Temporäre Zugriffe für
Zugriffsrechte flexibel und sicher auf Zeit vergeben
In regisafe lassen sich Zugriffsrechte zeitlich befristet vergeben. Automatisch gesteuert und ohne nachträgliche Pflege durch die IT. Damit wird sichergestellt, dass Mitarbeiter nur so lange Bearbeitungsrechte oder Einsicht in sensible Informationen erhalten, wie es für ihre Aufgabe erforderlich ist. Der Zugriff endet zuverlässig zum festgelegten Zeitpunkt – für mehr Datenschutz, weniger Aufwand und maximale Kontrolle.
Wichtige Merkmale des temporären Zugriffs
- Temporäre Zugriffsrechte können durch berechtigte Anwender direkt in der regisafe-Oberfläche vergeben, geplant oder angefordert werden.
- Die Zugriffsrechte können auch an Gruppen vergeben werden – nicht nur an Personen.
- Die Funktion kann pro Objekt individuell gesteuert werden – inklusive maximaler Dauer.
- Nach Ablauf der definierten Zeit werden Berechtigungen automatisch entfernt.
- Sensible Berechtigungen (z. B. „löschen“, „ändern“, „Version wiederherstellen“) können temporär ausgeschlossen werden, um Missbrauch zu verhindern.
- Die Rechtevergabe wird detailliert protokolliert.
Vorteile für die Verwaltung
- Datenschutzkonform: Nur die unbedingt erforderlichen Rechte werden für einen klar definierten Zeitraum gewährt.
- Reduzierter Pflegeaufwand: Kein nachträgliches Entfernen von Rechten erforderlich – automatische Rücknahme.
- Hohe Flexibilität: Berechtigungen können spontan und zeitlich exakt angepasst werden, z. B. bei Vertretung oder Projektarbeit.
- Transparenz: Jede temporäre Berechtigung ist im Aktivitätsprotokoll nachvollziehbar.
- Selbständige Vergabe durch Fachbereiche: Fachanwender können eigenständig temporäre Zugriffsrechte vergeben – ohne IT-Support.
- Explizite Steuerung: Individuelle Zugriffsrechte und -dauer pro Objekttyp möglich.
Einsatzbeispiele für temporäre Zugriffe
- Einblick in Personalakten durch Mitarbeiter
- Ein Mitarbeiter erhält für zwei Tage Lese-Zugriff auf seine Personalakte – ohne dauerhaften Zugriff.
- Projektbezogene Zusammenarbeit
- Projektmitarbeiter erhalten temporären Zugriff auf bestimmte Akten für ein laufendes Projekt.
- Springer, Azubis oder Vertretungen
- Ein Azubi erhält für drei Wochen Zugriff auf Akten des Bauamts zur Digitalisierung
- Temporäre Gruppenberechtigungen bei Abteilungswechsel
- Ein Kollege unterstützt für vier Wochen eine andere Abteilung und benötigt temporär Zugriff auf deren Aktenstruktur
- Bearbeitung in Genehmigungsprozessen
- Befristete Änderungsrechte für Dokumente, etwa zur Mitzeichnung oder Stellungnahme.
- Urlaubs- oder Einsatzplanung
- Zugriff auf Bearbeitungslisten oder Tabellen wird zeitlich begrenzt erteilt, z. B. bis zur finalen Abstimmung.
- Test- oder Schulungsszenarien
- Für Schulungen können temporäre Zugriffe vergeben werden, die nach dem Training automatisch entfallen.
- Unterstützung bei der Haushaltsplanung
- Controlling erhält für drei Wochen Zugriff auf Finanzakten eines Fachbereichs zur Prüfung und Kommentierung.
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