Digitaler Posteingang mit Workflow:
Verwaltungen stehen täglich vor der Herausforderung, eine Vielzahl eingehender Dokumente schnell, korrekt und transparent zu bearbeiten. Ob Briefpost, E-Mails oder digitale Formulare – ohne ein durchdachtes System entsteht leicht ein Bearbeitungsstau, der Ressourcen bindet und Abläufe verzögert.
regisafe schafft Abhilfe: Mit einer weiterentwickelten Lösung für den digitalen Posteingang, die durch leistungsstarke Workflows und eine direkte Outlook-Anbindung ergänzt wird.
Effizienter durch automatisierte Workflows
Die zentrale Neuerung: Der digitale Posteingang in regisafe wird nun vollständig workflowgestützt verarbeitet. Das bedeutet:
- Automatische Verteilung von Dokumenten an die zuständigen Fachbereiche. Individuell anpassbar auf jede Organisationsstruktur
- Aufgabensteuerung im Prozess inklusive Weiterleitung, Kommentierung und Rückfragen
- Integration in die regisafe App: Aufgaben lassen sich damit auch unterwegs mobil bearbeiten
- Lückenlose Nachvollziehbarkeit durch Aktivitätenprotokoll und Ablagedokumentation
Die Workflows lassen sich flexibel konfigurieren und passen sich exakt an die spezifischen Anforderungen jeder Verwaltung an – ob kleinere Kommune oder größerer Verwaltungsverbund.
Direkte Outlook-Anbindung für zentrale und persönliche Postfächer
Mit dem Modul „Outlook-Mailübergabe“ werden E-Mails aus Funktionspostfächern wie info@ oder auch aus persönlichen Adressen direkt in den digitalen Posteingang überführt. Per integriertem Outlook-Button kann der Posteingangs-Workflow direkt gestartet werden – ohne Medienbruch, ohne Umwege.
Das Ergebnis: eine deutlich beschleunigte und fehlerfreie Zuordnung eingehender digitaler Nachrichten.
Verwaltungsprozesse spürbar entlasten
Durch den intelligenten Workflow und die Outlook-Anbindung reduziert sich der manuelle Aufwand erheblich:
- Die Poststelle muss keine händischen Verteilprozesse mehr übernehmen.
- Sachbearbeitende erhalten Dokumente direkt zugewiesen und können sie samt Notizen, Fristen und Kommentaren weiterbearbeiten.
- Führungskräfte bleiben auch unterwegs handlungsfähig, da Aufgaben mobil abrufbar sind.
- Alle Bearbeitungsschritte sind transparent, dokumentiert und TR-RESISCAN-konform.
Fazit: Der digitale Posteingang wird zur Schaltzentrale
Mit der Workflow-Erweiterung wird der digitale Posteingang zu einer echten Schaltzentrale im Verwaltungsalltag. Er verbindet Effizienz mit Transparenz, reduziert manuelle Arbeitsschritte und schafft die Grundlage für eine vollständig digitale Aktenführung.
Produktseite
Webinar
