Die Stadt Prenzlau digitalisiert das Onboarding neuer Mitarbeitender und steuert alle Schritte von der Einstellung bis zum ersten Arbeitstag mit der Workflow-Lösung in regisafe.
Ein Referenzbericht von Lars Kaufmann, Sachgebietsleiter IT, Stadt Prenzlau
Als Stadt Prenzlau mit 18.779 Einwohnern und rund 125 Mitarbeitenden in der Kernverwaltung nutzen wir regisafe seit Langem und haben bereits viele Abläufe digitalisiert, etwa den Digitalen Posteingang und den Urlaubsantrag. Termine, E-Mails und Schriftstücke führen wir in einem System. Das schafft Übersicht und spart Zeit.
Beim Onboarding neuer Mitarbeitender standen wir trotzdem vor einer Herausforderung, die viele Kommunen kennen. Vor der Einführung des Workflows fehlte uns ein strukturierter Prozess.
Häufig war unklar, wer informiert werden muss und wer welche Aufgabe übernimmt. Teilweise erhielten die Beteiligten gar keine Information. Dann standen neue Mitarbeitende am ersten Tag da, und der Arbeitsplatz war nicht eingerichtet. Anderen Bereichen ging es ähnlich.
Der Ablauf bestand aus einem Laufzettel in einer Umlaufmappe. Sie ging von Amt zu Amt, immer in derselben Reihenfolge. Manchmal blieb sie liegen, und wer sie einmal weitergegeben hatte, sah sie nicht wieder.
Um das Onboarding über die Workflow-Lösung im Dokumentenmanagementsystem (DMS) regisafe umzusetzen, hat sich die IT mit den Fachämtern und mit der Leitung zusammengesetzt. Dabei haben wir geklärt, was für das Onboarding wichtig ist und wie der Ablauf aussehen soll. Die Abläufe haben wir uns von den Fachämtern erklären lassen, um sie bestmöglich im Workflow automatisiert abzubilden. Anschließend haben wir die einzelnen Aufgaben erfasst und im Workflow umgesetzt.
Zunächst sparen wir Zeit. Genaue Messwerte haben wir nicht erhoben. Nach unserer Einschätzung verkürzt sich die Zeit, bis ein Onboarding bearbeitet werden kann, um 50 bis 75 Prozent. Was früher mit der Umlaufmappe etliche Tage dauerte, erledigen wir teilweise innerhalb von Stunden.
Möglich ist das, weil die Aufgaben parallel laufen. Alle Beteiligten arbeiten gleichzeitig an ihrem Teil und müssen nicht auf die Vorgänger warten. Am Vorgang sehen wir erledigte und offene Aufgaben jederzeit. Auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeitenden lässt sich nachvollziehen, wann was erledigt wurde.
Zugleich hat sich die interne Kommunikation verbessert. Die Beteiligten werden in der Regel vorab informiert und wissen, wer welche Aufgabe übernimmt. Kommt ein neuer Mitarbeitender, ist alles vorbereitet, und die IT stellt den Arbeitsplatz rechtzeitig bereit.
Außerdem erfolgt jedes Onboarding nach denselben strukturierten Abläufen. Sonderfälle gibt es nicht mehr, und die Zusammenarbeit zwischen den Ämtern ist dadurch verlässlicher geworden.
Lars Kaufmann, Sachgebietsleiter IT, Stadt Prenzlau
Als Nächstes setzen wir das Offboarding um. Der Rahmen steht bereits, einzelne Prozesse müssen wir noch klären. Parallel nehmen wir den Auftragsworkflow in den Blick und führen dafür vier bestehende Abläufe zu einem Workflow zusammen. Danach folgt der Vergabeworkflow.
Unser Ziel bleibt, Abläufe in einem System abzubilden, statt getrennte Systeme nebeneinander zu betreiben.
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