Digitales Rathaus

Wie in vielen kleinen Kommunalverwaltungen zieht die Digitalisierung auch ins Rathaus in Winden ein. Grundlage ist ein Dokumenten-Management-System (DMS), mit dem ab dem vierten Quartal gearbeitet werden soll. Der Rat gab dafür grünes Licht und genehmigte einstimmig die Anschaffung des Systems „regisafe“, das in Baden-Württemberg schon 650 Kommunen anwenden. Der Auftrag ging an den gleichnamigen Software-Anbieter zu einem Gesamtpreis von 28.600 Euro, zu dem im Rahmen eines Software-Pflegevertrags noch alljährlich 5680 Euro hinzukommen. Einbezogen in den Gesamtpreis sind auch eine Organisationsberatung und Schulungen der Mitarbeiter. Das System umfasst insgesamt 33 Module. In Winden wird seine Nutzung zeitgleich an zehn Arbeitsplätzen möglich sein. Das DMS deckt die Aufgabengebiete E-Akte, digitaler Posteingang, Bürokommunikation und rechtssichere Ablage ab. Es verlangt auch die Einspeisung von Altakten. Die Bediensteten erwartet dadurch weiterer Arbeitsaufwand. Die Archivierung soll aber nicht auf einmal, sondern begleitend zum laufenden Betrieb erfolgen, teilte die damit befasste Kassenverwalterin Eva Granget mit. Es müsse auch nicht alles eingelesen werden. Vieles, was rechtlich nicht mehr relevant sei, könne ausgesondert bleiben, ergänzte Amtsleiterin Susanne Herr.