Wo früher die Mappe lag, liegt jetzt ein Workflow
Die Stadt Eutin baut mit regisafe Schritt für Schritt eine digitale Verwaltung auf
Ein Referenzbericht von Regine Doll, Stabsstellenleitung Digitalisierung der Stadt Eutin
VG Eutin-Süsel
- Bundesland: Schleswig-Holstein
- Einwohner: ca. 19.000
- Verwaltungsmitarbeiter: 165
Drei Baustellen auf dem Weg zur digitalen Verwaltung
Auch in Eutin gab es mehrere Ausgangspunkte für die Digitalisierung. Freigaben liefen lange über die klassische Umlaufmappe, die für die Dauer ihres Wegs durchs Haus jeden digitalen Prozess anhielt. Rechnungen erreichten die Verwaltung noch auf dem Postweg. Und unser Intranet war in die Jahre gekommen: Informationen und Wissen für den Arbeitsalltag ließen
sich dort nur schwer wiederfinden.
Unsere Stabsstelle Digitalisierung, direkt dem Bürgermeister unterstellt, treibt seit 2024 die Digitalisierungsprojekte der Stadt voran. Sie koordiniert drei Mitarbeitende der Zentrale und eine weitere Kollegin der Stabsstelle und arbeitet eng mit unserem IT-Dienstleister SWE zusammen, der mit vier Mitarbeitenden unterstützt.
Unser Mut zur Kurskorrektur zahlte sich aus
Das Ziel war es, eine durchgängige digitale Basis für Aktenführung, Freigaben und internes Wissen zu schaffen, die zu unseren bestehenden Abläufen passt. Ursprünglich hatten wir uns für ein anderes Dokumentenmanagementsystem entschieden. Bereits während der Einführung des ursprünglich ausgewählten Dokumentenmanagementsystems wurde allerdings deutlich, dass die Lösung langfristig nicht den Anforderungen der Verwaltung entsprach. Obwohl bereits Zeit, Ressourcen und Investitionen geflossen waren, entschied sich die Verwaltung bewusst für einen Restart mit regisafe.
Diese damals mutige Entscheidung erwies sich als der absolut richtige Schritt und legte den Grundstein für eine zukunftssichere, leistungsfähige und von den Mitarbeitenden akzeptierte Digitalisierung. So wechselten wir im Sommer 2024 final zu regisafe. Die Admin-Schulungen begannen im November 2024, die Anwenderschulungen ab März 2025. Bis zum Sommer 2025 waren alle Mitarbeitenden grundgeschult, seit Herbst 2025 legen wir neue Akten ausschließlich in regisafe an.
Seit Ende 2025 arbeiten wir mit dem ersten Workflow, dem Antrag auf mobiles Arbeiten, und ersetzen seitdem Schritt für Schritt die analogen Umlaufmappen. Bis Ende 2026 wollen wir sie vollständig abgelöst haben. Den digitalen Rechnungseingang haben wir bereits Anfang 2026 umgesetzt, 2027 folgen der digitale Rechnungsausgang und der digitale Posteingang mit ersetzendem Scannen.
Seit Juni 2026 signieren wir Dokumente mit der fortgeschrittenen beziehungsweise qualifizierten elektronischen Signatur. E-Mails archivieren wir automatisiert, seit dem Frühjahr 2026 arbeiten wir zusätzlich mit der regisafe App. Unser bisheriges Intranet haben wir seit Herbst 2025 durch das Lexikon von regisafe ersetzt, mit eigener Anpassungsprogrammierung für einen größeren Nutzen im Arbeitsalltag.
Medienbruchfreie Anbindung an Fachverfahren:
- LISSA seit Juni 2026
- Allris seit Sommer 2026
- Infoma seit Ende 2025
- Gover, als Pilot-Kommune, seit Ende 2025
- Winowig, als Pilot-Kommune, seit Herbst 2026 in der Testumgebung
- LuGmngt-Tool, in Teilen, seit Anfang 2026
„Die elektronische Unterschrift bei regisafe ist ein Meilenstein bei der Digitalisierung der Verwaltung und eine enorme Arbeitserleichterung. Wir sparen dabei als Stadtverwaltung viel Zeit und unnötige Wege. Umlaufmappen und Papier sind jetzt weitestgehend Geschichte, dafür arbeiten wir mit einem qualifizierten Zeitstempel mit Signaturangaben. Damit ist das Dokument sicher vor nachträglichen Änderungen und erfüllt auch alle aktuellen rechtlichen Vorgaben.“
Sven Radestock, Bürgermeister, Stadt Eutin
Auf dem Weg zur durchgängig digitalen Verwaltung
Spürbar ist der Effekt in der täglichen Arbeit: Je enger unsere digitalen Prozesse ineinandergreifen, desto weniger Fehler entstehen an den Schnittstellen zwischen den Fachverfahren, zum Vorteil unserer Bürgerservices und unserer Mitarbeitenden.
2027 wollen wir die Workflows gemeinsam mit Gover ausbauen und medienbruchfrei mit weiteren Fachanwendungen verzahnen. Die zentrale Archivmutter bleibt dabei immer regisafe. Zusätzlich planen wir den Einsatz des neuen KI-Tools von regisafe für die zeitsparende und sichere Zusammenfassung komplexer Akteninhalte.
Parallel dazu bereiten wir einen umfänglichen Onboarding-Prozess vor, der das Workflow-Tool von regisafe mit unserem Online-Antrags-Tool von Gover verbindet. Nach zwei Jahren einer vertrauensvollen und durchweg kooperativen Zusammenarbeit wissen wir regisafe als zukunftsorientierten Partner an unserer Seite.