Mehr als digitaler Posteingang
Die Gemeinde Owingen etabliert regisafe im gesamten Rathaus
Ein Referenzbericht von Andrea Benz, Sekretariat Bürgermeisteramt und Aaron Amann, Stabstelle Bürgermeister, Hauptamt der Gemeinde Owingen
Gemeinde Owingen
- Bundesland: Baden-Württemberg
- Einwohner: 4.500
- Verwaltungsmitarbeiter: 15
Aufgabe: Digital werden, ohne den bewährten Weg zu verlieren
In der Gemeinde Owingen lag der Posteingang lange in den Händen einer Person. Physische Briefe, E-Mails, Schreiben aus dem Service-BW-Postfach: alles kam bei uns zusammen, wurde gesammelt, ausgedruckt, gestempelt. Der Bürgermeister sah jede Post persönlich und entschied, wer sie bekommt. Genau das wollten wir beibehalten. Nicht die Struktur sollte sich ändern, sondern der Weg dorthin.
Herausforderung: Papier verschwindet nicht von selbst
Vor der Einführung des digitalen Posteingangs wanderte die Post noch auf Papier durchs Haus. Eingescannt wurde sie erst später, manchmal gut, manchmal blieb sie einfach im Ordner liegen. War ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub, wusste oft niemand, wo ein bestimmtes Schriftstück gerade lag.
Dazu kam ein zweites Thema, das viele Kommunen kennen: der unterschiedliche Umgang mit regisafe im Haus. Manche Mitarbeitende arbeiteten intensiv mit dem System, andere eher zurückhaltend. Schulungen gab es viele, auch individuelle Workshops mit regisafe. Trotzdem blieb der Wissensstand ungleich verteilt.
Lösung: Der Workflow übernimmt dort, wo vorher Papier war
Gemeinsam mit regisafe haben wir unsere bestehende Poststruktur nahezu unverändert ins Digitale übertragen. Physische Post erhält seither einen speziellen QR-Code-Stempel und wird direkt eingescannt. Anhand des Codes erkennt das System automatisch, wo ein neues Schriftstück beginnt, und trennt die Dokumente entsprechend. E-Mails und Schreiben aus dem Service-BW-Postfach ergänzen den digitalen Stapel. Der Bürgermeister sichtet die Post weiterhin selbst und verteilt sie über das Workflow-Modul an die zuständigen Mitarbeitenden, mit der Möglichkeit, Rückfragen direkt zu hinterlegen.
Auch die Nachvollziehbarkeit hat sich verändert. Jeder Mitarbeitende sieht heute, von wem ein Schriftstück kommt und wer es zusätzlich zur Kenntnis erhalten hat. Bleibt eine Rückmeldung aus, erhält der Bürgermeister zudem nach einer festgelegten Frist automatisch eine Wiedervorlage.
„Unser Bürgermeister kriegt seine Rückfrage nach einer Woche automatisch wieder auf Wiedervorlage. Wenn er bis dahin keine Rückmeldung bekommen hat, steht da noch eine Antwort aus. Vorher ist häufig auch mal was untergegangen oder hat sehr lange rumgelegen.“
Andrea Benz, Sekretariat Bürgermeisteramt, Gemeinde Owingen
Ergebnis: Der Nebeneffekt, mit dem niemand gerechnet hat
Seit der Einführung wissen wir jederzeit, wo ein Schriftstück steht und wer dafür zuständig ist. Krankheits- oder Urlaubsvertretungen laufen dadurch deutlich reibungsloser. Ein Nebeneffekt hat uns überrascht: Der digitale Posteingang hat viele Mitarbeitende dazu gebracht, sich intensiver mit regisafe zu beschäftigen, einfach weil sie nun täglich damit arbeiten.
„Die Einführung des digitalen Posteingangs hat dazu geführt, dass sich viele Mitarbeitende jetzt wirklich intensiver mit regisafe beschäftigen. Ein unglaublich effektives Mittel, alle noch ein bisschen zu animieren, als positiver Nebeneffekt.“
Aaron Amann, Stabstelle Bürgermeister, Hauptamt, Gemeinde Owingen
Ausblick
Fragen zum System kommen seither häufiger, und das werten wir als gutes Zeichen. Wir überlegen bereits, künftig gezielte, praxisnahe Schulungen direkt am digitalen Posteingang anzubieten, anstelle klassischer Grundlagenschulungen.