Wenn ein papierloses
Büro das Ziel ist

Der Umstieg von Aktenordnern auf digitale Archivierung

Machen Sie Schluss mit Papierbergen, die am Ende des Arbeitstages in Aktenschränken verstaut werden müssen. Es geht nämlich schneller, besser und bequemer – es geht digital. Eingehende E-Mails werden direkt elektronisch abgelegt, Rechnungen können zeitnah digitalisiert und bequem abgelegt werden, Online-Anträge werden sofort digital genehmigt. All dies und vieles mehr kann unmittelbar in das elektronische Archiv (DMS) übertragen werden. Das DMS von regisafe steuert dann den weiteren Verlauf der digitalen Dokumente über Workflows. Dabei werden alle Arbeitsprozesse (Freigaben, Kommentare, Änderungen), die ein Dokument auf seinem digitalen Workflow durchläuft, automatisch dokumentiert. Über die Versionskontrolle sind diese zudem jederzeit nachvollziehbar. Ist das Dokument bearbeitet und sind alle damit verbundenen Aufgaben erledigt, wird es sofort rechtskonform im elektronischen Archiv abgelegt.

Die digitale Archivierung

Unter digitaler Archivierung versteht man im Wesentlichen die systematische, unveränderbare und langfristige Speicherung von Schriftstücken auf einem digitalen Datenspeicher. Dabei kann es sich sowohl um papierbasierte Schriftstücke, die im Nachgang digitalisiert wurden, handeln. Aber auch Schriftstücke, die bereits in digitaler Form vorhanden sind wie zum Beispiel E-Mails, elektronisch übermittelte Belege oder Bild-/Videodateien. Ein digitales Archiv ermöglicht nicht nur eine unkomplizierte und platzsparende Speicherung, sondern erleichtert und beschleunigt auch das Auffinden, Bereitstellen und Nutzen von Informationen und Daten.

Vorteile der digitalen Archivierung/Ablage

Zentrale Ablage: In einem elektronischen Archiv legen Sie alle Informationen ab, die sowohl in Papier- als auch in digitaler Form vorhanden sind. E-Mails, Eingangsrechnungen, Bewerbungen, alles kann digital an einer zentralen Stelle in der dafür vorgesehenen E-Akte abgelegt und verwaltet werden.
Die Verkürzung der Arbeitsprozesse: Die Bearbeitungszeiten von Dokumenten können im Idealfall auf mehrere Arbeitsstunden reduziert werden. Dank klarer Definitionen von Berechtigungen und Zuständigkeiten werden die zu bearbeitenden Vorgänge immer sofort nach Abschluss eines Arbeitsschritts dem nächsten zuständigen Bearbeiter digital ” übergeben”.
Finden statt Suchen: Die digitale Archivierung von Dokumenten spart Platz im Vergleich zur traditionellen Ablage in Ordnern. Und unabhängig von der Menge der Dokumente dauert die Suche nach einem Dokument in Ordnern länger als die Suche nach einem Schriftstück oder einzelnen Belegen im DMS.
Rechtliche Grundlagen: Laut Gesetzgebung besteht für bestimmte Dokumente und Unterlagen eine Archivierungspflicht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestimmen auch, wie lange diese aufbewahrt werden müssen. Automatische Aufbewahrungs- und Löschfristen stellen sicher, dass alle relevanten Dokumente rechtskonform archiviert werden. Darüber hinaus können Sie bei Ablauf einer Aufbewahrungsfrist nachweisen, dass die Dokumente tatsächlich gelöscht wurden (z. B. personenbezogene Daten gemäß DSGVO).
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Jedes Schriftstück, das archiviert wird, muss in unveränderbarer Form gespeichert werden. Sollten dennoch Änderungen auftreten, bietet regisafe eine Versionskontrolle, mit der jeder Vorgang nachvollziehbar, verifizierbar und ggf. beweisbar ist.