Prozessautomation schafft Tempo, Transparenz und Entlastung

Automatisierte Prozesse sind das Betriebssystem einer modernen Kommune. Sie arbeiten 360°: verbinden Fachmodule, steuern Mitarbeiteraufgaben und dokumentieren jede Aktion, sodass Verwaltungshandeln transparent, effizient und rechtssicher abläuft. Wer Prozessautomation konsequent einsetzt, schafft das Fundament für OZG-konforme Services, entlastet Fachkräfte und legt die Basis für künftige Technologien wie KI-gestützte Entscheidungshilfen oder proaktive Verwaltungsangebote.

Ohne workflowgesteuerte Prozessautomation bleibt öffentliche Verwaltung Stückwerk. Mit einer 360°-Organisation wird sie zukunftsorientiert, bürgernah und wirtschaftlich.

Für mehr Zeit und volle Nachweissicherheit

Prozessautomation mit regisafe entlastet Fachabteilungen unmittelbar:
Routineaufgaben wie manuelles Weiterleiten, physische Unterschriftsläufe oder das händische Frankieren von Schreiben übernimmt die Lösung automatisch; Mitarbeitende können ihre Zeit stattdessen in Beratung und Entscheidungsfindung investieren. Gleichzeitig sinken Durchlaufzeiten messbar, weil keine Akte mehr in der Zwischenablage liegen bleibt und keine Information verloren geht. Jede Veränderung am Vorgang wird protokolliert, sodass Prüfbehörden und Rechnungsprüfungsausschüsse jederzeit einen lückenlosen Nachweis erhalten.

No-Code

regisafe ermöglicht die gesamte Prozessautomation über einen intuitiven No-Code-Editor. Fachabteilungen modellieren Abläufe per Drag-and-Drop, legen Regeln und Verantwortlichkeiten fest und binden benötigte Module ohne Programmieraufwand ein. So entsteht in wenigen Minuten ein durchgängiger Workflow vom Dokumenteingang bis zur Archivierung – komplett konfigurierbar, revisionssicher und sofort produktiv.

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regisafe 360° im Beispiel

Vom Posteingang bis zur Langzeitspeicherung

regisafe bündelt sämtliche Arbeitsschritte in einem zentralen Workflow. Fachabteilungen steuern alle Vorgänge über einen intuitiven Editor, automatisieren manuelle Routinen und verkürzen Bearbeitungszeiten – ganz ohne zusätzlichen Programmieraufwand.

1 Prozess: 4 Module im Flow

Integrierte Module im Prozess vom Posteingang bis zur Archivierung.

Digitaler Posteingang

Der Digitale Posteingang erfasst eingehende Schriftstücke, verschlagwortet sie über leicht bedienbare Masken und startet sofort den passenden Vorgang.

Digitale Signatur

reigsafe unterstützt folgende Signaturvarianten:
– EES | Einfache Elektronische Signatur
– FES | Fortgeschrittene Elektronische Signatur
– QES | Qualifizierte Elektronische Signatur

Darüber hinaus bietet die digitale Signatur die Möglichkeiten der Einzelplatz– sowie der Serverlösung.

Mehr Infos auf der Website
Digitale Signatur.

Digitaler Postausgang

Der Digitale Postausgang übernimmt den Post-Versand sobald ein Dokument fertig ist und protokolliert jede Zustellung.

PDF/A

Abschließend wandelt der PDF/A-Konverter Unterlagen in langzeitstabiles Archivformat und erfüllt damit alle kommunalen Aufbewahrungsvorgaben.

360°: Welche Vorteile bieten automatisierte Prozesse?

Zeiteffizienz
Abläufe verkürzen sich – je nach Anwendungsfall – um 20 bis 40 %, weil manuelle Weiterleitungen, Doppelerfassungen und Papierumlauf sowie Rückfragen zu Abläufen entfallen.
Kostenreduktion
Personalressourcen werden wesentlich effektiver genutzt, kein Kopier- oder Papieraufwand, geringere Archivflächen.
Transparenz
Verantwortlichkeiten, Status und Fristen sind jederzeit ersichtlich.
Rechts- und Revisionssicherheit
Automatisierter Einsatz von rechtlich relevanten Modulen: Qualifizierte Signaturen, Versandnachweise und PDF/A-Archive erfüllen GoBD-, DSGVO- und kommunale Aufbewahrungsvorgaben.
Flexibilität
No-Code-Editoren erlauben Fachabteilungen, Prozesse selbst anzupassen – ohne externe Programmierung.
Motivation und Servicequalität
Mitarbeitende investieren ihre Zeit in Beratung und Entscheidung statt in Routineschritte; Bürger erhalten schnellere Rückmeldungen.

Prozesse mit No-Code automatisieren: Der regisafe Workflow

regisafe 360° Verwaltungsprozesse automatisieren