Offen statt abhängig:
Warum ODF in die Verwaltung gehört

ODF | Open Document Format in der Kommunalverwaltung

Eine Verwaltung erlässt einen Bescheid, speichert ihn und legt ihn in der Akte ab. Welches Dateiformat dahintersteckt, fragt kaum jemand. Dabei hängt daran, ob sich der Bescheid in zwanzig Jahren noch öffnen lässt. Kontrolliert ein Hersteller das Format, bestimmt er mit, was später möglich ist, und die Verwaltung bleibt von ihm abhängig. ODF ist offen: Kein Anbieter steuert es, jedes Programm darf es lesen und bearbeiten. Der IT-Planungsrat von Bund und Ländern hat ODF bereits als Standard für digitale Verwaltungslösungen festgelegt.

ODF: Das Dokument, das keinem Hersteller gehört

ODF steht für Open Document Format. Es ist ein Dateiformat für Texte, Tabellen und Präsentationen. „Offen“ heißt: Kein Hersteller dirigiert Lizenzkosten oder Versionen, jeder darf es nutzen. ODF funktioniert wie ein Normstecker: passt in jede Steckdose, egal wer das Gerät gebaut hat. Programme wie LibreOffice oder Collabora Online – ebenso Microsoft Office – öffnen und speichern solche Dateien, ohne dass eine bestimmte Software nötig ist.

Warum das Thema für Kommunen interessant ist

Der IT-Planungsrat, das Gremium von Bund und Ländern für die Digitalisierung der Verwaltung, hat im März 2026 ODF zum Standard des Deutschland-Stacks erklärt, dem Rahmen für digitale Lösungen der Verwaltung. Die Länderverwaltungen sollen ODF ab dem 1. Januar 2027 schrittweise unterstützen. Damit arbeiten die wichtigsten Ansprechpartner der Kommunen bald mit dem neuen Format.

Für Kommunen ist das mehr als eine Randnotiz. Zahlreiche Länder haben in ihren Gesetzen festgelegt, dass verbindliche Standards des IT-Planungsrats auch für Gemeinden gelten. Erklärt der IT-Planungsrat ODF für verbindlich, gilt das automatisch auch für die Kommunen, ohne neues Gesetz. Niemand verlangt, Microsoft Office abzuschalten. Gewohnte Formate bleiben nutzbar. Offen ist nur, wann eine Verwaltung ODF beherrscht: rechtzeitig oder unter Zeitdruck.

Hinter dem Thema steht ein Begriff, der oft fällt und selten erklärt wird: digitale Souveränität. Gemeint ist etwas Einfaches. Eine Verwaltung entscheidet selbst, mit welcher Software sie arbeitet, wann sie wechselt und wer Zugriff auf ihre Daten hat. Sie muss nicht hoffen, dass ein Hersteller Preise, Bedingungen und Produkte so lässt, wie sie sind.

Das Dateiformat spielt dabei die Schlüsselrolle. Liegen die Dokumente in einem Format, das ein Hersteller steuert, sitzt dieser Hersteller bei jedem Wechsel mit am Tisch. Bei einem offenen Format wie ODF entscheidet die Verwaltung allein. Im laufenden Betrieb fällt das nicht auf. Es fällt auf, wenn sich Preise oder Bedingungen ändern.

Digitale Souveränität ist möglich und wirtschaftlich

Landesregierung Schleswig-Holstein:

„LibreOffice ersetzt Microsoft: Schon fast 80 Prozent der Arbeitsplätze in der Landesverwaltung sind auf die quelloffene Office-Lösung umgestellt.“

„Perspektivisch mehr Souveränität und Einsparungen.“

www.schleswig-holstein.de

Was ODF Kommunen bringt

Wahlfreiheit. Jedes Amt entscheidet selbst, mit welchem Programm es arbeitet. Das ist digitale Souveränität im Kleinen. Heute das eine Programm, morgen ein anderes: Die Dokumente ziehen mit.

Reibungsloser Austausch. Das Bauamt schickt einen Entwurf an die Landesbehörde. Er kommt so an, wie er gedacht war.

Sichere Aufbewahrung. Akten leben länger als Programmversionen. Ein offenes, international genormtes Format macht es wahrscheinlich, dass sich ein Dokument auch in Jahrzehnten noch öffnen lässt.

Bessere Verhandlungsposition. Wer wechseln kann, verhandelt anders. Mit Lizenzgebern genauso wie mit IT-Dienstleistern.

Was regisafe Kommunen bietet

regisafe unterstützt ODF. Dabei gilt der Grundsatz, den regisafe aus mehr als 30 Jahren im kommunalen Umfeld kennt: Die Lösung passt sich der Verwaltung an, nicht umgekehrt.

In der E-Akte markieren Sachbearbeitende mehrere Dokumente, wandeln sie in ODF um, prüfen das Ergebnis und versenden sie. Die Vorlagen aus KommunalPLUS hat regisafe überarbeitet, damit sie zum Standard passen.

Im Projektportal bearbeiten Externe Dokumente direkt im Browser. Ein Ingenieurbüro oder eine Kindertagesstätte lädt nichts mehr herunter und wieder hoch. Jede Speicherung legt eine neue Version in regisafe an, nachvollziehbar und revisionssicher.

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