regisafe 360°
Verwaltungsprozesse automatisieren

regisafe 360° Prozessautomation

Prozessautomation schafft Tempo, Transparenz und Entlastung

Automatisierte Prozesse sind das Betriebssystem einer modernen Kommune. Sie arbeiten 360°: verbinden Fachmodule, steuern Mitarbeiteraufgaben und dokumentieren jede Aktion, sodass Verwaltungshandeln transparent, effizient und rechtssicher abläuft. Wer Prozessautomation konsequent einsetzt, schafft das Fundament für OZG-konforme Services, entlastet Fachkräfte und legt die Basis für künftige Technologien wie KI-gestützte Entscheidungshilfen oder proaktive Verwaltungsangebote.

Ohne workflowgesteuerte Prozessautomation bleibt öffentliche Verwaltung Stückwerk. Mit einer 360°-Organisation wird sie zukunftsorientiert, bürgernah und wirtschaftlich.

Für mehr Zeit und volle Nachweis­sicherheit

Prozessautomation mit regisafe entlastet Fachabteilungen unmittelbar:
Routineaufgaben wie manuelles Weiterleiten, physische Unterschriftsläufe oder das händische Frankieren von Schreiben übernimmt die Lösung automatisch; Mitarbeitende können ihre Zeit stattdessen in Beratung und Entscheidungsfindung investieren. Gleichzeitig sinken Durchlaufzeiten messbar, weil keine Akte mehr in der Zwischenablage liegen bleibt und keine Information verloren geht. Jede Veränderung am Vorgang wird protokolliert, sodass Prüfbehörden und Rechnungsprüfungsausschüsse jederzeit einen lückenlosen Nachweis erhalten.

No-Code

regisafe ermöglicht die gesamte Prozessautomation über einen intuitiven No-Code-Editor. Fachabteilungen modellieren Abläufe per Drag-and-Drop, legen Regeln und Verantwortlichkeiten fest und binden benötigte Module ohne Programmieraufwand ein. So entsteht in wenigen Minuten ein durchgängiger Workflow vom Dokumenteingang bis zur Archivierung – komplett konfigurierbar, revisionssicher und sofort produktiv.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
1

Effiziente und standortübergreifende Postverteilung

2

Integrierte Outlook-Anbindung

3

Medienbruchfreie Dokumentensteuerung

4

Rechtskonforme und transparente Dokumentation

5

Medienbruchfreie, papierlose Prozesse

6

Rechtssicherheit durch eIDAS-konforme Signaturen

7

Individuelle Signatur & Siegel nach Nutzerrolle

8

Effizienzgewinn durch Zeit- und Kostenersparnis

9

Medienbruchfreie Prozesse –
auch im Homeoffice

10

Rechtskonforme Protokollierung
und Archivierung

11

Automatisierte Erstellung und
Ausgabe von Dokumenten

12

Zentral gesteuertes
Versand- und Zustellmanagement

13

Zukunftssichere Lesbarkeit
und Archivierung

14

Rechtssicherheit durch ISO-zertifiziertes
Langzeitformat

15

Automatisierte PDF/A-Konvertierung
und Paginierung

16

Speicheroptimierung und
Aktenaufbereitung für Behörden

regisafe 360° im Beispiel

Vom Posteingang bis zur Langzeitspeicherung

regisafe bündelt sämtliche Arbeitsschritte in einem zentralen Workflow. Fachabteilungen steuern alle Vorgänge über einen intuitiven Editor, automatisieren manuelle Routinen und verkürzen Bearbeitungszeiten – ganz ohne zusätzlichen Programmieraufwand.

1 Prozess: 4 Module im Flow

Integrierte Module im Prozess vom Posteingang bis zur Archivierung.

Der Digitale Posteingang erfasst eingehende Schriftstücke, verschlagwortet sie über leicht bedienbare Masken und startet sofort den passenden Vorgang.

reigsafe unterstützt folgende Signaturvarianten:
– EES | Einfache Elektronische Signatur
– FES | Fortgeschrittene Elektronische Signatur
– QES | Qualifizierte Elektronische Signatur

Darüber hinaus bietet die digitale Signatur die Möglichkeiten der Einzelplatz– sowie der Serverlösung.

Mehr Infos auf der Website
Digitale Signatur.

Der Digitale Postausgang übernimmt den Post-Versand sobald ein Dokument fertig ist und protokolliert jede Zustellung.

Abschließend wandelt der PDF/A-Konverter Unterlagen in langzeitstabiles Archivformat und erfüllt damit alle kommunalen Aufbewahrungsvorgaben.

360°: Welche Vorteile bieten automatisierte Prozesse?

  • Zeiteffizienz
    Abläufe verkürzen sich – je nach Anwendungsfall – um 20 bis 40 %, weil manuelle Weiterleitungen, Doppelerfassungen und Papierumlauf sowie Rückfragen zu Abläufen entfallen.
  • Kostenreduktion
    Personalressourcen werden wesentlich effektiver genutzt, kein Kopier- oder Papieraufwand, geringere Archivflächen.
  • Transparenz
    Verantwortlichkeiten, Status und Fristen sind jederzeit ersichtlich.
  • Rechts- und Revisionssicherheit
    Automatisierter Einsatz von rechtlich relevanten Modulen: Qualifizierte Signaturen, Versandnachweise und PDF/A-Archive erfüllen GoBD-, DSGVO- und kommunale Aufbewahrungsvorgaben.
  • Flexibilität
    No-Code-Editoren erlauben Fachabteilungen, Prozesse selbst anzupassen – ohne externe Programmierung.
  • Motivation und Servicequalität
    Mitarbeitende investieren ihre Zeit in Beratung und Entscheidung statt in Routine­schritte; Bürger erhalten schnellere Rückmeldungen.
Prozesse mit No-Code automatisieren: Der regisafe Workflow
Kontakt Newsletter