Tipp
Definieren Sie sich wie in regisafe Anwender-Tipp 11 – Hotkeys für schnelle Zugriffe beschrieben einen Hotkey, z. B. Strg+W zur Anlage von Wiedervorlagen, falls Sie diese häufig verwenden.
Wiedervorlagen, Ablagefächer
regisafe Anwender-Tipp 13: Tipps zu Wiedervorlagen, Ablagefächern und Notizen
Haben Sie viele Aufgaben, die mit Terminen und Fristen verbunden sind? Müssen Sie bestimmte Vorgänge im Auge behalten? Dann sind die Wiedervorlagen in regisafe für Sie ein Werkzeug, das Sie bestens unterstützt. Wiedervorlagen stehen Ihnen zur Verfügung, sofern Sie das Modul Mail/Wiedervorlage eingebunden haben.
Eine Wiedervorlage dient der Erinnerung an die Erledigung von Aufgaben zu bestimmten Terminen. Müssen Dokumente zu einem bestimmten Datum bearbeitet werden? Dann legen Sie sich die entsprechenden Dokumente gleich mit in die Wiedervorlage. Müssen Sie zu einem bestimmten Tag einen wichtigen Anruf erledigen? Dann erstellen Sie eine Wiedervorlage, in der Sie gleich die anzurufende Person ablegen (Adressdatensatz). Wiedervorlagen können Sie auch für andere Anwender anlegen. Möchten Sie z.B. sicherstellen, dass Ihre Kollegen während Ihres anstehenden Urlaubs an eine bestimmte Tätigkeit erinnert werden, dann legen Sie einfach eine entsprechende Wiedervorlage für die Kollegin/den Kollegen mit dem gewünschten Datum an. Wiedervorlagen werden von regisafe wie Mails verwaltet, die zum gewünschten Zeitpunkt an die entsprechenden Bearbeiter versendet werden.
Anlegen von Wiedervorlagen
Um eine neue Wiedervorlage zu erstellen, klicken Sie auf neue Wiedervorlage.
Im nun angezeigten Fenster notieren Sie – ähnlich einer Mail – die zu erledigende Aufgabe und fügen beliebige regisafe-Objekte wie Schriftstücke oder Adressen dazu. Wichtig ist die Angabe des Wiedervorlage-Datums. Zu diesem Datum wird die Wiedervorlage dem zuständigen Sachbearbeiter in Form einer Mail als Erinnerung zugestellt.
Tipp
Nutzen Sie zur Eingabe des Datums auch die praktischen Zeitangaben von regisafe, wie in regisafe Anwender-Tipp 03 – Bequeme und schnelle Datumseingabe beschrieben. Mit +7 legen Sie etwa die Erinnerung auf „heute in einer Woche“. +1 würde die Erinnerung auf den Folgetag setzen.
Eingegangene Mails auf Wiedervorlage legen
Haben Sie eine Mail erhalten, die Sie nicht sofort bearbeiten können und an deren Bearbeitung Sie erinnert werden möchten? Dann legen Sie sich diese Mail auf Wiedervorlage. Rufen Sie dazu die entsprechende Mail auf, klicken auf Ändern und geben Sie dann um Feld Auf Wiedervorlage legen das gewünschte Erinnerungsdatum an.
Wiedervorlage neu terminieren
Möchten Sie eine Wiedervorlage verschieben, können Sie jederzeit das Erinnerungsdatum neu setzen. Können Sie zum Beispiel eine Wiedervorlage am heutigen Arbeitstag nicht mehr erledigen, dann geben Sie +1 beim Datumsfeld ein, damit diese am nächsten Arbeitstag nochmals neu gesendet wird. Diese Wiedervorlage wird Ihnen dann in der Mailanzeige als „Erneute Wiedervorlage“ angezeigt.
Anstehende Wiedervorlagen finden
Wiedervorlagen, die in der Zukunft liegen, sind zunächst nicht sichtbar. Um diese aufzufinden, nutzen Sie die Suchfunktion bei Mails/Wiedervorlagen und markieren in der Suche das Feld Noch nicht aktuelle, wartende Mails/Wiedervorlagen.
Tipp
Nutzen Sie die Erledigen-Funktion konsequent. So behalten Sie stets die Übersicht über Ihre offenen Aufgaben.
Umgang mit aktuellen Wiedervorlagen
Die Philosophie von regisafe ist, dass nach der Erledigung einer Aufgabe auch die dazu gehörende Wiedervorlage „erledigt“ wird. Kann eine Wiedervorlage noch nicht erledigt werden, finden Sie diese innerhalb Ihres Mail-Moduls im automatisch angelegten Ablagefach Wiedervorlagen. So haben Sie stets den Überblick über Ihre aktuellen Aufgaben.
Nutzung von Ablagefächern
In der Regel werden wichtige eingehende Mails in regisafe als Dokumente abgelegt und erledigt. So entsteht keine Mail-Wüste wie in manchen Outlook-Anwendungen, auf die dann nur der jeweilige Anwender Zugriff hat. Zur Ablage der Mails haben Sie mit regisafe ja ein perfektes System. Im Idealfall hat ein regisafe-Anwender deshalb nur wenige Mails/Wiedervorlagen in seiner Liste.
Hinweis
Ob Sie eigene Ablagefächer erstellen können, hängt von Ihren regisafe-Berechtigungen ab. Fragen Sie im Zweifelsfall Ihren regisafe-Administrator.
Dennoch kann es sinnvoll sein, die Arbeit mit Hilfe von Ablagefächern zu erleichtern. Ablagefächer dienen insbesondere der Sortierung von eingehenden Mails nach bestimmten Kriterien. So kann z. B. ein Ablagefach für Eingangsrechnungen eingerichtet werden, in das eingehende Rechnungsmails zur Bearbeitung verschoben werden. Besondere Stärken haben die Ablagefächer, wenn eingehende Mails von mehreren Anwendern bearbeitet werden sollen. Ein Ablagefach kann dazu sehr einfach für mehrere regisafe-Anwender freigegeben werden. Dadurch wird es sofort in den Maileingängen aller diese Anwender sichtbar. Jede Mail, die in dieses Ablagefach geschoben wird, ist damit auch für die eingerichtete Benutzergruppe sichtbar.
Zum Anlegen eines neuen Ablagefachs (Berechtigungen vorausgesetzt) klicken Sie auf Neues Ablagefach anlegen.
Um anzugeben, wer auf das Ablagefach Zugriff hat, geben Sie die gewünschten Anwender im Feld Zugriff auf dieses Ablagefach ein. Selbstverständlich können Sie zur Sortierung Ihrer Mails/Wiedervorlagen auch Ablagefächer einrichten, auf die nur Sie selbst Zugriff haben.
Kleinere Aufgaben mit Notizen festhalten
Im Start-Cockpit von regisafe können Sie Informationen oder kleinere Aufgaben innerhalb der praktischen Notizfenster notieren. Der Inhalt der Notizfenster wird automatisch gespeichert. Sie können auch verschiedene Fenster hierzu anlegen. Zur besseren Unterscheidung können Sie den Notizfenstern dann auch unterschiedliche Farben geben.
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