Vom digitalen Posteingang zur qualifizierten, elektronischen Signatur
Die Stadt Ilmenau bildet den gesamten Verwaltungsprozess in regisafe ab
Ein Referenzbericht von Dr. Daniel Schultheiß, Oberbürgermeister der Stadt Ilmenau
Stadt Ilmenau
- Bundesland: Thüringen
- Einwohner: 39.000
- Verwaltungsmitarbeiter: 200
Ausgangssituation
Die Stadt Ilmenau hat den digitalen Posteingang über regisafe eingeführt. Dies war der Impuls dafür, weitere Abläufe anzupassen, um gesamte Verwaltungsverfahren komplett digital und medienbruchfrei abzubilden.
Die E-Aktenführung im DMS regisafe ist verbindlich, sofern es die gesetzlichen Bestimmungen erlauben.
Lösung und Umsetzung
Um einen medienbruchfreien Verwaltungsprozess digital zu ermöglichen ist die qualifiziert elektronische Signatur ein entscheidender Bestandteil. Nach der eIDAS-Verordnung und dem Verwaltungsverfahrensgesetz ist die qualifiziert elektronische Signatur mit der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Somit ist klar geregelt, wie in der digitalen Arbeit die Unterschrift erfolgen und abgebildet werden kann.
Es wurden organisatorische Rahmenbedingungen definiert. So wurde festgelegt, welcher Personenkreis berechtigt sein soll, qualifiziert elektronisch zu signieren. Für diese Beschäftigten wurden von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter Signaturkarten angeschafft und die regisafe Erweiterung um das Modul DigiSeal wurde durchgeführt.
Ergebnisse und Mehrwert
Durch den Einsatz der qeS können Verwaltungsprozesse vollständig elektronisch abgewickelt werden. Ohne diese Form der Signatur müssten Dokumente ausgedruckt werden, um eine rechtsgültige Unterschrift zu erhalten. Das würde den digitalen Arbeitsablauf unterbrechen und zu zusätzlichen Arbeitsschritten und Zeitverlust führen. Gerade bei Organisationen, bei denen die Beschäftigten nicht alle in einem zentralen Gebäude tätig sind, entfallen die organisatorischen und zeitlichen Wege zur physischen Weitergabe von Unterschriftsmappen etc. Die Signaturen können ortsunabhängig und standortübergreifend und ohne Verzögerungen getätigt werden.
Der gesamte Verwaltungsprozess, beginnend beim Posteingang, wird bei der Stadt Ilmenau im DMS regisafe abgebildet. Es ist ein großer Vorteil, wenn das DMS direkt die Möglichkeit bietet, qualifiziert elektronisch zu signieren, da dieses System das führende System für den gesamten Geschäftsprozess ist.
„Auf dem Weg hin zum digitalen Rathaus ist DigiSeal ein Meilenstein: Sie spart Ressourcen und eröffnet mehr zeitlichen Spielraum, der für den Service unserer Bürgerinnen und Bürger zur Verfügung steht.“
Dr. Daniel Schultheiß, Oberbürgermeister, Stadt Ilmenau
Fazit
Die Einführung qualifiziert elektronischer Signaturen bietet einen erheblichen, da Prozesse schneller, effizienter und rechtssicher digital abgewickelt werden können.
Der organisatorische Aufwand reduziert sich erheblich, weil Wegezeiten, Postlaufzeiten und die Übergabe von Unterschriftsmappen entfallen. Entscheidungen können dadurch schneller getroffen und Vorgänge zügiger bearbeitet werden. Ein weiterer Mehrwert liegt in der höheren Flexibilität: Mitarbeitende können Dokumente auch standortunabhängig, beispielsweise im Homeoffice, rechtsverbindlich unterzeichnen. Dadurch bleiben Arbeitsprozesse auch bei dezentraler Zusammenarbeit effizient und handlungsfähig.
Darüber hinaus erhöhen qualifiziert elektronische Signaturen die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit digitaler Prozesse. Die Identität der unterzeichnenden Person ist eindeutig nachweisbar, und nachträgliche Veränderungen an Dokumenten können erkannt werden. Dies stärkt die Beweiskraft elektronischer Dokumente und schafft Vertrauen in die digitale Aktenführung
Ausblick und Empfehlung
Diese Signaturmöglichkeit wird auf weitere Verwaltungsebenen erweitert.
Perspektivisch sollte es möglich sein, mehrere Dokumente innerhalb eines Arbeitsvorgangs gesammelt qualifiziert elektronisch zu signieren. Durch diese Funktion soll insbesondere bei hohen Dokumentenmengen der Bedienaufwand für die unterzeichnende Person minimiert werden.