Dokumentenmanagement
Warum ein DMS?
Umfassende und zeitlose Verfügbarkeit aller Dokumente
Dokumente umgeben uns tagtäglich. Neben Originaldokumenten liegen Dokumente oft als Abschriften oder Kopien vor. Ob handschriftlich oder mit Maschinenschrift erstellt, ob auf Papier oder digital erzeugt bzw. abgelegt, ob Protokoll, E-Mail, Urkunde oder Scan, …: Alles das sind Dokumente. Auch visuelle Medien wie Fotos, Grafiken, Diagramme, Tabellen sowie Video- und Tonaufnahmen gelten heute als Dokument.
Unter Dokumentenmanagement wird meist die geordnete Ablage von Dokumenten verstanden. Damit ist zwar die Grundlage für eine Dokumentenverwaltung geschaffen, doch das Dokumentenmanagement deckt weit mehr Funktionen ab. Beim Dokumentenmanagement werden Dokumente zur aktiven Überwachung und Beeinflussung der Geschäftsprozesse nutzbar gemacht. Informationen werden somit für alle zuständigen Mitarbeiter aktuell gehalten und sind schnell verfügbar.