Ein Baugenehmigungsverfahren erzeugt eine Vielzahl von Dokumenten und endet mit einer Entscheidung im Gremium. regisafe GenAI begleitet diesen Prozess von Anfang bis Ende: intelligent, sicher und nahtlos in die bestehende Verwaltungsarbeit integriert.
Vom Bauantrag bis zum Beschluss:
regisafe GenAI bündelt zwei spezialisierte Module unter einem Dach:
Der GenAI Dokumentenassistent unterstützt die tägliche Dokumentenarbeit mit automatischem Eingang, Chat-Funktion und Zusammenfassung.
Die GenAI Niederschrift übernimmt die KI-gestützte Protokollierung von Gremiensitzungen.
Beide Module greifen im Baugenehmigungsverfahren nahtlos ineinander.
Die Ausgangslage: Aufwand an jeder Ecke
Baugenehmigungsverfahren gehören zu den dokumentenintensivsten Vorgängen in einer kommunalen Verwaltung. Baupläne, Lageplan, Statik, Nachweise, Stellungnahmen – pro Antrag können schnell Dutzende Schriftstücke zusammenkommen. Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter müssen sich durch umfangreiche Akten arbeiten, relevante Informationen manuell heraussuchen und Vorgänge koordinieren. Am Ende des Verfahrens folgt oft eine Beratung im Bauausschuss – mit Protokollpflicht und Zeitdruck für den Schriftführer.
regisafe GenAI begleitet das Baugenehmigungsverfahren in zwei zentralen Phasen:
Von der ersten Dokumentenannahme bis zur abschließenden Beschlussfassung im Gremium.
Phase 1
Eingang des Bauantrags und Sachbearbeitung:
GenAI Dokumentenassistent
- Dokumenteneingang: Sobald ein Bauantrag eingeht, übernimmt der regisafe GenAI Dokumentenassistent die erste Arbeit: Eingehende Unterlagen werden automatisch erkannt, klassifiziert und relevante Metadaten: Antragsteller, Grundstücksnummer oder Art des Bauvorhabens. Diese werden direkt extrahiert und strukturiert gespeichert. Der manuelle Erfassungsaufwand entfällt.
Im weiteren Verfahren profitieren die Sachbearbeitenden von zwei weiteren KI-Funktionen:
- Chat mit der Akte: Statt jedes Dokument einzeln zu öffnen, können gezielte Fragen direkt an die gesamte Bauakte gestellt werden, wie z.B.: „Welche Abstandsflächen wurden beantragt?“ oder „Liegt die Zustimmung des Nachbarn vor?“ Die Antwort kommt direkt aus dem Akteninhalt.
- Automatische Zusammenfassung: Komplexe Vorgänge mit vielen Schriftstücken werden auf Knopfdruck zusammengefasst. Das ist ideal beim Einstieg in einen laufenden Fall oder zur schnellen Vorbereitung einer Stellungnahme.
Phase 2
Bauausschuss und Protokoll: GenAI Niederschrift
Viele Baugenehmigungsverfahren münden in eine Beratung und Beschlussfassung im Bauausschuss. Hier setzt regisafe GenAI Niederschrift an: Die Sitzungsaufnahme wird per Drag & Drop hochgeladen, die KI transkribiert automatisch und erstellt strukturierte Zusammenfassungen je Tagesordnungspunkt. Der Schriftführer kann die Texte prüfen, anpassen und direkt in das Sitzungsprotokoll übernehmen, ohne die Aufnahme nochmals anhören oder manuell mitschreiben zu müssen.
Das Ergebnis: ein vollständiges, nachvollziehbares Protokoll in deutlich kürzerer Zeit und mehr Kapazität für die eigentliche Sitzungsbegleitung.
Sicherheit und Datenschutz von Anfang an mitgedacht
Alle GenAI-Module sind konsequent DSGVO-konform ausgelegt. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich über Rechenzentren in Deutschland. Daten werden nicht für Trainingszwecke genutzt, und die KI liefert stets Vorschläge, die Entscheidung bleibt beim Menschen. Zugriffsrechte orientieren sich an der bestehenden Nutzer- und Rollenverwaltung in regisafe.
