Belege, Rechnungen, Korrespondenzen – die Notwendigkeit, diese vorhandenen Dokumente rechtskonform zu archivieren wird mit zunehmender Datenflut immer wichtiger. Mit regisafe gelingt die digitale Dokumentenarchivierung. Rechnungs- und Kassenbelege, Bescheide oder Daten jeglicher Art werden direkt aus den externen Anwendungen in regisafe übernommen.
Das automatische Anlegen von Akten und das Zuordnen der einzelnen Dokumente, die je nach Anwendungsfall entweder gescannt oder elektronisch übernommen werden, erfolgt dabei in einem Schritt. Alle entscheidungsrelevanten Informationen stehen nach der Dokumentenarchivierung vollständig und jederzeit zur Verfügung. Die Aussonderung und Übergabe an Archivanwendungen sorgt in vielen Verwaltungen noch für Unsicherheiten.
Das muss nicht sein, denn regisafe bietet alle Voraussetzungen, um Akten zuverlässig auszusondern und dem Archiv zuzuführen. Fehlen entsprechende Vorgabewerte im Aktenplan, bestehen oft Unklarheiten über geltende Aufbewahrungsfristen. regisafe ermöglicht es daher, über den Aktenplan Aufbewahrungsfristen einzutragen, die mittels Vererbung an Akten und Schriftstücke übertragen werden können.
Mit Benutzerrechten, Systemeinstellungen sowie dem Aussondern eigener bzw. fremder Akten und Schriftstücke stehen diverse Einstellungen zur Verfügung, die die Aussonderung regeln oder Sie dabei unterstützen. Entsprechende Regelungen in der Dienstanweisung sorgen hier für die nötige Transparenz, denn es muss klar definiert sein, wer die Akten aussondert und wer sie wann schließt.
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