regisafe kann eintreffende E-Rechnungen lesen und an HKR-Systeme weiterleiten. Dabei sind alle Rechnungsprozesse vollständig digital, transparent und somit stets nachvollziehbar. Außerdem ist die Verknüpfung mit Workflows und der E-Akte in regisafe auch richtig clever. Da freut sich nicht nur das Sparschwein über die E-Rechnung, sondern das gesamte Team.
verpflichtende Anforderungen
Seit April 2020 sind alle Kommunen verpflichtet Rechnungen digital empfangen und weiterverarbeiten zu können. Die europäische Richtlinie 204/55/EU definiert den Begriff „elektronische Rechnung“ dabei als: Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Was ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Die elektronische Übermittlung und medienbruchfreie Verarbeitung der E-Rechnung spart nachweislich Zeit und Geld. Aufwendige papierbasierte Prozesse entfallen, sowohl beim Versender als auch beim Empfänger.
Empfangen, prüfen und an HKR-Verfahren übergeben
Für die Verarbeitung von Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung gibt es eine Vielzahl an HKR-Systemen, in denen die Rechnungen rechtssicher zu dokumentieren sind. regisafe bietet Schnittstellen zu vielen gängigen HKR-Fachverfahren. So ergeben sich für Verwaltungen, die regisafe als zentrales Dokumentenmanagementsystem im Einsatz haben, komfortable Möglichkeiten rund um den Empfang von E-Rechnungen. Zur Ansicht eingehender E-Rechnungen ist lediglich der Schriftstück-Viewer von regisafe erforderlich. Wir empfehlen außerdem den Einsatz des Mail/Wiedervorlage-Moduls, denn so können E-Rechnungen auch direkt in regisafe eingehen. regisafe-Kunden, die das Modul Mail/Wiedervorlage in Kombination mit der Exchange-Synchronisation nutzen, profitieren außerdem vom Zusammenspiel zwischen regisafe und Outlook. Anderenfalls können E-Rechnungen auch via Drag & Drop ganz einfach in regisafe integriert werden. Für die weitere Verarbeitung im HKR-System werden E-Rechnungen unkompliziert via Schnittstelle übertragen.
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