoll zu erfassen und in den richtigen E-Akten abzulegen. Dies erleichtert das Suchen und Finden bei der Weiterverarbeitung des Dokuments enorm. Beim Speichern und Ablegen des Dokuments werden die jeweiligen Dokumente mit bestimmten Attributen, wie z. B. Zugriffsberechtigungen, Bearbeitungszeiträumen und Aufbewahrungsfristen hinterlegt.
2. Transferphase
regisafe bietet dabei einen maßgeblichen Vorteil: Dokumente können jederzeit, von überall und auch gleichzeitig eingesehen werden. Kurze Suchzeiten und die digitale Unterstützung Ihrer Arbeitsabläufe reduzieren die Bearbeitungs- und Suchzeiten. Bearbeitungsstände sowie eine personenbezogene Versionskontrolle schaffen mehr Transparenz und eine einfachere Kontrolle über die Dokumente. Der Abschluss des Prozesses erfolgt mit der Weiterverteilung. Entscheidend ist hier, dass die Bearbeitung abgeschlossen ist und das Dokument freigegeben wird. In der Nutzungsphase eines Dokuments werden die darin enthaltenen Informationen ständig oder wiederholt genutzt. In dieser Phase ist ein einfacher und permanenter Zugriff von großer Bedeutung. Auch Änderungen oder Ergänzungen können in dieser Phase erfolgen. Das Dokument geht dann wieder in die Bearbeitungs- und Verbreitungsphase über.
3. Zwischenarchiv
Dokumente, die in der öffentlichen Verwaltung verbreitet werden, müssen nach einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist archiviert werden. Die Länge der Aufbewahrungsfrist ist abhängig von der Art des Dokuments und der jeweiligen Relevanz bzw. Rechtsgrundlage. Gerade im Hinblick auf Dokumente, die aufgrund von Vorgaben zum Beweiserhalt der Langzeitspeicherung unterliegen, ist dies eine riesige Erleichterung und zwingend für die E-Akte.
Kontaktieren Sie uns. Wir beraten Sie gerne!
regisafe-Lösungen
Sie kennen regisafe noch nicht und möchten sich beraten lassen? Finden Sie hier Ihren Ansprechpartner:
Support
Sie setzen regisafe bereits ein und benötigen Support? Dann kontaktieren Sie hier unser Support-Team:
regisafe Akademie
Sie interessieren sich für regisafe-Seminare und weitere Lernangebote? Hier geht es zur regisafe Akademie: