Eine einheitliche Benennung ist sowohl in der Reihung der Akten als auch in der Tiefengliederung von zentraler Bedeutung. Eine einheitliche Benennung in der Reihung sähe am fiktiven Beispiel einer Personalakte z.B. so aus: „Vorname; Nachname; Personalnummer“
Für eine einheitliche Tiefengliederung ist es unerlässlich, die Akte als Musteraktenvorlage zu definieren. Es gibt unterschiedliche Vorgehensweisen, um zu einer logisch aufgebauten Gliederung zu gelangen: entweder mittels direkter Übernahme aus der Papierwelt oder Erstellung einer neuen Struktur.
Doch was sind die Vor- und Nachteile der jeweiligen Strategie?
Orientiert man sich 1:1 an der bereits vorhandenen Aktenanlage aus der Papierwelt, können die Mitarbeiter auf eine bekannte Struktur zurückgreifen und finden sich so schneller zurecht. Diese muss aber nicht zwangsläufig vorhanden bzw. gut durchdacht sein.
Bevorzugt man hingegen die Erstellung einer neuen Gliederung, so kann diese an die interne Struktur und gleichzeitig individuell an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden, was einen wichtigen Benefit darstellt. Man sollte bei dieser Herangehensweise jedoch nicht den damit verbundenen Arbeitsaufwand unterschätzen, v.a. da diese Umstellung ohne jegliche Vorlage, auf die die Mitarbeiter zurückgreifen könnten, erfolgen würde.