Stadt Wangen setzt auf regisafe Digital-Fit

Vom Bauchgefühl zur Strategie

Angelika Thinnes, Prozess- und Digitalisierungsmanagerin Hauptverwaltung, Stadt Wangen im Allgäu

Die Stadt Wangen mit rund 29.000 Einwohnern stand vor einer Herausforderung, die viele Kommunen kennen: ein Dokumentenmanagementsystem im Einsatz, das längst nicht
ausgeschöpft wird. Die Verwaltung wollte Klarheit und sehen, wo es eventuell Lücken gab. Deshalb entschied sie sich für die Digital-Fit-Umfrage von regisafe.

Sie sollte die Fakten liefern, um Führungskräfte vom Handlungsbedarf für die Themen Aktenplan, Umgang mit Vorlagen, An- und Ablage sowie Schulungen zu überzeugen.

Große Kreisstadt Wangen im Allgäu

Bundesland: Baden-Württemberg
Einwohner: 29.000
Verwaltungsmitarbeiter: 250

Wenig Aufwand, klare Ergebnisse

Die Digital-Fit-Umfrage von regisafe liefert genau das: ein strukturiertes Befragungstool, das Kenntnisstand und Schulungsbedarf der Belegschaft systematisch erfasst, und dabei der Verwaltung kaum Aufwand abverlangt. Einladung, Erinnerungsmail und Auswertung übernahm regisafe vollständig; die Ergebnisse lagen übersichtlich in Excel und PDF vor.

In Wangen richtete sich die Umfrage an alle PC-Arbeitsplätze der Stadtverwaltung. Der Zeitpunkt war bewusst gewählt: Mitte Januar, kurz nach den Weihnachtsferien – mit dem Rückenwind eines Neuanfangs. Abgefragt wurden die Häufigkeit der regisafe-Nutzung, der Umgang mit Vorlagen und der Neuanlegen-Funktion, die Orientierung im Aktenplan sowie der persönliche Schulungsbedarf und die Bereitschaft, eine Power-User-Rolle zu übernehmen.

Die Zahlen sprechen und öffnen Türen

Lücken taten sich auf, unter anderem bei diesen Themen: Nutzung der Neuanlage und sicherer Umgang mit dem Aktenplan. Sehr ermutigend: Mehrere Mitarbeitende signalisierten, dass sie sich vorstellen könnten, intern als Multiplikatoren (Power User) zu fungieren – ein wichtiges Signal für den nächsten Schritt.

Die Ergebnisse führten unmittelbar zu drei Maßnahmen:

Digi-Lunch: Ein zweiwöchentliches Online-Schulungsformat, niedrigschwellig, aufgezeichnet und auch für Teilzeitkräfte zugänglich.
Power-User-Konzept: Mehrere Mitarbeitende haben sich freiwillig gemeldet und werden künftig als erste Ansprechpersonen in ihrem Fachbereich geschult – für Fragen, Anregungen und den alltäglichen Umgang mit regisafe direkt vor Ort.
Aktenplan 21: Strukturierte Überarbeitung gemeinsam mit den Fachbereichen – für eine einheitliche und nachvollziehbare Ablage.
Roadmap statt Ratlosigkeit: Aus einer einzigen Umfrage entstand ein konkreter Maßnahmenplan – mit klaren Prioritäten, benannten Verantwortlichen und einem realistischen Weg, den Schulungsrückstand systematisch abzubauen.

Grundlage für die Weiterentwicklung

Die Digital-Fit-Umfrage hat also mehr ausgelöst als eine reine Bestandsaufnahme. Was als nüchterne Analyse begann, hat sich als Startsignal für eine Entwicklung entpuppt. Sie gab der Verwaltung die Mittel in die Hand, um eine positive Veränderung herbeizuführen: die Strukturen, Mittel und die Motivation. Nicht mit großem Aufwand, sondern mit dem richtigen Blick auf das, was bereits vorhanden ist, und einem klaren Plan, wie es weitergehen kann.

„Aus dem Gefühl wird ein Befund“

Meine Haltung war: Am Ende kann sich zeigen, dass die Mitarbeitenden nicht optimal in regisafe arbeiten. Mit diesem Ergebnis hätten wir dann einen Beleg für unsere Vermutung und damit auch eine faktenbasierte Grundlage für die Entscheidung, dass wir mehr für das DMS tun müssen.

Angelika Thinnes, Prozess- und Digitalisierungsmanagerin Hauptverwaltung, Stadt Wangen im Allgäu

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