Digitale Post in Minuten statt Tagen
Die Gemeinde Westoverledingen optimiert ihren Posteingang mit regisafe
Ein Referenzbericht von Hardy Hessenius, Projekt-Organisator der Gemeinde Westoverledingen
Gemeinde Westoverledingen
- Bundesland: Niedersachsen
- Einwohner: 22.000
- Verwaltungsmitarbeiter: 70
Ausgangssituation
Westoverledingen ist mit rund 22.000 Einwohnerinnen und Einwohnern eine Flächengemeinde: 250 Mitarbeitende sind auf zahlreiche Standorte verteilt, vom Rathaus über Schulen und Kindergärten bis zum Baubetriebshof. Durch die räumliche Verteilung unserer Bereiche war die Weiterleitung von Papierpost mit hohem Aufwand verbunden. Die Verteilung von Informationen kostete Zeit und führte immer wieder zu Rückfragen.
Dokumente schneller verfügbar machen
Unser Ziel war es, den Fluss von Dokumenten und Informationen innerhalb der Verwaltung zu verbessern. Gemeinsam mit regisafe haben wir einen digitalen Posteingangs-Workflow eingeführt. Eingehende Dokumente werden heute digital erfasst, automatisch verteilt und können von mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig bearbeitet werden.
Im Projekt haben wir die Abläufe gemeinsam analysiert und für einzelne Bereiche angepasst. So wurde beispielsweise für den Bereich Soziales ein eigener Posteingangs-Workflow umgesetzt. Hier unterstützen auch die KI-Funktionen von regisafe bei der Benennung und Strukturierung von Dokumenten.
Durch den digitalen Posteingang konnten wir die Verteilung unserer Post von mehreren Tagen auf wenige Minuten reduzieren. Gleichzeitig sorgen klare Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen dafür, dass Informationen zuverlässig weitergegeben werden. Zudem werden alle eingehenden Dokumente zentral im Dokumentenmanagementsystem abgelegt und stehen dort jederzeit zur Verfügung.
Organisation und Technik gemeinsam denken
Die Einführung des Posteingangs-Workflows war für uns vor allem ein Organisationsprojekt. Bei der Analyse unserer Abläufe wurden Schwachstellen sichtbar, die wir zunächst organisatorisch und anschließend technisch gelöst haben. Die Entwicklung des neuen Soll-Prozesses nahm dabei mehr Zeit in Anspruch als die Umsetzung in regisafe.
„Durch die Verwaltungsexpertise von regisafe konnten wir den Workflow nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch sinnvoll gestalten. Dadurch ist ein Prozess entstanden, der im Arbeitsalltag gut funktioniert.“
Hardy Hessenius, Projekt-Organisator, Gemeinde Westoverledingen
Ausblick
Die positiven Erfahrungen bestärken uns darin, Workflows und KI-Lösungen weiter auszubauen. Damit schaffen wir weitere Möglichkeiten, Dokumente effizienter zu bearbeiten und Verwaltungsprozesse nachhaltig zu verbessern.