Wenn es darum geht eine Neugliederung der internen Aktenstruktur aufzubauen, spielen Musteraktenvorlagen eine zentrale Rolle. Für eine moderne und reibungslose Aktenführung basierend auf mehr Einheitlichkeit, sorgen die standardisierten Musteraktenvorlagen, die in regisafe direkt angelegt werden.
Starten wir erst mal ganz vorne, und zwar bei den Grundlagen der sachbezogenen Schriftgutverwaltung und Aktenführung: Bei einer sogenannten Sachakte werden alle im Geschäftsvorfall anfallenden Schriftstücke der Sache nach zusammenfasst. Hier wird die Aktenbezeichnung aufgaben- und problemorientiert formuliert, so dass der Sachbezug erkennbar bleibt und ein späteres Wiederfinden erleichtert wird, selbst dann, wenn formale Angaben wie z.B. der Name des Korrespondenzpartners oder das Datum des Schreibens nicht bekannt sind.
Eine einheitliche Benennung ist sowohl in der Reihung der Akten als auch in der Tiefengliederung von zentraler Bedeutung. Eine einheitliche Benennung in der Reihung sähe am fiktiven Beispiel einer Personalakte z.B. so aus: „Vorname; Nachname; Personalnummer“
Für eine einheitliche Tiefengliederung ist es unerlässlich, die Akte als Musteraktenvorlage zu definieren. Es gibt unterschiedliche Vorgehensweisen, um zu einer logisch aufgebauten Gliederung zu gelangen: entweder mittels direkter Übernahme aus der Papierwelt oder Erstellung einer neuen Struktur.
Orientiert man sich 1:1 an der bereits vorhandenen Aktenanlage aus der Papierwelt, können die Mitarbeiter auf eine bekannte Struktur zurückgreifen und finden sich so schneller zurecht. Diese muss aber nicht zwangsläufig vorhanden bzw. gut durchdacht sein.
Bevorzugt man hingegen die Erstellung einer neuen Gliederung, so kann diese an die interne Struktur und gleichzeitig individuell an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden, was einen wichtigen Benefit darstellt. Man sollte bei dieser Herangehensweise jedoch nicht den damit verbundenen Arbeitsaufwand unterschätzen, v.a. da diese Umstellung ohne jegliche Vorlage, auf die die Mitarbeiter zurückgreifen könnten, erfolgen würde.
Abhilfe schaffen hier die standardisierten Musteraktenvorlagen, die in regisafe direkt angelegt werden und gleichzeitig für Einheitlichkeit und optimale Ergebnisse sorgen. Aktuell steht eine Liste von 16 Mustervorlagen zur Auswahl, u.a. für die Bebauungsplanakte, Personalakte sowie die Vertragsakte, Fahrzeugakte und Inventarakte.
Bei Fragen rund um die Musterakte steht Ihnen die regisafe-Organisationsberatung zur Seite. Lassen Sie sich gerne von unseren Experten beraten!
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