Gemeindeverwaltung setzt noch mehr auf digital

Von Olaf E. Jahnke

Neukirchs Verwaltung soll digitaler werden mit dem „start:E“-Programm der Firma regisafe. Geplant: ohne Papier zu den E-Akten, Bescheiden und Anlagen.

NEUKIRCH – Im jüngsten Gemeinderat beschlossen: ein neuer Weg zur digitalen Verwaltung. Den wird die Neukircher Gemeindeverwaltung wohl digital mit kompletter Umstellung auf E-Akten weiter angehen. Der vorige Anbieter hatte keine Updates mehr angeboten, und ein Vergleichsanbieter konnte ebenfalls nicht punkten.

Verbessert werden sollen auch Dokumentenmanagement, Ablage und Bürokommunikation, einschließlich Homeoffice. Auch die Arbeitsabläufe könnten beschleunigt werden, hat die in den Rat gekommene Mitarbeiterin der Firma regisafe, Melanie Scheb, zum angebotenen Programm „start:E“ versprochen. Sie betonte: „Das Programm ist nicht techniklastig, nach Installation und Schnittstelleneinrichtung sind Service und Support mit dabei.“ Durch den Schwerpunkt „Organisation“, von 80 Prozent des „Eisberg-Modells“, also für Digitalisierung mit Prozessoptimierung, Aktenplan, Ausbildung und Projektierung, handele es sich nicht um ein IT-Projekt, sondern um ein Organisationsprojekt. Der Technikanteil, daher „Eisberg“, mache nur 20 Prozent aus. Helfen könne das Programm auch bei Ratsinformationssystem, Sitzungsassistenz oder digitalem Postausgang. Auch mit einheitlichen Vorlagen und Scans. Das könne bis hin zum Vertrags- und Umsatzsteuermanagement reichen und dem Erstellen von E-Rechnungen oder der Grundstücksverwaltung erleichtern.

Für künftige Fachverfahren könne man Schnittstellen nutzen samt qualifizierter elektronischer Signatur. Inbegriffen seien Beratersuche, Sammelseminare, Anwendertreffen und Schulungen sowie kostenlose Webinare. Als technische Argumente nannte Scheb mit kostenlosen Updates und technisch einfachen Zugriffen – auch ohne Programmierkenntnisse und SQL-Server, da das per Download erfolge. Bei der Gemeinde konnte das Programm wohl gegenüber den Mitbewerbern mit der Beliebtheit in den Nachbargemeinden punkten, und auch im Preis. Der liegt im ersten Jahr bei rund 25.000 Euro, mit jährlichen Folgekosten von 1.800 Euro. Mit enthalten sollen Schulungen, Installationen sowie Aktualisierungen sein. Der Beschluss im Gemeinderat erfolgte einstimmig.