regisafe Competence Center:
Technische und organisatorische Beratung als Schlüssel zum Erfolg
Der Lösungsprozess: essenzielle Voraussetzung für eine erfolgreiche Digitalisierung
Der Erfolg Ihrer Digitalisierungsprojekte hängt von individuellen Faktoren ab. Mit der richtigen Planung lassen sich Zeit, Nerven und vor allem Kosten sparen: Durch die Analyse der aktuellen Situation, der zielgerichteten Entwicklung eines Konzeptes und der anschließenden Umsetzung der festgelegten Digitalisierungsstrategie haben Sie die Hälfte des Weges bereits hinter sich. Die regisafe-Experten des Competence Centers begleiten Sie in all diesen Prozessen bis zum Erfolg Ihres Projektes.
Competence Center
Digitalisierungsprojekte betreffen zu 80 % organisatorische Themen und sind nur 20 % technischer Natur. Deshalb ist es wichtig, die Aufgaben gut zu planen, Verantwortlichkeiten genau zu definieren und alle Mitarbeitende in das Projekt einzubeziehen. Genau hier unterstützen die Experten unseres Competence Centers. Die regisafe-Berater begleiten diesen Prozess organisatorisch und technisch von der Erstellung eines Projektplans über die Durchführung eines Projekt Kick-Offs bis zur Umsetzung. Verlassen Sie sich voll und ganz auf die Kompetenzen und Erfahrung der Organisationsberater und Technischen Berater des Competence Centers.
Organisationsberatung
Passgenaue Verwaltungskonzepte – 100% digital
- Analyse bestehender Verwaltungsstrukturen und -prozesse
- Entwicklung und Planung optimierter Organisationskonzepte
- Begleitung und Überwachung der konzeptionellen Umsetzung
Technische Beratung
Maßgeschneiderte Integration von Soft- und Hardware
- Prüfung und Anpassung von Software- und Hardwarelösungen
- Sicherstellung einer nahtlosen Schnittstellenintegration
- Abstimmung mit Entwicklern für technische Optimierungen
Analyse
Ihr System wird grundlegend auf die technische und organisatorische Bestandssituation geprüft. Unsere Berater erhalten einen genauen Einblick, wie Sie mit regisafe arbeiten und wo Ihre Verwaltung im Hinblick auf die Digitalisierung steht. Gemeinsam finden wir heraus, welche Ziele Sie erreichen möchten, und erarbeiten in einer Handlungsempfehlung, wie die Arbeit mit regisafe weiter optimiert werden kann.
Analyse
Technische IST-Aufnahme mit Handlungsempfehlung
Wir prüfen, ob Ihr System den aktuellen technischen Rahmenbedingungen entspricht und finden heraus, inwiefern es noch Optimierungsbedarf gibt, um eine reibungslose Arbeit mit regisafe zu gewährleisten. Sie erhalten eine ausführliche Dokumentation mit Handlungsempfehlungen, die auf alle identifizierten Punkte eingeht.
Kompetenz und Leistungsumfang
- Hardware-Check (Speicher, Prozessor, Systemvoraussetzung, Firewall)
- Aufbau und Analyse der IQProdukte (Server & Client)
- Prüfung der regisafe-Sicherheitsmodule
- Prüfung der Kommunikationswege
- Servercheck
- Performance Check
- Prüfung der Systemkonfiguration
- Prüfung von Einstellungen, Benutzerdefinitionen, Berechtigungen und Vorlagen
Analyse
Organisatorische IST-Aufnahme
Bei der organisatorischen IST-Aufnahme schalten wir uns auf Ihr System und schauen, wie gut die Verwaltung bereits mit regisafe arbeitet. Im Nachgang erhalten Sie eine Dokumentation mit Handlungsempfehlungen, wie Sie die Nutzung von regisafe verbessern können.
Kompetenz und Leistungsumfang
- Ausführliche Analyse in den Bereichen
- Modulausstattung und Modulnutzung
- Einsatz und Anpassung des Aktenplans
- Arbeiten mit regisafe
- Anlage, Nutzung, Gliederung und Benennung von Akten/Vorgängen
- Schriftgutanalyse und Vorlagenverwaltung
- Adressbestand
- Nutzung von Aufbewahrungsfristen
- Systemeinstellungen, Benutzereinstellungen und Auswahlfeldlisten
- Benutzer/Gruppenstruktur und Berechtigungen
- Dokumentation & Nachbesprechung
- Unterstützung bei der Umsetzung innerhalb eines regisafe-Digitalisierungsprojektes
- Beratung bzgl. der weiteren Schritte
Analyse
Hospitation / Beratung vor Ort
Die Hospitation kann als Hilfe zur Vorbereitung einer Digitalisierungsstrategie dienen. Bei der Hospitation unterstützen unsere Berater direkt am Arbeitsplatz, erkennen eventuelle Problemstellungen und geben hilfreiche Tipps. Die regisafe-Berater erhalten dabei einen Eindruck, wie regisafe im Alltag tatsächlich angewendet und akzeptiert wird. Während des Projekts stehen regisafe-Berater und Digitalisierungsbeauftragte der Verwaltung in engem Austausch. Danach erstellen unsere Experten eine Handlungsempfehlung, um die Arbeit mit regisafe noch effizienter zu gestalten.
Kompetenz und Leistungsumfang
- Unterstützung am Arbeitsplatz rund um regisafe
- Nutzung von regisafe optimieren
- Tipps & Tricks in regisafe
- Eventuelle Schwierigkeiten erkennen
- Erstellung einer Handlungsempfehlung
- Erstellung eines Fahrplans
Konzeption
In Ihrem Digitalisierungskonzept haben Sie bereits die nächsten anstehenden Projekte identifiziert. Mit regisafe stehen Ihnen zahlreiche Module, Fachverfahren und Online-Portale zur Verfügung, die darauf abzielen, die täglichen Arbeitsabläufe zu optimieren. Hier ist es wichtig, den Gesamtüberblick zu bewahren. Unsere Experten stehen Ihnen zur Seite, um die Umsetzung Ihrer Digitalisierungsprojekte sicherzustellen.
Konzeption
Schnittstellen
regisafe bietet eine Vielzahl an Schnittstellenmodulen für das Zusammenspiel mit Anwendungen und Systemen. Unsere IT-Experten sind erfahren bei der Einrichtung verschiedener Schnittstellen. Dazu prüfen wir die Voraussetzungen Ihres Systems, um Schnittstellen zu kommunalen Fachverfahren und Finanzsystemen einrichten zu können.
Kompetenz und Leistungsumfang
- Prüfung des Systems auf technische und organisatorische Voraussetzungen
- Hinweis auf eventuelle technische Nachrüstungen
- Empfehlungen bzgl. Ablagestruktur
- Installation und Konfiguration der Schnittstellen zu kommunalen Fachverfahren
- Aktenplananpassungen
Konzeption
Aktenplan
Als Herzstück eines Dokumentenmanagementsystems strukturiert der digitale Aktenplan die komplette Schriftgutverwaltung und dient als einheitliches Ablageschema der Verwaltung. Die Spezialisten der Organisationsberatung unterstützen Sie beim Wechsel und der Überarbeitung des Aktenplans.
Kompetenz und Leistungsumfang
- Unterstützung bei der Implementierung von Aktenplänen
- Unterstützung bei Aktenplanmigrationen
- Beratung zu
- Grundlagen der Schriftgutverwaltung und Aktenführung
- Historie und Rechtsgrundlagen
- Aktenrelevanz
- Aktenplananpassungen
Konzeption
Migration
Sie möchten ihr bisheriges DMS durch regisafe ablösen? Sie arbeiten mit verschiedenen DMS und möchten regisafe als einziges DMS nutzen? Oder stehen Sie vor einem Aktenberg, den Sie digitalisieren möchten? Wir beraten Sie hinsichtlich der Migration und dem Import von Daten und begleiten diesen Prozess.
Kompetenz und Leistungsumfang
- Prüfung der technischen Voraussetzungen
- Analyse der bestehenden Daten
- Prüfung der Datenmengen
- Prüfung des Datenzugangs
- Festlegung einer Importstrategie
- Erstellung einer Testumgebung
- Umsetzung in das Echtsystem
Konzeption
Workshop Aktenvorlage
Der E-Akte kommt als Sammelort aller verwaltungsrelevanten Informationen eine zentrale Bedeutung zu. Innerhalb kundenindividueller Workshops erarbeiten wir gemeinsam, wie Sie in regisafe Akten strukturieren und an Ihre Verwaltung anpassen. Dabei gehen wir auf konkrete Anwendungsfälle der Verwaltung ein.
Kompetenz und Leistungsumfang
- Grundlagen und Vorteile der E-Akte
- Anforderungen an eine Akte in regisafe
- Prozessorientiertes Arbeiten mit der E-Akte
- Ämterbezogene sowie ämterübergreifende Aktenanlage und -ablage nach Aktenplan
- Beratung bei der Metadaten-Vergabe und Zuordnung des Aktenzeichens
- Unterschied von Sachakte und Vorgangsakte
- Sachbezogene Aktenführung
- Erarbeitung von individuellen Aktenuntergliederungen und Beratung bei einheitlichen Aktenstrukturen
- Beratung zu den regisafe-Spezialakten und unseren Musterakten
Konzeption
Workflow
regisafe bietet Ihnen Möglichkeiten, Bearbeitungswege individuell zu definieren und diese als digitalen Workflow zu gestalten (z. B Urlaubsanträge, Adressmanagement). So werden Ihre Arbeitsabläufe zu automatisierten Prozessen, in denen wiederkehrende Aufgaben, Freigabeprozesse, Termine und Fristen beschleunigt und zuverlässig bearbeitet werden.
Kompetenz und Leistungsumfang
- Anforderungsanalyse: Welche Prozesse sollten und können (teil)automatisiert werden?
- Beratung zu Optimierungsmöglichkeiten bestehender Prozesse
- Prozessdesign und -modellierung
- Implementierung des gesamten Prozesses in regisafe
Konzeption
Vorlagenmanagement
Vorlagen kommen in den Bereichen Schriftgut und Akten zum Einsatz. Dabei kann es sich sowohl um Dokumentenvorlagen als auch um Aktenvorlagen mit entsprechender Untergliederung handeln. Einmal erstellte Vorlagen sind für die betreffenden Mitarbeitenden jederzeit im Zugriff und nur berechtigte Personen können diese ändern. Aktualisierungen erfolgen mit geringem Verwaltungsaufwand und schützen Sie vor der Verwendung veralteter Vorlagen.
Kompetenz und Leistungsumfang
- Identifizierung des Vorlagenbedarfs unter Einbeziehung der jeweiligen Fachämter und Abteilungen
- Anpassung Ihrer Vorlagen gemäß Ihres individuellen Corporate Design
- Anpassung spezieller Vorlagen, z.B. für die E-Post gemäß technischen Vorgaben inkl.Freigabe
- Klärung und Einstellung der Zugriffsberechtigungen auf Vorlagen
Umsetzung
regisafe bietet eine Vielzahl an Lösungen, um Verwaltungsprozesse erfolgreich zu digitalisieren. Mit jedem Modul und Fachverfahren wird das Potenzial von regisafe weiter ausgeschöpft: In der Folge werden Arbeitsprozesse erheblich erleichtert und signifikante Zeitersparnisse ermöglicht. Unsere Experten beraten Sie, welche Prozesse und Verfahren digitalisiert werden können und begleiten Sie in der Umsetzung so lange, bis alle Prozesse effizient integriert wurden.
Konzeption
Langzeitspeicherung
Die Digitalisierung der Verwaltungsarbeit erfordert die langfristige, sichere Speicherung von Dokumenten in Akten und Vorgängen. Unsere regisafe-Berater begleiten diesen Prozess von der Festsetzung einer Ausbewahrungsfrist über Ihren verwaltungsinternen Aussonderungsprozess bis
hin zur Übergabe an ein externes Langzeitarchiv.
Kompetenz und Leistungsumfang
- Bestandsaufnahme der Schriftgutverwaltung im Hinblick auf Aufbewahrungsfristen
- Analyse des bisherigen Aussonderungsprozess in Zusammenarbeit mit Ihrem Archivar
- Prozessmodellierung und -optimierung mit Bezug auf die regisafe-Module
- Erläuterung der Langzeitspeicherung anhand des Lebenszyklus der E-Akte
- Gemeinsames Erarbeiten eines Konzepts zur Langzeitspeicherung und Aussonderung der Schriftgutverwaltung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben und der externen Endarchivsysteme
Konzeption
Digitaler Postein- und -ausgang
Die Digitalisierung der Eingangspost ist ein Meilenstein auf dem Weg zum papierlosen Büro und verspricht gleichzeitig viel Zeitersparnis in der täglichen Arbeit. Dabei wird die Post zentral digitalisiert und läuft elektronisch durch die Verwaltung. Wir beraten Sie, wie Sie den optimalen Prozess in Ihrer Verwaltung definieren, richten diesen ein und schulen die zuständigen Mitarbeitenden. Danach läuft der gesamte Prozess digital.
Kompetenz und Leistungsumfang
- Beratung hinsichtlich Gesamtprozess
Digitaler Postlauf - Vorhandenen Prozess analysieren & optimieren
- Prozessmodellierung
- Scanstrategie definieren
- Beratungsgespräch zur Installationsvorbereitung
- Einrichten des digitalen Posteingangs in regisafe
- Schulung der Mitarbeiter
- Qualifizierte Nachbetreuung
- Beratung zur Digitalisierung des Briefpostausgangs (Vorlagen etc.)
Konzeption
Individuelle Softwareanpassungen
Sie haben besondere Anforderungen an regisafe? Fehlt Ihnen beispielsweise eine individuelle Aktenmaske? Wir analysieren Ihre Anforderungen, prüfen die technischen Voraussetzungen und erarbeiten einen Lösungsvorschlag. Von kleineren Anpassungen bis hin zu großen Projekten stehen wir Ihnen beratend zur Seite und klären die Umsetzung in Zusammenarbeit mit unserer Entwicklungsabteilung.
Kompetenz und Leistungsumfang
- Analyse der Anforderungen
- Prüfung der technischen Voraussetzungen
- Erarbeitung eines Lösungsvorschlags
- Installation, Konfiguration und Umsetzung der individuellen Anpassung
Konzeption
Serverumzug
Dann kann ein Umzug auf einen neuen, leistungsstärkeren Server die Skalierbarkeit deutlich verbessern. Zudem sind neue Servertechnologien oft schneller und effizienter als ältere Modelle. Durch einen Serverumzug können Sie Reaktionszeiten und Ausführungsgeschwindigkeit von regisafe erheblich steigern.
Kompetenz und Leistungsumfang
- Beratung hinsichtlich des neuen Serversystems
- Prüfung der zu berücksichtigenden Komponenten und Abhängigkeiten
- Vorbereitung und Planung des Ablaufs
- Begleitung und Durchführung beim Serverumzug
Konzeption
Gruppen- / Benutzerstrukturen
Die korrekte Abbildung Ihres Organigramms in der Gruppen- und Benutzerstruktur ist die Grundlage eines funktionierenden Rechte- und Rollenkonzepts. Durch stetige Organisationsanpassungen und Mitarbeiterwechsel besteht in diesem Bereich ein ständiger Wechsel.
Kompetenz und Leistungsumfang
- Analyse der bestehenden Struktur
- Umsetzung ggf. vorhandener Empfehlungen aus der IST-Aufnahme
- Überführung in eine hierarchische Benutzerstrukturprüfung
- Integrationsmöglichkeit MS Active Directory
Konzeption
Citrix/Terminalserver-Umgebung
Unsere IT-Spezialisten beraten Verwaltungen, die eine Citrix oder Terminalserver-Umgebung einführen möchten. Dabei untersuchen wir die bestehende Infrastruktur, erarbeiten ein Konzept und unterstützen bei der Realisierung.
Kompetenz und Leistungsumfang
- Unterstützung von Terminalserver- Umgebungen und Citrix VDI
- Installation
- Konfiguration
- Optimierung bestehender Umgebungen
- Unterstützung bei akuten Herausforderungen
Mehr Informationen zum regisafe Competence Center
regisafe Podcast: Competence Center
Die beiden Podcast-Hosts interviewen in dieser Ausgabe den Leiter des Competence Centers, Stefan Fuchs und beleuchten Hintergründe, Strukturen und natürlich die Vorteile für regisafe-Kunden durch das neue Competence Center.
Hier gehts zur Podcast-Folge.
Broschüre: Die regisafe-Projektberatung
Analyse, Konzeption, Umsetzung: Die Broschüre beschreibt umfangreich, mit welchen Schritten und Methoden das Competence-Center Kundenprojekte entwickelt sowie individuelle Projektanforderungen zum Erfolg führt.
Die Broschüre finden Sie hier zum Download.
Webinar: Die regisafe-Projektberatung
Entdecken Sie die vielfältigen Projektberatungen in einem kostenlosen Webinar der regisafe Akademie. Der große Vorteil für Sie: Hier erhalten Sie Antworten auf Ihre individuellen Fragen und nehmen Bezug auf Ihre Verwaltung.
Buchen Sie hier Ihr kostenloses Webinar.
Ihr Kontakt zum regisafe Competence Center
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Stefan Fuchs
Teamleiter des regisafe Competence Centers
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regisafe-Lösungen
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regisafe Akademie
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