Digitale Signatur statt Papiermappe
Die Gemeinde Stockelsdorf setzt auf die qualifizierte elektronische Signatur
Ein Referenzbericht von Philipp Goetting, Projektmanager Digitalisierung der Gemeinde Stockelsdorf
Gemeinde Stockelsdorf
- Bundesland: Schleswig-Holstein
- Einwohner: 16.300
- Verwaltungsmitarbeiter: 140
Wenn Papier den digitalen Prozess aufhält
Als Gemeinde mit ca. 140 Mitarbeitenden haben wir die Digitalisierung in Stockelsdorf in den vergangenen Jahren konsequent vorangebracht. Doch am Ende eines jeden Schriftstücks stand für lange Zeit dasselbe Ritual: ausdrucken, unterschreiben lassen, wieder einscannen.
Den entscheidenden Denkanstoß gab ein Blick ins Vorzimmer der Bürgermeisterin. Regelmäßig kamen dort ganze Mappen mit Papierstapeln an, die auf eine Unterschrift warteten. Sobald die Tür aufging, wanderten die Unterlagen hinein und der digitale Prozess stand still, bis das Papier zurückkam. Das hat uns zum Umdenken gezwungen: Papierprozesse dürfen digitale Arbeitsabläufe nicht ausbremsen.
Wir haben dann begonnen, bei jedem Dokument zu fragen: Wo können wir die handschriftliche Unterschrift durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzen, um so den gesamten Prozess medienbruchfrei zu halten.
„Man merkt, wie umständlich der alte Weg war.“
Die Lösung: Qualifizierte elektronische Signatur mit digiSeal Office
Wir haben uns entschieden, alle Fachbereichsleiter, Fachdienstleiter und die Bürgermeisterin mit qualifizierten elektronischen Signaturen auszustatten – insgesamt zehn Signaturkarten. Die Logik dahinter: Vorgänge aus der Sachbearbeitung gehen bei uns ohnehin einen Genehmigungsschritt höher. Die Signatur liegt also dort, wo die Verantwortung liegt.
Der Unterschied zum früheren Ablauf ist spürbar. Dokumente werden direkt in regisafe signiert, ein Workflow benachrichtigt die zuständige Person, dass ihre Signatur benötigt wird und sobald sie gesetzt ist, wird die verantwortliche Sachbearbeitung informiert, dass der Vorgang weiterlaufen kann. Kein Ausdrucken, kein Einscannen, keine Metadaten, die dabei verloren gehen.
Besonders bei Sitzungsvorlagen zeigt sich, wie viel dieser Ansatz bringt. Was früher mehrere manuelle Schritte und physische Wege durch das Haus erforderte, läuft heute über einen klaren digitalen Prozess – von der Erstellung bis zur Signatur. Nicht jedes Dokument eignet sich für die digitale Signatur und das ist in Ordnung. Glückwunschschreiben zum 80. Geburtstag werden bei uns weiterhin persönlich unterzeichnet. Entscheidend ist, dass wir jetzt wissen, wo der digitale Weg möglich und sinnvoll ist, und diesen konsequent gehen.
Was uns überrascht hat: Wer die elektronische Signatur einmal regelmäßig nutzt, möchte nicht mehr zurück. Der Aufwand, der früher mit jedem eingescannten Dokument entstand – Metadaten neu erfassen, Abläufe unterbrechen – war größer, als vielen bewusst war.
Besonders deutlich zeigt sich das bei unserer Bürgermeisterin, die auch außerhalb des Rathauses signiert – im Homeoffice oder unterwegs. Für noch mehr Flexibilität möchten wir auf eine mobile Lösung umsteigen, in der ein TAN-Verfahren per Token das Kartenlesegerät künftig ersetzen soll.
„Wer die digitale Signatur einmal nutzt, der feiert das wirklich. Weil man merkt, wie umständlich der alte Weg war – und wie viel Zeit man dabei verloren hat.“
Philipp Goetting, Projektmanager Digitalisierung, Gemeinde Stockelsdorf
Die nächsten Schritte: Restart regisafe
Parallel dazu haben wir das Projekt „Restart regisafe“ gestartet. regisafe ist bei uns seit fünf Jahren im Einsatz, aber wir wissen, dass längst nicht alle Mitarbeitenden das volle Potenzial ausschöpfen. Das wollen wir ändern.
Unser Ansatz: Zuerst befähigen, dann verpflichten. In Lernwerkstätten und persönlichen Coachings vermitteln wir, was regisafe kann – praxisnah und am eigenen Arbeitsplatz. Wenn alle Mitarbeitenden auf einem gemeinsamen Stand sind, werden wir die Nutzung per Dienstanweisung verbindlich machen.