Die Stadt Meßstetten hat mit dem start:E-Projekt die elektronische Aktenführung im gesamten Rathaus eingeführt. Kick-off, Schulungen und eine klare Reihenfolge haben den Weg geebnet.
Ein Referenzbericht von Diana Härter, Stabsstelle Digitalisierung, Stadt Meßstetten
Als Stadt Meßstetten mit rund 10.500 Einwohnerinnen und Einwohnern setzen wir regisafe schon sehr lange ein. Die erste Lizenz stammt noch aus dem Jahr 1999. Mit der Zeit hat sich die Nutzung jedoch ausgeschlichen. Mit ausscheidenden Mitarbeitenden ging auch Wissen verloren.
Ob eine Akte vollständig war, wusste oft niemand. Dokumente lagen in Papierakten, im Windows Explorer oder in regisafe. E-Mails wurden ausgedruckt und in Mappen durchs Haus getragen.
Den Anstoß gaben der Wunsch nach einer modernen Verwaltung und die gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Aktenführung. Im Januar 2024 haben wir in Meßstetten die Stabsstelle Digitalisierung mit 1,7 Stellen geschaffen. Bürgermeister und Gemeinderat standen geschlossen dahinter.
Als eines der ersten großen Projekte der Stabsstelle haben wir Anfang 2025 gemeinsam mit regisafe das Projekt start:E umgesetzt. Unsere Ziele: papierlos arbeiten, Vorgänge schneller bearbeiten und vollständige Akten führen.
Den offiziellen Startschuss gab ein Kick-off mit allen Mitarbeitenden im Sitzungssaal. Das war ein bewusstes Signal an alle: Jetzt ändert sich etwas.
Alle Mitarbeitenden haben an drei Schulungstagen eine Grundlagenschulung erhalten. Viele neue Kolleginnen und Kollegen hatten nie mit regisafe gearbeitet. Neue Mitarbeitende erhalten seither im Onboarding eine interne Grundlagenschulung.
Eine einmalige Schulung reicht aber nicht. Deshalb haben wir das EDV-Café ins Leben gerufen. Einmal im Monat können dort alle ihre IT-Fragen stellen, und sehr oft geht es um regisafe: Wie lege ich richtig ab? Wie arbeite ich mit Musterakten und Vorlagen?
2026 haben wir den erneuten Schulungsbedarf im Haus abgefragt. Grundlagen schulen wir selbst. Für vertiefende Fragen haben wir den Workshop „Fit für regisafe“ der regisafe Akademie genutzt.
„Es ist der Job in der Digitalisierung, die Mitarbeitenden mitzunehmen. Man muss erklären, zur Not auch zehnmal.“
Eine Dienstanweisung und technische Vorgaben machen die Ablage in Akten verbindlich. Unser Bürgermeister fordert das konsequent ein.
Den Digitalen Posteingang haben wir bewusst erst spät im Projekt eingeführt. Zuerst mussten alle Ämter ihre Akten und Musterakten in regisafe anlegen. Zum Postlauf hat regisafe uns vorab in kleinen Gruppen geschult.
Rückblickend war der Posteingang ein weiterer wichtiger Hebel. Als die Briefe nur noch in regisafe ankamen, haben auch die Letzten ihre Akten angelegt und konsequent abgelegt.
„Der Posteingang betrifft jeden Mitarbeiter im Haus. Da muss jeder morgens regisafe aufmachen. Das hat noch mal sehr viel Schwung in die Umstellung gebracht.“
Eine Dienstanweisung und technische Vorgaben machen die Ablage in Akten verbindlich. Unser Bürgermeister fordert das konsequent ein.
Ein wichtiger Bestandteil ist die qualifizierte elektronische Signatur. Amtsleitungen, Bürgermeister und einzelne Sachgebietsleitungen unterschreiben deshalb direkt in regisafe. „Wenn wir alle Verträge in regisafe bearbeiten, ist die Konsequenz, dass man auch elektronisch unterschreibt. Sonst muss man irgendwann doch ausdrucken.“
Die E-Akte ist heute in der gesamten Kernverwaltung eingeführt. Die Ablage ist nun strukturierter und Unterlagen werden schneller gefunden. Anfangs ist es erst einmal mehr Auswand alles korrekt abzulegen, dann ist die Entlastung aber spürbar. Das Vorzimmer des Bürgermeisters, die zentrale Poststelle bei uns, druckt wesentlich weniger, Post wird mit einem Klick verteilt und Dokumente lassen sich zwischen den Ämtern leicht austauschen.
Für das kommende Jahr planen wir wieder eine größere Schulung. Außerdem wollen wir die Vertragsakte in weiteren Ämtern etablieren, die Archivierung angehen und Online-Anträge über die Schnittstelle zu Service-BW in regisafe übernehmen.
Diana Härter, Stabsstelle Digitalisierung, Stadt Meßstetten
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