„Das Rathaus wird digitaler – was haben die Bürger davon“
Der Schleswig Holsteiner Zeitungsverlag berichtete am 18.11.2023 über das Projekt der Stadt Kappeln, das eine signifikante Umstellung von bestehenden Verwaltungsstrukturen und -prozessen vorsieht. Das Projekt hat das Ziel, sowohl die interne Verwaltungseffizienz zu steigern als auch den Bürgerservice zu verbessern. Es steht für einen bedeutenden Schritt in Richtung einer modernen und digitalisierten Verwaltungslandschaft.
Effizienzsteigerung durch digitale Prozesse
Die Hauptachse dieses Projekts bildet die Transformation von traditionellen, papierbasierten Abläufen hin zu vollständig digitalisierten Prozessen. Diese Umstellung ist darauf ausgerichtet, die Verwaltungstätigkeiten zu beschleunigen, transparenter zu gestalten und Ressourcen effizienter zu nutzen. Durch die Digitalisierung werden nicht nur Zeit und Kosten gespart, sondern auch die Zugänglichkeit und Verarbeitung von Informationen deutlich verbessert.
Verbesserung der internen Arbeitsabläufe
Ein wesentlicher Aspekt der Digitalisierung ist die Optimierung der internen Arbeitsabläufe. Die Umstellung auf digitale Prozesse ermöglicht eine effizientere Verwaltung der Akten und Dokumente. Dies führt zu einer erhöhten Transparenz und Zuverlässigkeit in der Bearbeitung von Vorgängen und erleichtert die Arbeit der Verwaltungsmitarbeiter erheblich. Zudem wird durch die digitale Erfassung und Automatisierung von Abläufen die Wahrscheinlichkeit von Fehlern reduziert.
Förderung der interkommunalen Zusammenarbeit durch landeseinheitlichen Aktenplan
Nicht weniger wichtig ist die Förderung der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Kommunen und Ämtern. Durch die Vereinheitlichung von digitalen Verfahren und die Einführung eines landesweiten Aktenplans wird der Austausch von Dokumenten und Informationen zwischen den Verwaltungseinheiten vereinfacht. Diese Harmonisierung der Prozesse trägt dazu bei, die Kommunikation und Koordination zwischen verschiedenen Behörden zu verbessern und effizienter zu gestalten.
Ausweitung des Bürgerservices
Mit der Digitalisierung geht eine Erweiterung des Bürgerservices einher. Die Stadt plant, ihre Website um zahlreiche Online-Dienste zu erweitern, um den Bürgern einen einfacheren Zugang zu städtischen Leistungen zu ermöglichen. Dazu gehört die Bereitstellung von Online-Formularen und anderen interaktiven Diensten, die es den Bürgern erleichtern, mit der Verwaltung in Kontakt zu treten und ihre Anliegen effizient zu bearbeiten.
Die Einführung dieses umfangreichen Digitalisierungsprojekts im Rathaus, gepaart mit der geplanten umfassenden Schulung aller Mitarbeiter bis Ende Januar, spiegelt das starke Engagement der Stadtverwaltung wider, durch Digitalisierung die Verwaltung noch bürgerfreundlicher zu gestalten.
Erschienen auf www.shz.de, 18.11.2023, www.shz.de
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