Einführung der E-Akte.
Erfahren Sie in unserem Fachvortrag, welche Schritte Sie jetzt in Angriff nehmen sollten und wie Sie planvoll vorgehen, um die E-Akte erfolgreich einzuführen. Stellen Sie Fragen und profitieren Sie von Tipps aus der Praxis.
E-Akte einführen – mit der elektronischen Akte von regisafe gelingt es
Gleiche Ablage-Logik wie in Papierform, bessere Lösung. Das ist die E-Akte von regisafe. Alle eintreffenden Informationen, ob digital oder gescannt, werden direkt zentral und revisionssicher archiviert, für die Berechtigten sichtbar gemacht und zuverlässig bereitgestellt. Die E-Akte von regisafe ist der sichere Weg zu mehr Einfachheit, mehr Ergonomie und mehr Effizienz. Vorbei ist damit die Zeit, in der Akten gestemmt und Unterlagen aufwändig zusammengestellt wurden. Versionschaos, Papierberge und ausufernde Registratur Flächen sind ebenfalls passé.
Was ist eine E-Akte?
Die Digitalisierung der Papierakte
Mit Einzug der E-Akte hat längst ein Kulturwandel in der öffentlichen Verwaltung begonnen. Einscannen und Digitalisieren allein reichen dabei nicht aus. Auch die E-Akte ist eine Akte und muss vielen Anforderungen genügen. „E“ – das steht für „elektronisch“. Was früher auf Papier in dicken Aktenordnern aufbewahrt wurde, wird bei der E-Akte platzsparend in Bits und Bytes angelegt.
Was gehört in eine E-Akte?
Übersetzt in das Verwaltungshandeln, wird die E-Akte als logische Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger Vorgänge und/oder Dokumente bezeichnet. Dies umfasst alle aktenrelevanten, elektronisch erstellten Unterlagen sowie gescannte Papierdokumente bzw. digital empfangene Information (wie E-Mails oder EGVP-Nachrichten) und ermöglicht so die vollständige Information über einen Sachverhalt.
Kurz: Die E-Akte ersetzt die bisherige Aktenführung auf Papierbasis durch ein elektronisches Pendant. „E“ – das steht auch für einfach, effizient und ergonomisch. Dies alles ist möglich mit dem Dokumentenmanagementsystem regisafe.
Vergleich E-Akte & Papierakte
Die E-Akte von regisafe ersetzt Papierakten
Ebenso wie die papierne Version erledigt die elektronische Akte von regisafe typische Verwaltungsvorgänge wie Ordnen, Registrieren, Bereitstellen, Aufbewahren und Aussondern. Informationen eines Vorgangs, die per E-Mail, als Datei oder in Papierform vorliegen, werden direkt oder nach dem Scannen zentral und rechtskonform archiviert, für die Berechtigten sichtbar gemacht und personenunabhängig bereitgestellt. Alle relevanten Daten sind sofort einsehbar. Dank der regisafe-Expertise beim Dokumentenmanagement ist die problemlose Handhabung von Akten, Schriftstücken, Adressdaten, Wiedervorlagen usw. garantiert. Alle Aufgaben werden zuverlässig erfüllt – nur deutlich effizienter als bisher.
Die Lösung umfasst den gesamten Lebenszyklus einer E-Akte von der Akten-, Vorgangs- und Schriftgutverwaltung über Registratur und Altregistratur bis hin zur Archivverwaltung.
Die E-Akte hält sich dabei an die verwaltungsübliche Aktenstruktur und gliedert sich analog der Papierversion in eine dreistufige Hierarchie mit den Schriftgutobjekten „Aktenplan“, „Akte/Vorgang“ und „Schriftstück“. Die Einordnung der im Fachverfahren erstellten Schriftstücke erfolgt via Schnittstelle automatisch bzw. manuell und personenunabhängig. Wenige Klicks genügen, um alles sinnvoll zu ordnen. Vorgänge lassen sich rascher bearbeiten, das Teamwork wird vereinfacht und alles findet sich an der richtigen Stelle wieder. Die elektronische Akte deckt dabei über 200 Dateiformate und sämtliche Tätigkeiten ab.
E-Akte in Verwaltungen
Die E-Akte bietet neue Möglichkeiten
Auch wenn sich die Technik verändert, so heißt das nicht, dass alle Ordnungsprinzipien über den Haufen geworfen und Dokumente nun beliebig angeordnet werden können. Jede Verwaltung unterliegt dem Prinzip der Aktenmäßigkeit – unabhängig davon, ob die Bearbeitung auf Papier oder digital erfolgt. Akte bleibt Akte. Und darum entspricht die regisafe-Lösung den rechtlichen, fachlichen und funktionalen Anforderungen der Verwaltungsarbeit und genügt den archivarischen Ansprüchen.
Der Aktenplan mit zwingend vorgeschriebener Struktur, definierte Hierarchie und Metadaten wie Aktenzeichen, Empfehlungen der TR-RESISCAN oder Aufbewahrungsfrist: Diese und viele weitere Grundprinzipien der Verwaltungsorganisation finden sich in der elektronischen Welt wieder. Die E-Akte ist daher alles andere als eine digitale „Loseblattsammlung“, sondern vielmehr eine echte Akte mit allem, was dazugehört – nur besser als bisher. Wer sich also in der Papierwelt beim Anlegen von Akten, Recherchieren von Vorgängen und Archivieren von Dokumenten auskennt, der findet sich auch in der Welt der E-Akte von regisafe leicht zurecht. Die, die es nicht kennen, werden dabei elegant unterstützt. Unsere regisafe-Akademie bietet ein umfangreiches Schulungsprogramm für Einsteiger und Fortgeschrittene. So werden Sie rund um die digitale Verwaltung mit der E-Akte bestmöglich unterstützt.
Windows-Ordner Import
Windows-Ordner Strukturen vollständig in regisafe importieren
Mit dem Windows-Ordner Import können komplette Ordner-Strukturen aus einem Windows-Verzeichnis vollständig nach regisafe importiert werden. Dies erleichtert die Datenintegration von bestehenden Laufwerken ins DMS. Insbesondere bei umfangreichen Akten-Strukturen, die sich nur mit hohem manuellen Aufwand in regisafe überführen ließen, spart der Windows-Ordner Import Zeit, Personal und Nerven …
Spezialakten
Die E-Akte bietet mehr
Im Rahmen der E-Aktenverwaltung bietet regisafe Spezialakten für die Inventarverwaltung, das Vertragsmanagement, die EDV-Bestandsverwaltung und die Fuhrparkverwaltung. In diesen nach den spezifischen Anforderungen gegliederten Akten können alle Angaben bedarfsgerecht erfasst und verwaltet werden.
Anforderungen erfüllen – mit der E-Akte von regisafe
Verwaltungsinterne Anforderungen
Neben den Rechtsvorschriften gelten für die elektronische Schriftgutverwaltung auch innerbehördliche Regelungen. Genau wie die Papierversion muss die E-Akte vollständig, nachvollziehbar und lesbar sein und eine verzögerungsfreie Bearbeitung sowie die angemessene Aufbewahrung der Dokumente gewährleisten. Ob Rechte- und Zugriffkonzept, Versionierung und Aktivitäten, Recherche- und Druckfunktionen, Möglichkeiten zum Import/Export oder die Integration von Büroanwendungen: Für eine rechtskonforme Kommunikation beispielsweise mit Gerichten via EGVP ist gesorgt. Die E-Akte von regisafe hält sich auch dabei an Vorgaben des Datenschutzes.
EGovG
regisafe löst die Anforderungen des E-Government-Gesetz (EGovG), unabhängig davon, mit welcher IT-Architektur bislang gearbeitet wird. Zudem unterstützt das regisafe-Team mit erfahrenen Experten, die wissen, worauf es beim Dokumentenmanagement ankommt, und kompetent beraten.
Langzeitspeicherung
Die E-Akte von regisafe gewährleistet die ordnungsgemäße Langzeitspeicherung, bei der die rechts- und beweissichere Aufbewahrung elektronischer Unterlagen sichergestellt wird.
Sicherheit
Das mehrstufige Sicherheits- sowie ein umfassendes Rechtesystem wachen darüber, dass nur berechtigte Personen Zugriff haben. Mit einer übersichtlichen Oberfläche, platzsparend, ohne Dubletten und rundum rechtskonform.
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