regisafe Competence Center:
Projektberatung, die den Unterschied macht!

Competence Center

Inhalt

Technische und organisatorische Beratung als Schlüssel zum Erfolg

Der Lösungsprozess: essenzielle Voraussetzung für eine erfolgreiche Digitalisierung

Der Erfolg Ihrer Digitalisierungsprojekte hängt von individuellen Faktoren ab. Mit der richtigen Planung lassen sich Zeit, Nerven und vor allem Kosten sparen: Durch die Analyse der aktuellen Situation, der zielgerichteten Entwicklung eines Konzeptes und der anschließenden Umsetzung der festgelegten Digitalisierungsstrategie haben Sie die Hälfte des Weges bereits hinter sich. Die regisafe-Experten des Competence Centers begleiten Sie in all diesen Prozessen bis zum Erfolg Ihres Projektes.

Competence Center

Digitalisierungsprojekte betreffen zu 80 % organisatorische Themen und sind nur 20 % technischer Natur. Deshalb ist es wichtig, die Aufgaben gut zu planen, Verantwortlichkeiten genau zu definieren und alle Mitarbeitende in das Projekt einzubeziehen. Genau hier unterstützen die Experten unseres Competence Centers. Die regisafe-Berater begleiten diesen Prozess organisatorisch und technisch von der Erstellung eines Projektplans über die Durchführung eines Projekt Kick-Offs bis zur Umsetzung. Verlassen Sie sich voll und ganz auf die Kompetenzen und Erfahrung der Organisationsberater und Technischen Berater des Competence Centers.

Organisationsberatung

Passgenaue Verwaltungskonzepte – 100% digital

  • Analyse bestehender Verwaltungsstrukturen und -prozesse
  • Entwicklung und Planung optimierter Organisationskonzepte
  • Begleitung und Überwachung der konzeptionellen Umsetzung

Technische Beratung

Maßgeschneiderte Integration von Soft- und Hardware

  • Prüfung und Anpassung von Software- und Hardwarelösungen
  • Sicherstellung einer nahtlosen Schnittstellenintegration
  • Abstimmung mit Entwicklern für technische Optimierungen

Analyse

Ihr System wird grundlegend auf die technische und organisatorische Bestandssituation geprüft. Unsere Berater erhalten einen genauen Einblick, wie Sie mit regisafe arbeiten und wo Ihre Verwaltung im Hinblick auf die Digitalisierung steht. Gemeinsam finden wir heraus, welche Ziele Sie erreichen möchten, und erarbeiten in einer Handlungsempfehlung, wie die Arbeit mit regisafe weiter optimiert werden kann.

Analyse

Technische IST-Aufnahme mit Handlungsempfehlung

Wir prüfen, ob Ihr System den aktuellen technischen Rahmenbedingungen entspricht und finden heraus, inwiefern es noch Optimierungsbedarf gibt, um eine reibungslose Arbeit mit regisafe zu gewährleisten. Sie erhalten eine ausführliche Dokumentation mit Handlungsempfehlungen, die auf alle identifizierten Punkte eingeht.

  • Hardware-Check (Speicher, Prozessor, Systemvoraussetzung, Firewall)
  • Aufbau und Analyse der IQProdukte (Server & Client)
  • Prüfung der regisafe-Sicherheitsmodule
  • Prüfung der Kommunikationswege
  • Servercheck
  • Performance Check
  • Prüfung der Systemkonfiguration
  • Prüfung von Einstellungen, Benutzerdefinitionen, Berechtigungen und Vorlagen

Analyse

Organisatorische IST-Aufnahme

Bei der organisatorischen IST-Aufnahme schalten wir uns auf Ihr System und schauen, wie gut die Verwaltung bereits mit regisafe arbeitet. Im Nachgang erhalten Sie eine Dokumentation mit Handlungsempfehlungen, wie Sie die Nutzung von regisafe verbessern können.

  • Ausführliche Analyse in den Bereichen
    • Modulausstattung und Modulnutzung
    • Einsatz und Anpassung des Aktenplans
    • Arbeiten mit regisafe
    • Anlage, Nutzung, Gliederung und Benennung von Akten/Vorgängen
    • Schriftgutanalyse und Vorlagenverwaltung
    • Adressbestand
    • Nutzung von Aufbewahrungsfristen
    • Systemeinstellungen, Benutzereinstellungen und Auswahlfeldlisten
    • Benutzer/Gruppenstruktur und Berechtigungen
  • Dokumentation & Nachbesprechung
  • Unterstützung bei der Umsetzung innerhalb eines regisafe-Digitalisierungsprojektes
  • Beratung bzgl. der weiteren Schritte

Analyse

Hospitation / Beratung vor Ort

Die Hospitation kann als Hilfe zur Vorbereitung einer Digitalisierungsstrategie dienen. Bei der Hospitation unterstützen unsere Berater direkt am Arbeitsplatz, erkennen eventuelle Problemstellungen und geben hilfreiche Tipps. Die regisafe-Berater erhalten dabei einen Eindruck, wie regisafe im Alltag tatsächlich angewendet und akzeptiert wird. Während des Projekts stehen regisafe-Berater und Digitalisierungsbeauftragte der Verwaltung in engem Austausch. Danach erstellen unsere Experten eine Handlungsempfehlung, um die Arbeit mit regisafe noch effizienter zu gestalten.

  • Unterstützung am Arbeitsplatz rund um regisafe
  • Nutzung von regisafe optimieren
  • Tipps & Tricks in regisafe
  • Eventuelle Schwierigkeiten erkennen
  • Erstellung einer Handlungsempfehlung
  • Erstellung eines Fahrplans

Konzeption

In Ihrem Digitalisierungskonzept haben Sie bereits die nächsten anstehenden Projekte identifiziert. Mit regisafe stehen Ihnen zahlreiche Module, Fachverfahren und Online-Portale zur Verfügung, die darauf abzielen, die täglichen Arbeitsabläufe zu optimieren. Hier ist es wichtig, den Gesamtüberblick zu bewahren. Unsere Experten stehen Ihnen zur Seite, um die Umsetzung Ihrer Digitalisierungsprojekte sicherzustellen.

Konzeption

Schnittstellen

regisafe bietet eine Vielzahl an Schnittstellenmodulen für das Zusammenspiel mit Anwendungen und Systemen. Unsere IT-Experten sind erfahren bei der Einrichtung verschiedener Schnittstellen. Dazu prüfen wir die Voraussetzungen Ihres Systems, um Schnittstellen zu kommunalen Fachverfahren und Finanzsystemen einrichten zu können.

  • Prüfung des Systems auf technische und organisatorische Voraussetzungen
  • Hinweis auf eventuelle technische Nachrüstungen
  • Empfehlungen bzgl. Ablagestruktur
  • Installation und Konfiguration der Schnittstellen zu kommunalen Fachverfahren
  • Aktenplananpassungen

Konzeption

Aktenplan

Als Herzstück eines Dokumentenmanagementsystems strukturiert der digitale Aktenplan die komplette Schriftgutverwaltung und dient als einheitliches Ablageschema der Verwaltung. Die Spezialisten der Organisationsberatung unterstützen Sie beim Wechsel und der Überarbeitung des Aktenplans.

  • Unterstützung bei der Implementierung von Aktenplänen
  • Unterstützung bei Aktenplanmigrationen
  • Beratung zu
    • Grundlagen der Schriftgutverwaltung und Aktenführung
    • Historie und Rechtsgrundlagen
    • Aktenrelevanz
    • Aktenplananpassungen

Konzeption

Migration

Sie möchten ihr bisheriges DMS durch regisafe ablösen? Sie arbeiten mit verschiedenen DMS und möchten regisafe als einziges DMS nutzen? Oder stehen Sie vor einem Aktenberg, den Sie digitalisieren möchten? Wir beraten Sie hinsichtlich der Migration und dem Import von Daten und begleiten diesen Prozess.

  • Prüfung der technischen Voraussetzungen
  • Analyse der bestehenden Daten
  • Prüfung der Datenmengen
  • Prüfung des Datenzugangs
  • Festlegung einer Importstrategie
  • Erstellung einer Testumgebung
  • Umsetzung in das Echtsystem

Konzeption

Workshop Aktenvorlage

Der E-Akte kommt als Sammelort aller verwaltungsrelevanten Informationen eine zentrale Bedeutung zu. Innerhalb kundenindividueller Workshops erarbeiten wir gemeinsam, wie Sie in regisafe Akten strukturieren und an Ihre Verwaltung anpassen. Dabei gehen wir auf konkrete Anwendungsfälle der Verwaltung ein.

  • Grundlagen und Vorteile der E-Akte
  • Anforderungen an eine Akte in regisafe
  • Prozessorientiertes Arbeiten mit der E-Akte
  • Ämterbezogene sowie ämterübergreifende Aktenanlage und -ablage nach Aktenplan
  • Beratung bei der Metadaten-Vergabe und Zuordnung des Aktenzeichens
  • Unterschied von Sachakte und Vorgangsakte
  • Sachbezogene Aktenführung
  • Erarbeitung von individuellen Aktenuntergliederungen und Beratung bei einheitlichen Aktenstrukturen
  • Beratung zu den regisafe-Spezialakten und unseren Musterakten

Konzeption

Workflow

regisafe bietet Ihnen Möglichkeiten, Bearbeitungswege individuell zu definieren und diese als digitalen Workflow zu gestalten (z. B Urlaubsanträge, Adressmanagement). So werden Ihre Arbeitsabläufe zu automatisierten Prozessen, in denen wiederkehrende Aufgaben, Freigabeprozesse, Termine und Fristen beschleunigt und zuverlässig bearbeitet werden.

  • Anforderungsanalyse: Welche Prozesse sollten und können (teil)automatisiert werden?
  • Beratung zu Optimierungsmöglichkeiten bestehender Prozesse
  • Prozessdesign und -modellierung
  • Implementierung des gesamten Prozesses in regisafe

Konzeption

Vorlagenmanagement

Vorlagen kommen in den Bereichen Schriftgut und Akten zum Einsatz. Dabei kann es sich sowohl um Dokumentenvorlagen als auch um Aktenvorlagen mit entsprechender Untergliederung handeln. Einmal erstellte Vorlagen sind für die betreffenden Mitarbeitenden jederzeit im Zugriff und nur berechtigte Personen können diese ändern. Aktualisierungen erfolgen mit geringem Verwaltungsaufwand und schützen Sie vor der Verwendung veralteter Vorlagen.

  • Identifizierung des Vorlagenbedarfs unter Einbeziehung der jeweiligen Fachämter und Abteilungen
  • Anpassung Ihrer Vorlagen gemäß Ihres individuellen Corporate Design
  • Anpassung spezieller Vorlagen, z.B. für die E-Post gemäß technischen Vorgaben inkl.Freigabe
  • Klärung und Einstellung der Zugriffsberechtigungen auf Vorlagen

Umsetzung

regisafe bietet eine Vielzahl an Lösungen, um Verwaltungsprozesse erfolgreich zu digitalisieren. Mit jedem Modul und Fachverfahren wird das Potenzial von regisafe weiter ausgeschöpft: In der Folge werden Arbeitsprozesse erheblich erleichtert und signifikante Zeitersparnisse ermöglicht. Unsere Experten beraten Sie, welche Prozesse und Verfahren digitalisiert werden können und begleiten Sie in der Umsetzung so lange, bis alle Prozesse effizient integriert wurden.

Umsetzung

Langzeitspeicherung

Die Digitalisierung der Verwaltungsarbeit erfordert die langfristige, sichere Speicherung von Dokumenten in Akten und Vorgängen. Unsere regisafe-Berater begleiten diesen Prozess von der Festsetzung einer Ausbewahrungsfrist über Ihren verwaltungsinternen Aussonderungsprozess bis
hin zur Übergabe an ein externes Langzeitarchiv.

  • Bestandsaufnahme der Schriftgutverwaltung im Hinblick auf Aufbewahrungsfristen
  • Analyse des bisherigen Aussonderungsprozess in Zusammenarbeit mit Ihrem Archivar
  • Prozessmodellierung und -optimierung mit Bezug auf die regisafe-Module
  • Erläuterung der Langzeitspeicherung anhand des Lebenszyklus der E-Akte
  • Gemeinsames Erarbeiten eines Konzepts zur Langzeitspeicherung und Aussonderung der Schriftgutverwaltung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben und der externen Endarchivsysteme

Umsetzung

Digitaler Postein- und -ausgang

Die Digitalisierung der Eingangspost ist ein Meilenstein auf dem Weg zum papierlosen Büro und verspricht gleichzeitig viel Zeitersparnis in der täglichen Arbeit. Dabei wird die Post zentral digitalisiert und läuft elektronisch durch die Verwaltung. Wir beraten Sie, wie Sie den optimalen Prozess in Ihrer Verwaltung definieren, richten diesen ein und schulen die zuständigen Mitarbeitenden. Danach läuft der gesamte Prozess digital.

  • Beratung hinsichtlich Gesamtprozess
    Digitaler Postlauf
  • Vorhandenen Prozess analysieren & optimieren
  • Prozessmodellierung
  • Scanstrategie definieren
  • Beratungsgespräch zur Installationsvorbereitung
  • Einrichten des digitalen Posteingangs in regisafe
  • Schulung der Mitarbeiter
  • Qualifizierte Nachbetreuung
  • Beratung zur Digitalisierung des Briefpostausgangs (Vorlagen etc.)

Umsetzung

Serverumzug

Dann kann ein Umzug auf einen neuen, leistungsstärkeren Server die Skalierbarkeit deutlich verbessern. Zudem sind neue Servertechnologien oft schneller und effizienter als ältere Modelle. Durch einen Serverumzug können Sie Reaktionszeiten und Ausführungsgeschwindigkeit von regisafe erheblich steigern.

  • Beratung hinsichtlich des neuen Serversystems
  • Prüfung der zu berücksichtigenden Komponenten und Abhängigkeiten
  • Vorbereitung und Planung des Ablaufs
  • Begleitung und Durchführung beim Serverumzug

Umsetzung

Gruppen- / Benutzerstrukturen

Die korrekte Abbildung Ihres Organigramms in der Gruppen- und Benutzerstruktur ist die Grundlage eines funktionierenden Rechte- und Rollenkonzepts. Durch stetige Organisationsanpassungen und Mitarbeiterwechsel besteht in diesem Bereich ein ständiger Wechsel.

  • Analyse der bestehenden Struktur
  • Umsetzung ggf. vorhandener Empfehlungen aus der IST-Aufnahme
  • Überführung in eine hierarchische Benutzerstrukturprüfung
  • Integrationsmöglichkeit MS Active Directory

Umsetzung

Citrix/Terminalserver-Umgebung

Unsere IT-Spezialisten beraten Verwaltungen, die eine Citrix oder Terminalserver-Umgebung einführen möchten. Dabei untersuchen wir die bestehende Infrastruktur, erarbeiten ein Konzept und unterstützen bei der Realisierung.

  • Unterstützung von Terminalserver- Umgebungen und Citrix VDI
  • Installation
  • Konfiguration
  • Optimierung bestehender Umgebungen
  • Unterstützung bei akuten Herausforderungen

Mehr Informationen zum regisafe Competence Center

regisafe-Podcast

regisafe Podcast: Competence Center

Die beiden Podcast-Hosts interviewen in dieser Ausgabe den Leiter des Competence Centers, Stefan Fuchs und beleuchten Hintergründe, Strukturen und natürlich die Vorteile für regisafe-Kunden durch das neue Competence Center.
Hier gehts zur Podcast-Folge.

Ihr Kontakt zum regisafe Competence Center

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Wir freuen uns über Ihre Nachricht.

Stefan Fuchs

Stefan Fuchs
Geschäftsleiter für den Bereich Competence Center

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