Ordnung im Aktenplan, Sicherheit im Alltag
Die Gemeinde Stetten am kalten Markt bringt Struktur in ihre Aktenführung
Ein Referenzbericht von Anika Feig, Aktenplanbeauftragte der Gemeinde Stetten am kalten Markt
Gemeinde Stetten am kalten Markt
- Bundesland: Baden-Württemberg
- Einwohner: 4.800
- Verwaltungsmitarbeiter: 56
Die Ausgangssituation
Als Gemeinde mit 4.805 Einwohnerinnen und Einwohnern (Stand 30.06.2026) und 56 Mitarbeitenden setzen wir regisafe bereits seit Langem ein, das volle Potenzial des Systems hatten wir jedoch nicht ausgeschöpft. In der Praxis diente das System vor allem als Speicherort. Schriftstücke wurden meist direkt unter dem Aktenzeichen abgelegt, ohne erkennbare Struktur dahinter. Viele Kolleginnen und Kollegen kannten den Aufbau unseres Aktenplans nicht wirklich. Eine strukturierte Aktenführung gab es kaum, vorhandene Akten waren oft unzureichend beschriftet. Über Jahre gewachsene Abläufe hatten uns von einer echten Einführung der E-Akte noch weit entfernt.
re:start: Der Weg zur E-Akte
Mit einem re:start-Projekt wollten wir dies ändern, um regisafe künftig in seiner ganzen Bandbreite zu nutzen. Im Mittelpunkt standen für uns und die Einführung eines neuen Aktenplans und der E-Akte. Für uns war klar: Bevor wir neue Module einführen, wollten wir zunächst die Voraussetzungen schaffen, um mit regisafe vollumfänglich zu arbeiten. Gemeinsam mit regisafe haben wir einen Aktenplan-Workshop durchgeführt und unsere Mitarbeitenden in der E-Akte geschult. Aus unserem Haus übernahmen eigene Kolleginnen und Kollegen die Rolle als Aktenplanbeauftragte.
So konnten wir Fragen und Unklarheiten direkt klären und Inhalte verständlich vermitteln. Alte Gewohnheiten haben wir dabei bewusst aufgebrochen. Zusätzlich haben wir Vorlagen für Akten und Schriftstücke erstellt, die unsere Arbeitswege spürbar vereinfacht haben.
Eine Korrektur des bisherigen Aktenplans wäre zu aufwendig gewesen. Deshalb haben wir uns für die Einführung eines neuen Aktenplans entschieden. Viele Aktenzeichen haben wir dabei bereinigt und für unsere Kommune passend angelegt. Alte Akten und Schriftstücke ziehen wir seither nach und nach an die richtige Stelle im neuen Aktenplan um.
Der erste Baustein ist gelegt
Mit der Einführung der E-Akte und des neuen Aktenplans haben wir einen wichtigen Schritt in die Digitalisierung gemacht. Unsere Mitarbeitenden verstehen die Struktur heute deutlich besser als zuvor, und die Arbeitswege sind kürzer geworden. Damit haben wir eine solide Grundlage geschaffen, auf der wir weiter aufbauen können.
Auch das regisafe-Team hat uns dabei mit persönlicher Unterstützung geholfen und stand uns während der gesamten Umstellung zur Seite.
„Verglichen mit einem Eisberg haben wir bislang nur die oberste Spitze von regisafe genutzt. Wenn man sich einmal damit beschäftigt, ist es einfach und verständlich – und die Arbeitswege werden enorm erleichtert. Man muss das Thema nur anpacken.“
Anika Feig, Aktenplanbeauftragte, Gemeinde Stetten am kalten Markt
Erst vertiefen, dann erweitern
Bevor wir neue Module einführen, möchten wir die bestehenden zunächst noch besser nutzen und einzelne Prozesse weiter optimieren. Besonders schätzen wir die Vor-Ort-Termine von regisafe, bei denen sich mehrere Kommunen aus der Region treffen und sich untereinander austauschen.
Langfristig können wir uns gut vorstellen, weitere Module einzusetzen, etwa den Digitalen Posteingang. Wichtig ist uns außerdem, dass unsere Mitarbeitenden regelmäßig geschult werden und über Neuerungen informiert bleiben.
Ein großer Pluspunkt ist für uns, dass regisafe amtsübergreifend genutzt wird und alle Mitarbeitenden mit demselben System arbeiten. regisafe würden wir jederzeit weiterempfehlen.