Workflow • regisafe GmbH

Digitale Prozesse für mehr Effizienz

Der Workflow von regisafe bringt Ordnung in die wachsende Zahl an Vorgängen in kommunalen Verwaltungen. Als serverbasierte Anwendung leitet er Dokumente und Aufgaben automatisch an die richtigen Stellen weiter, überwacht Fristen und verkürzt die Abstimmung zwischen Ämtern und Fachbereichen. Auch E-Mails gehören dazu. Mitarbeitende ziehen sie direkt in den Workflow, und der Workflow verschickt selbst E-Mails. Routineaufgaben übernimmt das System, Ihre Mitarbeitenden kümmern sich um die Fälle, die Fachwissen brauchen. Das verkürzt Durchlaufzeiten und verbessert den Service für Bürgerinnen und Bürger.

Intelligente Steuerung von der Aufgabe bis zum Prozess

Intelligente Prozesssteuerung

Individuelle Arbeitsabläufe für verschiedene Verwaltungsvorgänge
Automatische Weiterleitung von Dokumenten und Aufgaben an zuständige Mitarbeiter
Echtzeit-Überwachung des Bearbeitungsstatus aller laufenden Prozesse

Intuitive Workflow-Gestaltung

Grafischer Workflow-Editor für einfache und komplexe Workflowregeln
Vorkonfiguration einzelner Arbeitsschritte und Fristenfestlegung
Dialogfenster zum Workflow-Start und Eingabe workflow-relevanter Daten

Schriftverkehr und E-Mail

Automatisierte Erstellung und Versand von Schriftstücken (u. a. über E-Post und epostbox)
E-Mail-Versand direkt aus dem Workflow
E-Mails per Drag and Drop in den Workflow übernehmen, Anlagen als ergänzende Dateien

Aufgabenmanagement

Zentrale Verwaltung und Zuweisung von Aufgaben
Priorisierung und Fristensetzung für zeitkritische Vorgänge
Automatische Benachrichtigungen bei anstehenden oder überfälligen Aufgaben
Workflow-Verwaltung für Anwender
Gleichzeitiges Bearbeiten mehrerer Aufgaben eines Durchlaufs

Aktionen im Workflow

Dateien konvertieren und Dateinamen ändern
Verknüpfungen zwischen Objekten erstellen
Objekte löschen und Stempel anbringen
Mehrere Suchergebnisse der Aktion „Objekte suchen“ verarbeiten, nicht nur den ersten Treffer

Erstellung von Workflow-Diagrammen mithilfe eines grafischen Workflow-Editors
Der Workflow leitet Aufgaben automatisch an die richtigen Stellen und Zuständigkeiten weiter und überwacht Fristen.
So werden Prozesse schneller, fehlerfreier und für alle Beteiligten übersichtlicher.

Die Workflow-Oberfläche optimiert die Vorgangsbearbeitung durch eine intelligente Dreiteilung:
Die Aufgabenverwaltung links ermöglicht schnellen Überblick und Priorisierung, während das zentrale Dokumentenfenster die Ansicht zur aktiven Aufgabe erlaubt. Der Aufgabenbereich rechts steuert den Prozessablauf und erfasst Metadaten. So wird komplexes Aufgabenmanagement intuitiv und effizient.

Die Vorteile auf einen Blick

Erhöhte Effizienz durch Standardisierung und Automatisierung von Routineaufgaben
Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Verwaltungsvorgänge
Medienbruchfreie Bearbeitung, auch bei E-Mails im Ein- und Ausgang
Reduzierung von Durchlaufzeiten und Verbesserung der Bürgerservicequalität
Funktions- und Ablauftests von erstellten Workflows in abgeschirmter Testumgebung
Minimierung von Fehlerquoten durch strukturierte Prozessabläufe
Erleichterte Einhaltung gesetzlicher Fristen und Compliance-Anforderungen
Flexible Anpassung an individuelle Verwaltungsstrukturen und -prozesse

Der Workflow im Video

Workflows erfolgreich starten

Um für die Implementierung von Workflows mit dem neuen Modul bestens gerüstet zu sein, empfehlen wir eine Kombination aus Fachvortrag und Beauftragung der technischen Beratung. Im Fachvortrag werden interessierte Verwaltungen umfassend über den Funktionsumfang des Workflow-Moduls informiert und die Anwendung wird demonstriert. Unsere technische Beratung übernimmt anschließend gerne die Einrichtung von Workflows in Ihrem System. Hierfür fordern Sie gerne ein Angebot bei Ihrem Kundenberater an.

Fachvortrag

Der Workflow – Arbeitsprozesse im Fluss

In unserem Fachvortrag veranschaulichen wir Ihnen die Möglichkeiten des regisafe-Workflows durch praxisnahe Beispiele und hilfreiche Tipps für die Umsetzung.

Jetzt Fachvortrag buchen

Workflows erfolgreich starten

Um für die Implementierung von Workflows mit dem neuen Modul bestens gerüstet zu sein, empfehlen wir eine Kombination aus Fachvortrag und Beauftragung der technischen Beratung. Im Fachvortrag werden interessierte Verwaltungen umfassend über den Funktionsumfang des Workflow-Moduls informiert und die Anwendung wird demonstriert. Unsere technische Beratung übernimmt anschließend gerne die Einrichtung von Workflows in Ihrem System. Hierfür fordern Sie gerne ein Angebot bei Ihrem Kundenberater an.

Webinar

Basiswissen: den Workflow kostenlos live erleben.

Startschuss in die Prozessautomation: Erfahren Sie alles Wichtige und erste Details zum regisafe-Workflow. Kostenloses Webinar mit Live-Demo. Das Webinar zeigt, wie sich wiederkehrende Abläufe in der Verwaltung strukturieren, steuern und Schritt für Schritt automatisieren lassen.

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Seminar

Deep Dive für Workflow-Admins

Für Verwaltungs-Admins mit aktiver Workflow-Nutzung: Im virtuellen Seminar erlernen Sie die vielfältigen Möglichkeiten zur Einrichtung und Administration digitaler Arbeitsschritte. Inklusive Nutzung des Moduls „Workflow I“ im E-Learning-Portal.

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