NEU ab März 2021: Ein organisiertes und zielführendes Projektmanagement ist von essentieller Bedeutung, um Digitalisierungsprojekte erfolgreich umzusetzen. Der Weg zum Ziel hält oftmals Herausforderungen für das Projektteam bereit. Nur wenn Zielsetzung, Planung, Steuerung und Umsetzung abgestimmt sind und ineinandergreifen, wird das Projekt ein Erfolg. Hinzu kommt: Innerhalb eines Digitalisierungsprojektes gilt es viele Prozesse zu durchdenken und neu zu strukturieren, um den Istzustand in das gewünschte Ziel zu übertragen.

Unser Fachvortrag vermittelt grundlegende Kenntnisse, die Projektteams in Verwaltungen bei der erfolgreichen Umsetzung von Digitalisierungsprojekten unterstützen.

Folgende Inhalte erwarten Sie:
– Die Grundlagen des Projektmanagements
– Hilfsmittel und Methoden um Projekte erfolgreich zu starten, zu planen, umzusetzen und erfolgreich abzuschließen
– Einführung in die Prozessmodellierung
– Prozesse abbilden

NEU ab April 2021: Mit regisafe gelingt die vollständig digitale Schriftgutverwaltung nach Aktenplan. Das Herzstück des Dokumentenmanagements mit regisafe ist die E-Akte, mit der Sie das komplette Verwaltungshandeln digital abbilden. Weitere clevere Funktionen hierzu bieten die Spezialakten von regisafe.

• Vertragsakte: Die Vertragsakte von regisafe managt alle Verträge einer Verwaltung.
• Inventarakte: Für den vollständigen Überblick über das gesamte Inventar, die damit verbundenen Fristen und Aufgaben
• EDV-Bestandsverwaltung: Hier erfolgt die zentrale Erfassung aller Angaben zur Verwaltung von EDV-Beständen
• Fahrzeugakte: Für die Verwaltung aller Schriftstücke, Verfügbarkeiten und Fristen des kompletten Fuhrparks

In unserem Fachvortrag erhalten Sie einen Einblick in alle vier Spezialakten, deren Aufbau und die Vorteile, die Verwaltungen durch die Nutzung der Spezialakten erzielen.

Folgende Problemstellungen kennt nahezu jeder in der Praxis: „eigene Adressen“ in Outlook, Word, Excel und diversen Fachprogrammen, etc. Adressen sind mehrfach in der Verwaltung vorhanden – wenn sich eine Adresse ändert müssen mehrere Personen die Änderung vornehmen, bekommen es aber oft nicht mit. Adressen werden falsch erfasst, Briefe nicht im einheitlichen Design erstellt, usw.

In unserem virtuellen Fachvortrag zur Adressverwaltung erklärt Ihnen unsere regisafe-Expertin, Anja Mauch, wie Sie Ihre Adressverwaltung auf Vordermann bringen. Themen sind u. a.

• DIN 5008
• Bereinigung Adressbestand
• Systemeinstellung & Berechtigungen
• EU-DSGVO
• Handlungsempfehlung
  

Workflows sind definierte Prozesse von wiederkehrenden Arbeitsabläufen, welche Ihnen durch die automatische Durchführung die Arbeit erleichtern. Viele Ihrer täglichen Arbeitsabläufe lassen sich durch Workflows unterstützen und so auch die Fehlerzahl deutlich reduzieren.

Zur einfachen Definition von Workflows können Sie in regisafe Bearbeitungswege erstellen, Arbeitsschritt-Typen zuweisen oder einen Bearbeitungsweg einem Objekt zuweisen.

Klingt kompliziert? In unserem Fachtag zeigen Ihnen unsere Experten Anja Mauch und Georg Kruse anhand von Praxisbeispielen, welche Konfigurationsmöglichkeiten für Workflows zur Verfügung stehen und wie Sie diese optimal nutzen.

Mit dem digitalen Posteingang können Sie den Informationsfluss Ihrer Verwaltung gezielt steuern und wichtige Neuigkeiten schnell an die betreffende Abteilung weitergeben. Keine Informationen gehen mehr verloren oder landen bei der falschen Person, sondern erreichen schnell, sicher und zuverlässig ihr Ziel. Die papierlose Verteilung der Post ermöglicht ortsunabhängiges und flexibles Arbeiten und ist ein wichtiger Baustein auf Ihrem Weg zur E-Akte.

Bei unserem Fachtag zum digitalen Posteingang zeigen Ihnen unsere Experten Anja Mauch und Georg Kruse, wie Sie mittels modernster Technik Ihren Posteingang optimieren können.

Der Digitalisierungsdruck in den Verwaltungen wird größer. Der flächendeckende Einsatz eines DMS ist heutzutage kein Luxus mehr, sondern ein unbedingtes MUSS. Eine Verwaltung muss frühzeitig Maßnahmen ergreifen. Auf dem Weg zur elektronischen Aktenführung sollten Sie eine Vielzahl von Dingen unbedingt beachten. Unsere regisafe-Expertin Anja Mauch präsentiert Ihnen anhand einer Muster-Dienstanweisung die Do’s und Dont’s rund um Ihre Digitalisierung und erläutert Ihnen was Sie jetzt in Angriff nehmen sollten.

Jeder Teilnehmer erhält im Vorfeld eine Musterdienstanweisung per E-Mail zugesendet.

Effiziente Ratsarbeit und transparente Bürgerbeteiligung zählen heute zu den zentralen Aufgaben der modernen Verwaltung. Dabei gilt es nicht nur, Informationen vollständig und termingerecht bereitzustellen, sondern jederzeit die steigenden Anforderungen an den Datenschutz zu wahren. Welche Veröffentlichungspflichten bestehen? Wie ist dabei mit persönlichen Daten umzugehen und welche rechtlichen Regelungen müssen beachtet werden? Und wie können unsere regisafe-Lösungen Sie bei diesen unzähligen Herausforderungen unterstützen? All das und vieles mehr erfahren Sie in unserem virtuellen Fachvortrag.

Nach einer Kommunalwahl gibt es naturgemäß viele Änderungen in der Verwaltung. Besonders im Bereich Sitzungsdienst und Ratsinformation ist Vieles neu zu organisieren und anzupassen. regisafe bietet daher anlässlich der Kommunalwahl in Hessen im März 2021 einen speziellen Fachvortrag an, bei dem alle Fragen rund um folgende Themen angesprochen und passende Lösungen gezeigt werden:

• Neue Gremien anlegen
• Alte Gremien auflösen
• Neue Mitglieder aufnehmen
• Ausgeschiedene Mitglieder entfernen
• Geänderte Benutzer im RIS verwalten
• Anzeige der Gremiumsmitglieder im RIS steuern