Prozesse automatisiert, Zeit gewonnen
Der GVV Heuberg automatisiert Verwaltungsabläufe mit regisafe Workflow
Ein Referenzbericht von Raphael Lang, Digitalisierungsbeauftragter des Gemeindeverwaltungsverbands Heuberg
Gemeindeverwaltungsverband Heuberg
- Bundesland: Baden-Württemberg
- Einwohner: 12.500
- Verwaltungsmitarbeiter: 17
Die Ausgangssituation
Der Gemeindeverwaltungsverband Heuberg betreut sieben Gemeinden mit zusammen rund 12.500 Einwohnern. 17 Beschäftigte erledigen beim Verband die gemeinsamen Verwaltungsaufgaben – von der Finanzverwaltung bis zum Personalwesen. Lange Zeit war vieles davon Handarbeit: Akten und Adressen wurden manuell angelegt, Schriftstücke händisch abgelegt. Das kostete Zeit und führte zu uneinheitlichen Abläufen.
Klar war: Die Prozesse mussten strukturierter werden, nicht nur schneller, sondern vor allem einheitlicher und nachvollziehbarer. Das Workflow-Modul von regisafe unterstützt uns dabei, diese Abläufe strukturierter und nachvollziehbarer zu gestalten.
Automatisierung dort, wo sie am meisten bringt
Heute übernimmt regisafe Workflow einen großen Teil der wiederkehrenden Arbeitsschritte. Im Personalwesen werden Personalakten und Personaladressen automatisch angelegt, sobald ein neuer Vorgang beginnt. Monatlich legt das System Entgeltabrechnungen, DEÜV-Meldungen und Lohnsteuerbescheinigungen eigenständig in den jeweiligen Personalakten ab. Für weitere Unterlagen steht ein Ablage-Workflow bereit, der Dokumente nach einheitlichen Kategorien einordnet.
Auch in der Finanzverwaltung kommen Ablage-Workflows zum Einsatz – etwa für SEPA-Mandate. Dabei erzeugt das System automatisch die zugehörige Akte und Adresse, legt das Schriftstück ab und verknüpft es mit der Adresse. Was früher mehrere manuelle Schritte erforderte, läuft heute automatisiert ab.
Ergänzt wird das Ganze durch den digitalen Posteingang. Eingehende Dokumente erhalten einen Eingangsstempel mit DataMatrix-Code und werden im Stapel eingescannt. Der regisafe Stapel übernimmt die automatisierte Trennung. Anschließend werden die Schriftstücke in den Workflow übergeben und von der Zentrale an die zuständigen Stellen weitergeleitet – zur Bearbeitung oder Aktenablage.
„Das Workflow-Modul unterstützt unsere tägliche Arbeit spürbar und hilft uns dabei, Verwaltungsprozesse einheitlicher und effizienter zu gestalten.“
Raphael Lang, Digitalisierungsbeauftragter, Gemeindeverwaltungsverband Heuberg
Spürbare Entlastung im Arbeitsalltag
Die Automatisierung zahlt sich messbar aus. Pro Ablage sparen wir heute rund zwei bis drei Minuten – durch den Wegfall manueller An- und Ablageschritte. Über alle Ablagen hinweg summiert sich das zu einer deutlichen Zeitersparnis. Mindestens ebenso wichtig ist für uns der qualitative Gewinn: Unsere Aktenablage folgt heute einheitlichen Strukturen. Dokumente sind auffindbar, Prozesse nachvollziehbar.
Schritt für Schritt zur digitalen Verwaltung
Wir sehen im Einsatz von Workflows weiteres Potenzial. Schrittweise sollen zusätzliche Verwaltungsabläufe digitalisiert und vereinheitlicht werden. Das Workflow-Modul ist dabei ein wichtiger Baustein auf dem Weg zu einer weiter digitalisierten und möglichst medienbruchfreien Verwaltung mit klaren Prozessen.