Gut geplant
ist halb gewonnen
E-Government, E-Akte und Co. sind für uns keine Fremdwörter. Im Gegenteil: Unsere jahrzehntelange Erfahrung in den Bereichen Dokumentenmanagement, Schriftgut- und Büroorganisation macht uns zum kompetenten Partner an Ihrer Seite. Wenn es um das Thema Verwaltung 4.0 geht, können Sie daher ganz und gar auf unsere Expertise vertrauen.
Der Einstieg in das E-Government ist für öffentliche Verwaltungen mit größeren Investitionen verbunden. Deshalb haben eine umfassende, neutrale und trotzdem individuelle Planung sowie Beratung oberste Priorität. Aus diesem Grund stehen bei unserer eigens dafür entwickelten regisafe-Methode folgende Fragestellungen im Fokus:
– Was ist machbar? – Was ist zur Realisierung notwendig? – Welche Kosten kommen auf Sie zu? – Ist die Investition aus betriebswirtschaftlicher Sicht sinnvoll?
In einem ersten Schritt finden wir gemeinsam die Themenfelder, die sich bei Ihnen durch das Thema Verwaltung 4.0 verändern sollen.
Ob digitale Transformation, Mobilitätswandel, veränderte gesetzliche Regelungen oder neue Formen der Bürgerbeteiligung: Hier kommen alle Trends zur Sprache, die in naher Zukunft Ihre Arbeit spürbar beeinflussen werden.
Im nächsten Schritt klären wir gemeinsam, wie Ihre Verwaltungseinrichtung strukturiert ist, welche Aufgabenfelder bestehen und welche IT-Architektur aktuell vorhanden ist. Schließlich gilt es herauszufinden, welche organisatorischen, technischen und sonstigen Voraussetzungen darauf aufbauend für die Zukunft geschaffen werden müssen.
Anschließend definieren wir im dritten Schritt die verschiedenen Handlungsbedarfe. Dabei steht ganz konkret die Frage im Mittelpunkt, welche Veränderungen notwendig sind, um die Rahmenbedingungen für die gewünschte Lösung zur schaffen. Und da natürlich nicht jede Verwaltung gleich ist, bestimmen wir zusätzlich all jene Tätigkeiten und Fachverfahren, die die Arbeitsabläufe in Ihrer Organisation wesentlich prägen. Denn diese Hauptprozesse machen den Hauptteil der Arbeitszeit aus.
Zum Abschluss erarbeiten wir einen individuellen Maßnahmenkatalog, bei dem genau festgelegt wird, was wann von wem wie umgesetzt werden muss. Dabei werden nicht nur die einzelnen Aktivitäten benannt, sondern auch klare Verantwortlichkeiten und die exakte zeitliche Abfolge der Maßnahmen definiert.
Möchten auch Sie Ihre Verwaltung digitalisieren und sind auf der Suche nach einem Partner, der Sie dabei unterstützt? Dann kontaktieren Sie uns und profitieren Sie von unserer umfassenden Beratung auf dem Weg zur Digitalisierung. Wir beraten Sie gerne.
Ob Beratungsleistungen zu Aktenplänen, Umsetzung von Archivsystemen oder effiziente Schriftgutlösungen. Wir bringen Ordnung in Ihre Abläufe und Systeme.
Welche Akten werden digitalisiert und welche hingegen nicht? Wie können die Aufbewahrungsfristen sicher überwacht werden? Und wie erfolgt die Aussonderung? Auch hier unterstützen wir Sie gerne. Wenn wir unsere Arbeit beendet haben, können Sie mit Ihrer beginnen. An einem gut geplanten Arbeitsplatz.
Unsere Services: – Schriftgutkonzepte – Registratur- & Archivberatung – Aktenplanerstellung und -anpassung – Raum- und Einrichtungsplanung