Die verpflichtend geltende EU-Datenschutzgrundverordnung DSGVO lässt beim Mailversand von personenbezogenen Daten wenig Spielraum. Personenbezogene Daten müssen grundsätzlich verschlüsselt versendet werden. Eine oft verwendete Lösung dafür ist das Packen der Daten in ein Archiv, welches mit einem Passwort verschlüsselt wird. Das Passwort wird dann dem Empfänger in der Regel telefonisch mitgeteilt.
regisafe nimmt Ihnen die Arbeit zur Ver- und Entschlüsselung von Mailanhängen ab, sofern Sie das Modul Mail/Wiedervorlage nutzen. Pro Mail-Empfänger kann ein individuelles Passwort definiert werden. Sofern der Empfänger ebenfalls regisafe einsetzt, kann dieser das Passwort auf Wunsch hinterlegen. In diesem Fall funktioniert das Ver- und Entschlüsseln von Anhängen vollautomatisch. Auch falls der Empfänger die Mail z. B. in Outlook empfängt, kann er den Anhang durch Eingabe des Passworts jederzeit entschlüsseln.
Beim Erstellen einer Mail finden Sie die Verschlüsselung auf dem Reiter Extras. Markieren Sie dort Anlagen verschlüsseln.
Sollten Sie beim Empfänger der Mail noch kein Passwort definiert haben, klicken Sie nun auf Passwort festlegen.
regisafe schlägt Ihnen ein automatisch generiertes Passwort vor. Natürlich können Sie dieses mit Ihrem eigenen Passwort überschreiben. Wichtig: Das Passwort bezieht sich nur auf den Empfänger, der Ihnen in der Zeile Mailadresse des Kommunikationspartners angezeigt wird. Nach Klicken auf OK wird das Passwort für den Empfänger von regisafe sicher gespeichert.
Das Passwort wird Ihnen für die Dauer eines Tages im Klartext angezeigt. Danach ist es aus Sicherheitsgründen nicht mehr sichtbar. Sollten sowohl Sender als auch Empfänger der Mail das Passwort vergessen, muss ein neues Passwort vergeben werden.
Ab sofort werden alle Mailanhänge für diesen Empfänger mit diesem Passwort verschlüsselt, sofern Sie im Reiter Extras die Option Anlagen verschlüsseln wählen. Wichtig: das festgelegte Passwort für den Empfänger gilt auch, wenn andere Anwender eine Mail an diesen Empfänger schicken. So muss sich der Empfänger nur ein einziges Passwort merken. Sollte bereits ein Passwort für einen Empfänger vergeben worden sein, wird Ihnen das angezeigt. In diesem Fall müssen Sie kein neues Passwort vergeben.
Bestehende Passwörter können geändert werden, falls der Empfänger das bestehende Passwort vergessen hat oder falls dies innerhalb einer bestimmten Periode erforderlich ist. Achtung: damit nicht jeder Anwender „blind“ ein Passwort ändern kann, wird dies durch eine Benutzerberechtigung gesteuert. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, falls Ihnen die Funktion nicht zur Verfügung steht. Um ein Passwort zu ändern, rufen Sie die Passwortmaske auf und geben einfach das neue gewünschte Passwort ein.
Das Passwort, das dem Empfänger am besten telefonisch mitgeteilt wurde, kann direkt in regisafe gespeichert werden. Dazu ruft der Empfänger in der Mail mit dem verschlüsselten Anhang über den Reiter Extras wieder die Passwortmaske auf und gibt dort im Reiter Entschlüsseln beim Empfangen das Passwort ein. regisafe weiß nun, welches Passwort zum Entschlüsseln zu verwenden ist, falls weitere Mails dieses Absenders empfangen werden.
Um einen Mailanhang in anderen Mailprogrammen zu entschlüsseln, muss der Mailanhang geöffnet werden. Um die im verschlüsselten Anhang gespeicherten Dokumente einsehen zu können, muss der Anwender zuvor das Passwort manuell eingeben. Eine vollautomatische Anbindung wie in regisafe ist hier leider nicht möglich.
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