Tipp
Auch in der Anzeige der Mails im Modul Mail/Wiedervorlage kann mit der Filterfunktion bequem nach bestimmten Einträgen gesucht werden.
Filtern & Gruppieren
regisafe Anwender-Tipp 08: regisafe Trefferliste optimal bedienen und nutzen
Kennen Sie die Situation, dass Sie eine Suche ausgeführt haben, aber dann im ersten Schwung relativ viele Treffer angezeigt werden? Bisher konnten Sie die Treffer durch die Verfeinerung der Suche reduzieren. Eine noch schnellere Möglichkeit ist die Nutzung einer Filterung. Einen Filter können Sie bezogen auf alle Spalten oder gezielt auf eine einzelne Spalte anwenden.
Filterung über alle Spalten
Möchten Sie in einer Trefferliste nach einem Wert filtern und sich nicht darum kümmern, in welcher Spalte dieser Wert steht, dann tippen Sie bei aktivierter Liste einfach das gewünschte Suchwort ein. Nach dem Drücken der ersten Taste wird Ihnen sofort ein Filter-Fenster angezeigt.
Falls die Liste nicht aktiviert ist, klicken Sie einfach auf einen Eintrag in der Liste. Das Suchfeld öffnet sich auch durch Drücken von F3 oder Strg+F
Geben Sie so viele Zeichen ein, bis die Trefferliste auf eine übersichtliche Größe reduziert wird. Die Filterung wird nach jedem Zeichen neu durchgeführt. Sie können das Suchfenster beliebig mit der Maus verschieben. regisafe merkt sich die Position des Suchfensters – natürlich jeweils pro Liste. Setzen Sie das Fenster einfach an die für Sie passende Stelle. Um den Inhalt des Fensters zu löschen, klicken Sie auf das ‚X‘-Symbol. Anschließend wird die Trefferliste wieder im Originalzustand angezeigt.
Filterung über eine Spalte
Möchten Sie gezielt über eine einzelne Spalte filtern, wählen Sie das Kontextmenü durch Klicken mit der rechten Maustaste in die Überschrift der entsprechenden Spalte und wählen Sie dort In dieser Spalte suchen. Im nun angezeigten Suchfenster geben Sie den Wert ein, nach dem in der Spalte gesucht werden soll.
Nach jedem eingegebenen Buchstaben wird auch hier die Liste sofort gefiltert, bis Sie die gewünschte Detaillierung erhalten. Die Filterung erfolgt nicht nur nach Wortanfang. Durch die Eingabe von „mann“ erhalten Sie so auch alle Einträge die den Wert „Mustermann“ enthalten. Groß- und Kleinschreibung werden nicht unterschieden. Sie können alle Suchbegriffe in Kleinschrift eingeben.
Gruppieren von Trefferlisten
Neben der praktischen Filterfunktion können Sie auch nach einzelnen Spalten gruppieren. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in die Überschrift der Spalte, nach der Sie gruppieren möchten und wählen Sie den Eintrag Nach dieser Spalte gruppieren.
Die Gruppierung analysiert die Inhalte der gewünschten Spalte und teilt diese in sinnvolle Bereiche ein.
Beispiel: Bei einer Gruppierung nach der Spalte „Sachbearbeiter“ wird pro Sachbearbeiter eine eigene Gruppe gebildet. Wird dagegen nach einem Datumsfeld gruppiert, erfolgt die Gruppierung nach den Zeitangaben „Heute“, „Gestern“, „Vorgestern“, „Letzte Woche“ usw. Enthält die Spalte Zahlen, wird nach passenden Zahlenblöcken gruppiert (z.B. 0-99, 100-199, 200-299 usw.)
Aufheben einer Gruppierung
Um eine Gruppierung wieder aufzuheben, klicken Sie nochmals mit der Maustaste auf die Spaltenüberschrift und wählen dann Gruppierung aufheben. Die Gruppierung lässt sich ebenfalls aufheben, indem in die Überschrift einer anderen Spalte geklickt wird. Dadurch wird eine Sortierung nach dieser Spalte veranlasst und die Gruppierung aufgehoben.
Bitte beachten Sie, dass die Listen automatisch nach der zu gruppierenden Spalte sortiert werden, damit die Bildung der Gruppen möglich ist. Sie können die Gruppierung auf- und absteigend ändern, indem Sie auf die Spaltenüberschrift der jeweiligen Spalte klicken.
Mehrstufige Sortierung per Mausklick
Möchten Sie eine Liste nach mehreren Spalten sortieren, so können Sie dies zum einen über den Menübefehl Sortierung festlegen bestimmen, den Sie über Klick auf die rechte Maustaste auswählen können. Dies geht noch einfacher, indem Sie einfach nacheinander auf die zu sortierenden Spalten klicken und dabei die Steuerungstaste gedrückt halten.
Sortieren Sie dazu zunächst die erste Spalte durch einen Klick mit der linken Maustaste auf die Spaltenüberschrift. Bei mehrfachem Klick wechselt die Sortierung zwischen auf- und absteigend. Anschließend halten Sie die Steuerungstaste (strg) gedrückt und klicken auf die Überschrift der Spalte die anschließend sortiert werden soll.
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