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Ein wichtiger Baustein
In Obertshausen gelingt die digitale Zusammenarbeit bei kommunalen Projekten
Seit 2018 zählt die Stadt Obertshausen zu den regisafe-Kunden. DMS-seitig wurde im Laufe der Zeit eine umfangreiche Basis für die digitale Verwaltung inklusive Sitzungsdienst, Ratsinformationssystem und Schnittstellenbandbreite geschaffen. Um nun auch die Kommunikation mit externen Partnern zu erleichtern, hat Obertshausen als erste hessische Kommune das regisafe-Projektportal implementiert und bereits vollumfänglich im Einsatz.
In den vergangenen Jahren hat sich vor Ort in Obertshausen viel getan. Ab 2018 kam regisafe als DMS zum Einsatz. Ab 2020 wurde regisafe im Rathaus wie auch für die Außenstellen der Verwaltung zum ‚Pflichtprogramm`. Dass die Implementierung perfekt gelang, ist nicht zuletzt den zahlreichen Inhouse-Schulungen und dem Engagement der IT und Fach-Teams geschuldet. Seit 2020 leistet IT-Experte Andreas Lechner aktiven Support bei allen Anwendungsfragen und sorgt dafür, dass alte Denkweisen weichen und digitale Arbeitsformen Einzug halten. Rückendeckung erhält er dabei von Bürgermeister Manuel Friedrich, der die Digitalisierung der Kommune gezielt vorantreibt und neben der ideellen Unterstützung auch die benötigten finanziellen Mittel bereitstellt.
„Ohne den User klappt es nicht.“
„Ohne den User klappt es nicht“ – diese Erkenntnis haben die Obertshausener in ein intensives Schulungsprogramm umgesetzt, das federführend von Emanuele Capasso, Fachdienstleitung Organisation und Gremien, betreut wird. Gruppen- und Einzelunterricht, Unterstützung bei konkreten Anwendungsfragen zu einzelnen Funktionen und eine spürbare Begeisterung für die digitalen Vorteile: Mit diesen Mitteln nimmt die Kommune ihre Mitarbeitenden auf dem Weg in die digitale Zukunft mit. Die interne Erleichterung von Arbeitsprozessen ebnete den Weg für mehr. Mit dem Einsatz des regisafe-Projektportals werden nun auch Externe in die regisafe-Welt integriert.
Speziell im Bauamt ist ein reibungsloser Austausch der meist datenintensiven Unterlagen erforderlich. Daher stand dieser Fachbereich ganz oben auf der Agenda bei der Einführung des Projektportals. Automatisierte Zuordnung von Dokumenten, mehr Schnelligkeit in der Vorgangsbearbeitung, weniger Administrationsaufwand: Von diesen Vorteilen profitieren die Mitarbeitenden jetzt bei der Zusammenarbeit mit den Projektpartnern der Stadtverwaltung. Nach einer Testphase ist es nun möglich, sich per regisafe-Projektportal schnell und medienbruchfrei auszutauschen. Stadtentwicklung, Liegenschafts- und Gebäudemanagement, Standortanalysen: Die zahlreichen Anwendungsfälle des Projektportals im Bausektor wurden inhouse definiert und die Projektbeteiligten entsprechend eingewiesen.
„Portale sind die Zukunft bei der kommunalen Zusammenarbeit.“
Aktuell ist das regisafe-Projektportal bei einem von langer Hand geplanten Großprojekt sehr hilfreich: Seit Oktober letzten Jahres hat die Planung für das neue örtliche Rathaus nun deutlich an Fahrt aufgenommen. Das Projektportal findet dabei seitens der Anwender großen Anklang. Externe User wie Bauunternehmer und Architekten nutzen dieses intensiv im Rahmen der Projekte. Die Bedienung ist dank der selbsterklärenden Funktionen des Portals kein Problem. Abläufe werden effizienter, da Projektunterlagen direkt zur Verfügung gestellt werden können, was viele administrative Arbeitsschritte einspart. Auch dass der integrierte Virenscanner die größtmögliche Sicherheit beim Datenaustausch gewährleistet, die eingehenden Unterlagen bereits vorsortiert eingehen und bisherige Datenlimits kein Thema mehr sind, macht die Zusammenarbeit von Verwaltung und Partnern deutlich einfacher.
Dabei soll es nicht allein bei der Nutzung durch das Bauamt bleiben. Bereits jetzt gibt es viele Ideen zum weiteren Roll-out des Projektportals in der Verwaltung. Zusätzliche Anwendungsmöglichkeiten werden vor allem in den Bereichen Sport, Kultur und Bildung gesehen. Themen also, bei denen der Austausch mit Externen unverzichtbar ist. Künftig soll das Projektportal auch in diesen Feldern die Kommunikation mit Außenstehenden erleichtern.
Dem Projektportal gehört die Zukunft bei der kommunalen Zusammenarbeit mit externen Partnern. In Obertshausen nimmt der Einsatz des Portals währenddessen weiter Fahrt auf, unterstützt das Verwaltungsteam bei kommunalen Projekten und baut administrative Hürden ab.