Auch E-Akten haben ihren eigenen Lebenszyklus. Nach der Neuanlage werden sie mit Metadaten gepflegt und Schriftstücken gefüllt, bis sie abschließend bearbeitet wurden. Nun gerät die E-Akte in Vergessenheit, während ihr Status oftmals „in Bearbeitung“ verbleibt. Niemand widmet ihr mehr Aufmerksamkeit und trotzdem taucht sie in der Suche immer wieder auf, zum Leidwesen der Sachbearbeitung.
Unter Langzeitspeicherung verstehen wir die Verlagerung der abgeschlossenen E-Akten in den passiven Datenbestand.
Die Aussonderung beinhaltet das Anbieten der E-Akten an das Archiv.
Die Dokumentenarchivierung stellt die endgültige Sicherung der E-Akten im zuständigen Archiv dar.
Die Verwaltung muss die sichere und rechtskonforme Speicherung von elektronischen Dokumenten in E-Akten und Vorgängen gewährleisten. Es bietet sich an, bereits beim Anlegen von E-Akten und Schriftstücken die Anforderungen für die Langzeitspeicherung zu berücksichtigen. Noch keine Aufbewahrungsfristen eingepflegt? Wir unterstützen auch bei der nachträglichen Eingabe von Aufbewahrungsfristen.
Mithilfe des Moduls „Altregistratur“ können in den E-Akten enthaltene Schriftstücke mit dem „PDF/A-Konverter“ in ein langzeitspeicherfähiges Format konvertiert werden. Anschließend können diese E-Akten aus dem aktiven in den passiven E-Aktenbestand überführt werden und tauchen nun nicht mehr bei der Suche im aktiven E-Aktenbestand auf.
Für die rechtskonforme und sichere Archivierung von E-Akten mit Schriftstücken erfüllt regisafe alle fachlichen und technischen Anforderungen der Langzeitspeicherung. Dabei erstellt der „PDF/A-Konverter“ hochkomprimierte PDF/A Dateien, die sich besonders für die Langzeitspeicherung eignen, da sie auch nach Jahren unverändert angezeigt und gedruckt werden können.
Mit dem Ende der Aufbewahrungsfrist endet der Lebenszyklus jeder E-Akte. Die Aussonderung, also das Anbieten der E-Akten an das Archiv, entspricht dem Prinzip der Datenminimierung und respektiert das Recht auf Vergessenwerden. Sie umfasst die Schritte der Anbietung, Bewertung und Abgabe von Unterlagen an das Archiv oder die endgültige Löschung. Diesen Prozess kann regisafe beratend begleiten.
Langzeitspeicherung leicht gemacht
In diesem Webinar präsentieren wir Ihnen praxisnahe Anleitungen, wie Sie Benutzerrechte, Systemeinstellungen und Aufbewahrungsfristen in regisafe optimal einsetzen, um die Langzeitspeicherung erfolgreich umzusetzen.
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