Die E-Akte
von regisafe
Die E-Akte von regisafe ist der sichere Weg zu mehr Einfachheit, mehr Ergonomie und mehr Effizienz. Vorbei ist damit die Zeit, in der Akten gestemmt und Unterlagen aufwändig zusammengestellt wurden. Versionschaos, Papierberge und ausufernde Registraturflächen sind ebenfalls passé.
In der öffentlichen Verwaltung hat mit der E-Akte längst ein neues Zeitalter begonnen. Elektronik und Digitalisierung allein reichen dabei nicht aus. Auch die E-Akte ist eine Akte und muss vielen neuen Anforderungen genügen. „E“ – das steht für „elektronisch“. Was früher auf Papier in dicken Aktenordnern aufbewahrt wurde, wird bei der E-Akte platzsparend in Bits und Bytes angelegt. Übersetzt in das Verwaltungshandeln, wird die E-Akte als logische Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger Vorgänge und/oder Dokumente bezeichnet. Dies umfasst alle aktenrelevanten, elektronisch erstellten Unterlagen sowie gescannte Papierdokumente bzw. digital empfangene Information (wie E-Mails oder EGVP-Nachrichten) und ermöglicht so die vollständige Information über einen Sachverhalt. Kurz: Die E-Akte ersetzt die bisherige Aktenführung auf Papierbasis durch ein elektronisches Pendant. „E“ – das steht auch für einfach, effizient und ergonomisch. Dies alles ist möglich mit dem Dokumentenmanagementsystem regisafe.
Ebenso wie die papierne Version erledigt die elektronische Akte von regisafe typische Verwaltungsvorgänge wie Ordnen, Registrieren, Bereitstellen, Aufbewahren und Aussondern. Informationen eines Vorgangs, die per E-Mail, als Datei oder in Papierform vorliegen, werden direkt oder nach dem Scannen zentral und revisionssicher archiviert, für die Berechtigten sichtbar gemacht und personenunabhängig bereitgestellt. Alle relevanten Daten sind sofort einsehbar. Dank der regisafe-Expertise beim Dokumentenmanagement ist die problemlose Handhabung von Akten, Schriftstücken, Adressdaten, Wiedervorlagen usw. garantiert. Alle Aufgaben werden zuverlässig erfüllt – nur deutlich effizienter als bisher. Die Lösung umfasst den gesamten Lebenszyklus einer E-Akte von der Akten-, Vorgangs- und Schriftgutverwaltung über Registratur und Altregistratur bis hin zur Archivverwaltung.
Die E-Akte hält sich dabei an die verwaltungsübliche Aktenstruktur und gliedert sich analog der Papierversion in eine dreistufige Hierarchie mit den Schriftgutobjekten „Aktenplan“, „Teilakte/Vorgang“ und „Schriftstück“. Die Einordnung der im Fachverfahren erstellten Schriftstücke erfolgt via Schnittstelle automatisch bzw. manuell und personenunabhängig. Wenige Klicks genügen, um alles sinnvoll zu ordnen. Vorgänge lassen sich rascher bearbeiten, das Teamwork wird vereinfacht und alles findet sich an der richtigen Stelle wieder. Die elektronische Akte deckt dabei über 200 Dateiformate und sämtliche Tätigkeiten ab.
Eine besondere Stärke von regisafe sind die unbegrenzten Möglichkeiten zur Verknüpfung von Objekten. Nahtlos integrierte Fachverfahren wie Sitzung, Bautagebuch, Belegungsplan oder Stellenbesetzung garantieren ergonomisches Arbeiten in gleichbleibender Umgebung. Schnittstellen zu GIS-, HKR- und CMS-Systemen, Sitzungsdiensten und weiteren Fachverfahren und auch mobiles Arbeiten sind gewährleistet. Dass dabei sämtliche Erfordernisse des E-Governments erfüllt sind, versteht sich fast schon von selbst. Heute kommt es darauf an, die Integration der verschiedensten Datenquellen zu ermöglichen. Archivierungsinseln der Datenhaltung gehören mit regisafe der Vergangenheit an.
Auch wenn sich die Technik verändert, so heißt das nicht, dass alle Ordnungsprinzipien über den Haufen geworfen und Dokumente nun beliebig angeordnet werden können. Jede Verwaltung unterliegt dem Prinzip der Aktenmäßigkeit – unabhängig davon, ob die Bearbeitung auf Papier oder digital erfolgt. Akte bleibt Akte. Und darum entspricht die regisafe-Lösung den rechtlichen, fachlichen und funktionalen Anforderungen der Verwaltungsarbeit und genügt den archivarischen Ansprüchen.
Aktenplan mit zwingend vorgeschriebener Struktur, definierte Hierarchie und Metadaten wie Aktenzeichen, Empfehlungen der TR-RESISCAN oder Aufbewahrungsfrist: Diese und viele weitere Grundprinzipien der Verwaltungsorganisation finden sich in der elektronischen Welt wieder. Die E-Akte ist daher alles andere als eine digitale „Loseblattsammlung“, sondern vielmehr eine echte Akte mit allem, was dazugehört – nur besser als bisher. Wer sich also in der Papierwelt beim Anlegen von Akten, Recherchieren von Vorgängen und Archivieren von Dokumenten auskennt, der findet sich auch in derWelt der E-Akte von regisafe leicht zurecht. Die, die es nicht kennen, werden dabei elegant unterstützt. Unsere regisafe-Akademie bietet ein umfangreiches Schulungsprogramm für Einsteiger und Fortgeschrittene. So werden Sie rund um die digitale Verwaltung mit der E-Akte bestmöglich unterstützt.
Neben den Rechtsvorschriften gelten für die elektronische Schriftgutverwaltung auch innerbehördliche Regelungen. Genau wie die Papierversion muss die E-Akte vollständig, nachvollziehbar und lesbar sein und eine verzögerungsfreie Bearbeitung sowie die angemessene Aufbewahrung der Dokumente gewährleisten. Ob Rechte- und Zugriffkonzept, Versionierung und Aktivitäten, Recherche- und Druckfunktionen, Möglichkeiten zum Import/Export oder die Integration von Büroanwendungen: Für eine rechtskonforme Kommunikation beispielsweise mit Gerichten via EGVP ist gesorgt. Die E-Akte von regisafe hält sich auch dabei an Vorgaben des Datenschutzes.
Im Rahmen der E-Aktenverwaltung bietet regisafe Spezialakten für die Inventarverwaltung, das Vertragsmanagement, die EDV-Bestandsverwaltung und den Fuhrpark. In diesen nach den spezifischen Anforderungen gegliederten Teilakten können alle Angaben bedarfsgerecht erfasst und verwaltet werden.
Das mehrstufige Sicherheits- sowie ein umfassendes Rechtesystem wachen darüber, dass nur berechtigte Personen Zugriff haben. Kurz: Mit der E-Akte von regisafe arbeiten Sie wie zuvor – nur schneller, effizienter, sicherer und weitgehend ohne Papier. Mit einer übersichtlichen Oberfläche, platzsparend, ohne Dubletten und rundum rechtskonform.
Schlussendlich gewährleistet die E-Akte von regisafe auch die ordnungsgemäße Langzeitspeicherung, bei der die rechts- und beweissichere Aufbewahrung elektronischer Unterlagen sichergestellt werden muss. Angesichts der geltenden Aufbewahrungsfristen – meist zwischen zwei und 110 Jahren – und des hohen Innovationstempos der Informationstechnologie sind Anforderungen an die Langzeitspeicherung und Aussonderung bereits bei der Konzeption der elektronischen Akte einzubeziehen. Bei der E-Akte von regisafe ist dies selbstverständlich der Fall.
Das E-Government-Gesetz (EGovG) forderte bereits zum 01.01.2020 die Umstellung aller Bundesbehörden und zahlreicher Behörden der Länder, Städte, Gemeinden und Gemeindeverbände auf eine elektronische Aktenführung. Hier herrscht häufig Unsicherheit. Ist die E-Akte mit der bestehenden IT kompatibel? Wie aufwändig ist die Digitalisierung? Was muss umgestellt werden? Mit regisafe sind Fragen wie diese gelöst, unabhängig davon, mit welcher IT-Architektur bislang gearbeitet wird. Zudem unterstützt das regisafe-Team mit erfahrenen Experten, die wissen, worauf es beim Dokumentenmanagement ankommt, und kompetent beraten. So einfach gelingt das Umsteigen auf die E-Akte.
Damit Verwaltungen ganz unkompliziert in die digitale Verwaltung starten können, haben wir ein besonderes Paket geschnürt. start:E heißt unsere Lösung für die E-Akte, die alle Anforderungen für den grundlegenden Start der elektronischen Verwaltung beinhaltet. Basierend auf einer detaillierten Bestandsaufnahme wird unsere start:E Lösung individuell angepasst auf die Abläufe einer jeden Verwaltung umgesetzt. Unsere Experten aus der Beratung, unserer regisafe-Akademie und des Professional Service unterstützen dabei während des gesamten Einführungsprozesses und darüber hinaus.
Das regisafe-Team begleitet Sie bei der Digitalisierung und präsentiert Ihnen gerne unsere Lösung für die E-Akte mit start:E sowie das Zusammenspiel mit E-Government-Lösungen wie Sitzungsdienst, Ratsinformationssystem, Stellenbesetzung und viele weitere Themen. Aus Verwaltung wird Verwaltung 4.0 – mit der E-Akte und dem E-Government von regisafe. Sie möchten mehr zur E-Akte von regisafe erfahren? Dann kontaktieren Sie Ihren persönlichen Ansprechpartner.