Das Sicherheitskonzept von regisafe -
so sind Ihre Daten sicher
Erfolgt die Ablage in Ihrer E-Akte datenschutzkonform und rechtssicher? Eine Akte muss vollständig, nachvollziehbar und lesbar sein und eine angemessene Aufbewahrung der Dokumente gewährleisten. Das gilt für die elektronische Version ebenso wie für die gedruckte. So weit, so gut. Doch was bedeutet „angemessen“?
In der Praxis fallen in diesem Zusammenhang oftmals Stichworte wie datenschutzkonform oder rechtssicher. Dabei ist zu beachten, dass die Ablage von Informationen in einer E-Akte nicht automatisch rechtssicher und datenschutzkonform erfolgt. Neben technischen Voraussetzungen muss hierfür auch stets ein organisatorischer Rahmen geschaffen werden, wie bspw. durch Verfahrensanweisungen.
Doch was kann regisafe tun, um die Ablage und Aufbewahrung datenschutzkonform und rechtssicher zu gestalten? Unser mehrstufiges Sicherheitskonzept hilft hier weiter, denn es umfasst regisafe Sicherheitsmodule, mit denen Verwaltungen sicherstellen, dass sämtliche technischen Anforderungen an die Aufbewahrung elektronischer Unterlagen erfüllt sind. So gewährleisten wir, dass Informationen, nachvollziehbar, unveränderbar und fälschungssicher archiviert werden. Nachfolgend stellen wir Ihnen die einzelnen Lösungen, die jeweils als eigenständige Anwendungsmodule verfügbar sind, in Kurzform vor.
Der fälschungssichere Dateispeicher von regisafe ist ein Anwendungsmodul, das durch die Verwendung zweier ineinandergreifender Hash-Werte (160 Bit) jede Modifikation einer Datei erkennbar macht. Damit liefert er eine wichtige Grundlage für die revisionssichere Speicherung.
Das regisafe-Anwendungsmodul „Versionskontrolle“ ermöglicht es, alle Änderungen, die bei einem Schriftstück/Dokument vorgenommen wurden, durch die Anzeige früherer Versionen nachzuvollziehen. Die Aktivierung alter Versionen ist jederzeit möglich.
Folgende Funktionen umfasst das Modul:
Dieses Modul protokolliert laufende Aktivitäten bei verwalteten Objekten. Dies beinhaltet Aktenzeichen, (Teil-)Akten, sämtliche Dokumente und Adressen. Protokolliert werden dabei alle Aktionen, bei denen sich der Inhalt und Status eines Objekts verändern. Beispiele für diese Aktionen sind u. a.:
Für jedes einzelne Objekt lässt sich das Aktivitätsprotokoll mit allen protokollierten Aktionen individuell und unkompliziert anzeigen.
Unser regisafe-Anwendungsmodul zur laufenden Sicherung neu eingegebener oder geänderter Daten besteht aus den beiden Bestandteilen „Datenbank-Synchronsicherung“ und „Dateispeicher-Synchronsicherung“, die einzeln installiert und genutzt werden können.
Die Datenbank-Synchronsicherung verhindert, dass durch das Rückspielen einer Datensicherung die Datenbankeinträge verloren gehen, die seit dem Zeitpunkt der Sicherung erfasst wurden.
Die Dateispeicher-Synchronsicherung schreibt sämtliche neu angelegten oder geänderten Dateien eines Dateispeichers zusätzlich auf ein weiteres Medium.
regisafe bietet die Möglichkeit, verwaltete Dokumente mit einer elektronischen Signatur zu versehen.
Mithilfe des regisafe-Moduls Mail-Archiv werden eingehende und ausgehende Mails automatisiert und dauerhaft im Mail-Archiv gespeichert. Dabei lässt sich der Zugriff auf diese Mails berechtigungsabhängig festlegen. Auf diese Weise ist eine revisionssichere Archivierung der Mails möglich.
Die regisafe Sicherheitsmodule machen Ihre E-Akte fit für die datenschutzkonforme und rechtssichere Aufbewahrung. Alle genannten Bausteine sind jederzeit als eigenständige Module installierbar. Unser Professional Service übernimmt dies schnell und unkompliziert – auch per Remote.
Für eine individuelle Beratung rund um die regisafe Sicherheitsmodule kontaktieren Sie uns bitte.