Post in Minuten statt Tagen

Die Gemeinde Steinhausen a.d. Rottum führt den Digitalen Posteingang ein

Dennis Meier, Gemeinde Steinhausen an der Rottum

Eingehende Post, die ihren Weg durch das Haus sucht: Das ist kein Zeichen schlechter Organisation, sondern schlicht das Ergebnis eines analogen Prozesses, der lange Zeit so funktioniert hat. Bei uns in Steinhausen an der Rottum war das nicht anders. Die Post kam, wurde gestempelt, ging zum Bürgermeister, kam zurück, landete im Postfach – und manchmal begann der Ablauf von vorn, weil jemand eine Rückfrage hatte oder das falsche Postfach befüllt wurde. Zwei Tage Durchlaufzeit waren keine Seltenheit. Für ein Haus mit 15 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist das eine Menge.

„Mit regisafe haben wir eine einfache und papierfreie Lösung für unseren Posteingang gefunden. Der Workflow läuft reibungslos und das gesamte Team arbeitet gerne damit.”

Der Entschluss zur Veränderung

Irgendwann war klar: So kann es nicht bleiben. Nicht weil der alte Weg grundsätzlich nicht funktioniert hätte, sondern weil wir wussten, dass es besser gehen muss. Die Entscheidung, den Posteingang mit regisafe zu digitalisieren, war für uns der logische erste Schritt. Der Posteingang ist der Dreh- und Angelpunkt einer Verwaltung – alles beginnt hier. Wer diesen Prozess in den Griff bekommt, legt das Fundament für eine wirklich papierarme Verwaltung.

Bevor irgendetwas eingerichtet wurde, stand zunächst ein offenes Gespräch im Mittelpunkt. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die künftig mit dem digitalen Posteingang arbeiten würden, kamen zusammen. Was erhoffen wir uns? Was befürchten wir? Was brauchen wir, damit das funktioniert? Diese Fragen waren uns wichtig – denn ein System, das am Menschen vorbei eingeführt wird, scheitert früher oder später. Bei uns sollte das anders laufen.

Gemeinde Steinhausen an der Rottum

Bundesland: Baden-Württemberg
Einwohner: 2.182 (Dez. 2024)
Verwaltungsmitarbeiter: 15

Die Einführung: Strukturiert und nah am Menschen

regisafe hat uns dabei gut begleitet. Die technische Einrichtung lief reibungslos, und was uns besonders wichtig war: Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter wurde persönlich an seinem eigenen Arbeitsplatz eingewiesen. Kein Gruppentraining, bei dem die Hälfte wieder vergisst, was sie gelernt hat – sondern echte, individuelle Begleitung. Nach einer kurzen Testphase haben wir den Schalter umgelegt und sind live gegangen.

Was sich wirklich verändert hat

Und dann merkten wir schnell, was echte Digitalisierung bedeutet. Nicht eine neue Oberfläche für denselben alten Prozess – sondern ein grundlegend anderer Ablauf. Die Post kommt an, wird eingescannt, und noch am selben Vormittag liegt sie digital beim zuständigen Sachbearbeiter. Direkt, ohne Umwege, ohne Warteschleife. Der Bürgermeister bekommt alles parallel zur Kenntnisnahme und kann bei Bedarf eine Rückfrage stellen – aber er ist kein Flaschenhals mehr.

Was uns am meisten überrascht hat: wie schnell das Team das angenommen hat. Es gab keine große Umgewöhnungsphase, keine Widerstände. Das System macht einfach, was es soll – und das merken die Kolleginnen und Kollegen jeden Morgen, wenn die Post schon auf sie wartet, bevor sie den ersten Kaffee ausgetrunken haben.

Das Papier, das früher täglich durch das Haus wanderte, ist weitgehend verschwunden. Kein Stapel mehr, der von Schreibtisch zu Schreibtisch wandert. Keine Kopien für die Kenntnisnahme. Keine verlorenen Schriftstücke. Was vorher physisch existieren musste, existiert heute digital – vom ersten Scan an. Für unsere kleine Verwaltung ist das ein echter Wendepunkt.