Sebastian Bast ist Partner und Steuerberater der Terpitz Bast Ronneberger GmbH WPG StBG in Leipzig und seit 2015 auf das Thema § 2b UStG spezialisiert. Er berät Kommunalverwaltungen in ganz Deutschland und nutzt den Umsatzsteuer-Prüfassistenten von regisafe selbst als Vollständigkeitscheck.
2b UStG beschäftigt Kommunen seit Jahren – Übergangsfrist um Übergangsfrist. Warum sollten Verwaltungen das Thema jetzt nicht noch einmal aufschieben?
“Weil die Zeit der Verlängerungen vorbei ist. Der Gesetzgeber hat die Übergangsfrist mehrfach verschoben – 2021, 2023 – und das hat bei vielen Verwaltungen dazu geführt, dass man das Thema immer wieder nach hinten geschoben hat. Das ist menschlich verständlich, aber nicht zwingend von Vorteil. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die neue Unternehmereigenschaft für juristische Personen des öffentlichen Rechts verpflichtend. Es gibt nach meinem aktuellen Kenntnisstand keine weitere Verlängerung. Das bedeutet: Wer bis dahin seine Leistungen nicht geprüft und dokumentiert hat, startet unvorbereitet in ein vollkommen neues steuerrechtliches Umfeld. Ich behaupte, dass dies sogar grob fahrlässig oder vorsätzlich sein kann bei der Frage ob Compliance Verstöße durch den gesetzlichen Vertreter vorliegen und sich spätere Tatbestände der Steuerverkürzung oder Steuerhinterziehung ergeben können.“
Viele Kämmereien sind überzeugt, dass sie § 2b intern im Griff haben. Warum reicht internes Wissen allein oft nicht aus?
“Weil das Steuerrecht hochdynamisch ist und weil es in den meisten Verwaltungen selten eine oder mehrere Personen gibt, die wirklich tief in der Materie steckt oder stecken. § 2b UStG ist kein Thema, das man nebenbei beherrscht. Ich mache seit 2015 nichts anderes und habe ein ganzes Team dafür aufgebaut. Was ich in der Praxis erlebe: Verträge werden evtl. steuerrechtlich geprüft (damit ist ja schon viel gewonnen), irgendwo steht ein Ergebnis – aber niemand weiß mehr, wie es zustande gekommen ist und wer überhaupt dafür verantwortlich ist. Personen die die Prüfung durchgeführt haben gehen in den Ruhestand, haben gekündigt oder sind durch Krankheit verhindert. Und dann kommt die Betriebsprüfung.”
Welche konkreten Konsequenzen drohen einer Kommunalverwaltung, wenn die steuerrechtliche Prüfung von Verträgen nicht sauber dokumentiert ist?
“Ich kann das an einem Fall aus meiner eigenen Praxis festmachen. Ich wurde für eine Betriebsprüfung hinzugezogen, bei der das Finanzamt die steuerrechtliche Einordnung eines Vertrags anzweifelte. Die Kämmerin und der Bürgermeister schauten sich an – und niemand konnte sagen, wie die damalige Entscheidung zustande gekommen war. Die zuständige Mitarbeiterin war schon lange weg. Der Vertrag hatte sich seitdem dreimal geändert, war aber immer gleich weitergebucht worden. Keine Dokumentation, kein Nachweis, kein nachvollziehbarer Weg zur umsatzsteuerrechtlichen Einschätzung. Die Prüferin hat dann ihre eigene Meinung gebildet und die war teuer. Wir mussten im Rechtsbehelfsverfahren dagegen angehen, was die Verwaltung schlussendlich vermeidbar viel Geld gekostet hat. Das wäre mit einer ordentlichen Dokumentation von Anfang an vermeidbar gewesen. Zumindest hätte man eine ganz andere Diskussionsgrundlage geschaffen. Und mit diesem Beispiel predige ich immer das Thema „Tax Compliance“. Hierbei geht es nicht darum einfach nur noch eine Dienstanweisung zu schaffen, die nicht gelesen und angewendet wird, sondern Prozesse zu schaffen die den Übergang der steuerrechtlichen Würdigung in das tägliche Arbeiten verpflichtend ermöglichen. Nur dann ist „das System“ wirksam und angemessen und kann sich auch wie eine Mauer gegen Tatvorwürfe wie Steuerhinterziehung behaupten.”
Was genau meinen Sie, wenn Sie sagen, der Weg zum Ergebnis ist bei einer steuerrechtlichen Prüfung wichtiger als das Ergebnis selbst?
“Bei einer Betriebsprüfung zählt nicht, was jemand meint. Es zählt, wie die Herleitung des umsatzsteuerlichen Ergebnisses erfolgt. Wer zu einem steuerrechtlichen Ergebnis kommt, muss dokumentieren können, wer wann nach welcher Rechtsgrundlage zu dieser Einschätzung gelangt ist. Das Ergebnis allein reicht nicht. Genau das ist das Entscheidende an dem Tool, das regisafe integriert hat: Es dokumentiert nicht nur das Ergebnis, sondern jeden einzelnen Schritt der Prüfung – mit Fundstellen, Rechtsgrundlagen und Zeitstempel. Das ist der Grundsatz wie wir Steuerberater auch an die steuerliche Würdigung solcher Sachverhalte herangehen.”
KI-Tools wie ChatGPT werden immer häufiger auch für steuerrechtliche Fragen eingesetzt. Warum ist das für Kommunalverwaltungen im Kontext von § 2b keine verlässliche Lösung?
“Davon rate ich dringend ab und ich sage das nicht leichtfertig. Allgemeine KI-Tools können die Komplexität von kommunalspezifischen Sachverhalten und steuerrechtlichen Spezialtatbeständen nicht durchdringen. Ein Beispiel: Die Frage nach der umsatzsteuerlichen Organschaft, also einer besonderen steuerlichen Verflechtung zwischen einer Verwaltung und ihrer Tochtergesellschaft, würde eine allgemeine KI m.W.n. in diesem Kontext niemals stellen. Wenn dieser Tatbestand nicht abgeprüft wurde, könnte es zu einer völlig falschen umsatzsteuerlichen Einschätzung kommen. Was man braucht, ist ein Prüfalgorithmus, der auf Basis echter kommunaler Fälle, aktueller Rechtsprechung und der Systematik der Finanzgerichte entwickelt wurde und der laufend aktualisiert wird.”
Viele Verwaltungen arbeiten mit Prüflisten oder Excel-Tabellen, die ein externer Steuerberater einmal erstellt hat. Was spricht dagegen, damit weiterzumachen?
“Das Steuerrecht bewegt sich ständig. Neue BMF-Schreiben, neue Urteile des Bundesfinanzhofs, neue Finanzgerichtsentscheidungen – das passiert laufend. Wer mit einer einmal erstellten Liste arbeitet, die niemand mehr aktualisiert, prüft nach veraltetem Recht und weiß es oft nicht einmal. Der Umsatzsteuer-Prüfassistent in regisafe ist kein statisches Tool, sondern ein Mikroservice, der im Hintergrund kontinuierlich gepflegt wird. Wenn sich etwas ändert, bekommen die Anwender eine automatische Meldung und sehen direkt, welche Anpassungen durchgeführt wurden. Das ist keine Software im klassischen Sinne. Das ist ein lebender Service.”
Für Verwaltungen, die noch gar nicht mit der § 2b-Prüfung begonnen haben: Was raten Sie konkret, und warum sollte man nicht erst 2027 damit anfangen?
“Sofort anfangen und ein Projekt aufsetzen. Wer erst am 1. Januar 2027 beginnt, seine Verträge oder gar sein Leistungsportfolio der Ausgangsleistungen zu prüfen, hat bereits ein Problem, denn die Leistungen unterliegen ab diesem Stichtag ggf. der Umsatzbesteuerung und die Verträge sollten vorher entsprechend angepasst worden sein. Ich empfehle, jetzt systematisch alle relevanten Vertragsarten zu erfassen, zu prüfen und zu dokumentieren. Und eines möchte ich noch ergänzen, weil es oft vergessen wird: Die meisten Verwaltungen werden durch die Umstellung auf § 2b Geld vom Finanzamt zurückbekommen, weil sie erstmals Vorsteuern aus Investitionen geltend machen können. Wenn Verwaltungen dies im Übrigen missachten, dürfte das einen Verstoß gegen das Gebot der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit und gegen den Einnahmenbeschaffungsgrundsatz darstellen, der m.W.n. in den landesrechtlichen Vorschriften stets Einzug hält. Das klingt positiv. Aber ein hoher Vorsteuerabzug löst auch Betriebsprüfungen aus. Das Finanzamt will wissen, warum plötzlich Erstattungen anfallen. Wer dann keine saubere Dokumentation hat, steckt genau in dem Szenario, das ich vorhin beschrieben habe. regisafe ist bietet dafür das Werkzeug. Nicht nur für die Pflicht, sondern auch für die Chance.”
Sebastian Bast, Steuerberater und Partner der Terpitz Bast Ronneberger Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft, Leipzig
Produktinformation
Mit der Umsetzung des § 2b UStG sind Kommunalverwaltungen verpflichtet, für bestimmte Leistungen Umsatzsteuer abzuführen. Ab dem 01.01.2027 gehört die umsatzsteuerrechtliche Prüfung nach § 2b UStG zum Pflichtprogramm von Kommunalverwaltungen.
Blog
Mit der Einführung des § 2b UStG stehen Kommunalverwaltungen vor einer besonderen Herausforderung: die Neubewertung ihrer wirtschaftlichen Tätigkeiten im Hinblick auf die Umsatzsteuerpflicht. Diese gesetzliche Neuerung zwingt die Kommunen, ihre Leistungen kritisch zu hinterfragen.
Webinar
Im Webinar präsentieren wir Ihnen die Lösung, mit der die umsatzsteuerrechtliche Prüfung nach § 2b UStG in regisafe gelingt. Dabei werden steuerliche Kenntnisse genutzt, um eine fundierte Entscheidung zu treffen und dies auch vollständig und rechtskonform zu dokumentieren.
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