Stadt Wangen setzt auf regisafe Digital-Fit

Vom Bauchgefühl zur Strategie

Angelika Thinnes, Prozess- und Digitalisierungsmanagerin Hauptverwaltung, Stadt Wangen im Allgäu

Die Stadt Wangen mit rund 28.000 Einwohnern stand vor einer Herausforderung, die viele Kommunen kennen: ein Dokumentenmanagementsystem im Einsatz, das längst nicht
ausgeschöpft wird. Über acht Jahre ohne systematische Schulungen, ein Aktenplan, der sich verselbständigt hat, und Mitarbeitende, die sich mit dem behelfen, was sie kennen – nicht mit dem, was möglich wäre. Die Verwaltung wollte Klarheit. Und entschied sich für einen Weg, der wenig kostet und viel bringt: die Digital-Fit-Umfrage von regisafe.

Große Kreisstadt Wangen im Allgäu

Bundesland: Baden-Württemberg
Einwohner: 28.412 (Dez. 2024)
Verwaltungsmitarbeiter: 250

Wenig Aufwand, klare Ergebnisse

Die Digital-Fit-Umfrage von regisafe liefert genau das: ein strukturiertes Befragungstool, das Kenntnisstand und Schulungsbedarf der Belegschaft systematisch erfasst, und dabei der Verwaltung kaum Aufwand abverlangt. Einladung, Erinnerungsmail und Auswertung übernahm regisafe vollständig; die Ergebnisse lagen übersichtlich in Excel und PDF vor.

In Wangen richtete sich die Umfrage an alle PC-Arbeitsplätze der Stadtverwaltung. Der Zeitpunkt war bewusst gewählt: Mitte Januar, kurz nach den Weihnachtsferien – mit dem Rückenwind eines Neuanfangs. Abgefragt wurden die Häufigkeit der regisafe-Nutzung, der Umgang mit Vorlagen und der Neuanlegen-Funktion, die Orientierung im Aktenplan sowie der persönliche Schulungsbedarf und die Bereitschaft, eine Key-User-Rolle zu übernehmen.

„Die Ergebnisse haben uns nicht überrascht.
Aber sie haben uns endlich in die Lage versetzt, etwas zu verändern.”

Die Zahlen sprechen und öffnen Türen

Die Ergebnisse waren deutlich: Über die Hälfte der Teilnehmenden schätzte den eigenen Kenntnisstand als schlecht oder sehr schlecht ein. Nur 37 % nutzten die Neuanlegen-Funktion. Der Rest kopierte bestehende Vorgänge. Beim Aktenplan gab knapp nur die Hälfte an, sich sicher zu fühlen. Gleichzeitig zeigte die Umfrage auch eine ermutigende Seite: Mehrere Mitarbeitende signalisierten, dass sie sich vorstellen könnten, intern als Power User zu fungieren – ein wichtiges Signal für den nächsten Schritt.

Damit hatte die Verwaltung erstmals belastbare Zahlen auf dem Tisch und eine Grundlage, um intern gezielt zu argumentieren. Führungskräfte, die bislang zögerten, ließen sich nun mit konkreten Daten überzeugen. Die Ergebnisse führten unmittelbar zu drei Maßnahmen:

Digi-Lunch: Ein zweiwöchentliches Online-Schulungsformat, niedrigschwellig, aufgezeichnet und auch für Teilzeitkräfte zugänglich.
Key-User-Konzept: Mehrere Mitarbeitende haben sich freiwillig gemeldet und werden künftig als erste Ansprechpersonen in ihrem Fachbereich geschult – für Fragen, Anregungen und den alltäglichen Umgang mit regisafe direkt vor Ort.
Aktenplan 21: Strukturierte Überarbeitung gemeinsam mit den Fachbereichen – für eine einheitliche und nachvollziehbare Ablage.
Roadmap statt Ratlosigkeit: Aus einer einzigen Umfrage entstand ein konkreter Maßnahmenplan – mit klaren Prioritäten, benannten Verantwortlichen und einem realistischen Weg, den Schulungsrückstand systematisch abzubauen.

Die Digital-Fit-Umfrage hat in Wangen mehr ausgelöst als eine Bestandsaufnahme. Was als nüchterne Analyse begann, hat sich zu einem echten Wendepunkt entwickelt: Die Verwaltung weiß jetzt nicht nur, wo der Schuh drückt – sie hat auch die Strukturen, Mittel und Motivation, es zu ändern. Nicht mit großem Aufwand, sondern mit dem richtigen Blick auf das, was bereits vorhanden ist, und einem klaren Plan, wie es weitergehen kann.

„Endlich Zahlen, die überzeugen”

Das Schlimmste, was passieren kann, ist, dass rauskommt, dass die Leute nicht so gut in regisafe arbeiten. Das ist ja, was man eigentlich oft schon weiß – aber es wird das erste Mal belegt. Und das hilft in der Verteidigung, dass wir mehr für das DMS tun müssen.

Angelika Thinnes, Prozess- und Digitalisierungsmanagerin Hauptverwaltung, Stadt Wangen im Allgäu

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